便利なWebサービスは数多く存在しますが、生産性をあげるために押さえておきたいサービスのひとつが「オンラインストレージサービス」です。国内外でさまざまなものが提供されており、情報共有ツールとして導入している企業も増加しています。

参考:
[データは語る]ファイルサーバー型オンラインストレージを利用している中堅・中小企業は約37%―ノークリサーチ|ITpro

便利な機能が多いオンラインストレージサービスは、利用にあたり多くのメリットがあります。
その一方でデメリット(注意点)があることも事実です。

今回はオンラインストレージサービスを利用するにあたってのメリットとデメリットをご紹介します。
より業務を効率的に進めるためにも、これらをよく理解した上での導入をオススメします。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット環境を利用してファイルなどのデータを保管する容量を貸し出すサービスのことです。
インターネット環境があれば、複数のデバイス・環境・ユーザー間でデータの閲覧・アップロードが可能ですので、情報の共有スペースとしても活用されています。
インターネット上で使用できるものや、専用のソフトやアプリをインストールして使用するものがあります。

企業が利用するメリット

1.初心者でも使用しやすい

操作方法は利用するサービスによって異なりますが、基本的にはファイルをドラッグ&ドロップするだけでアップロードできます。
パソコンを操作するのと変わらない操作性なので、初めての方でも問題なく利用できるでしょう。

2.時間・場所を選ばない

インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもサービスを利用することができます。基本的にマルチデバイスに対応したものが多いため、パソコンだけではなくタブレットやスマートフォンといったモバイル端末からも利用可能です。

例えば、紙の資料を持たずとも、オンラインストレージからファイルをダウンロードすれば営業先や外出先であってもスムーズに情報の閲覧や確認を行うことができます。

3.一元管理が可能

オンラインストレージサービスが普及するまでは、個々のパソコンの管理ファイルでデータの管理をしていました。
そのため、どこに何のデータがあるのかをすべて把握するためには時間と手間がかかる場合がありました。
オンラインストレージサービスでは、すべてのファイルをサーバ上に一元管理することができますので、ファイルを探す手間を簡略化することができます。

4.自動バックアップ

多くのオンラインストレージサービスでは、インターネット環境下でのファイルのバックアップを自動で行っています。
保存ボタンをクリックし忘れてしまって再度作成しなおす、という手間が省けるため、データのバックアップとしても活用可能です。

ただし、サービスによっては自動バックアップ機能がない場合がありますので事前の確認を怠らないようにしましょう。

企業が利用する上でのデメリット・注意点

1.障害時の対応が難しい

オンラインストレージサービスは、外部である提供会社が管理・運用をしているからこそ、万が一サービスに障害が発生した場合は提供会社の対応を待つほかありません。さらに、最悪の場合、提供元が倒産してしまったらデータの復旧には膨大な時間と手間がかかる可能性もあります。

対策法としては、万が一データが消えてしまった場合を考慮して管理者の方などがローカルでもデータを保存しておくこと。
少し手間のように感じますが、これだけでサービスに障害が発生した場合でも落ち着いて対応することができます。

2.セキュリティ面

オンラインストレージサービスでは、昨今のデータ流出問題などを受けて非常に強固なセキュリティシステムが採用されています。しかし、だからと言って完全に安心できるわけではありません。

なぜなら、どんなに強固なセキュリティでも突破してしまう悪意のある人間や偶発的・故意にかかわらず社員による情報漏洩があるからです。安全性の高いサービスを利用することはもちろんですが、社外秘事項や個人情報といった機密性が高い情報に関しては管理方法を分けたほうが良い場合もあります。

以下によれば情報漏洩の約80%が社員の過失や故意の犯行である場合が多いとされています。

参考:
原因の80%は内側にアリ|セコム(2020年8月5日時点でページが存在しないためリンクを削除しました)

オンラインストレージサービスは操作が簡単である反面、誤ってファイルを共有してしまうといったミスが起きる可能性があります。IDとパスワードさえあれば誰でもどこからでもアクセスすることができますので、まずは各社員の意識を高めておく必要があります。退職者のIDとパスワードの破棄、不正アクセスからの情報漏洩に注意しましょう。

さらに、無料版のオンラインストレージサービスは広告収入によって運営されているものもあります。メールやデータの内容を自動収集して分析しているケースもありますので、利用規約には穴があくほど目を通しておくことをオススメします。