Webディレクターの皆様、Googleスプレッドシートは活用されていますか？
Excelとほぼ同等の機能や操作性を持ちながら、オンライン上で操作できるシートならではのメリットが多くあり、実務でも非常に役立ちます。
とはいえ、まだまだExcelから抜け出せていないという方も多いのではないでしょうか。

今回は、Googleスプレッドシートの利便性をあらためて振り返り、業務効率化に役立つ使い方をご紹介します。

Googleスプレッドシートのおさらい

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Googleスプレッドシート

GoogleスプレッドシートはGoogleドライブの一機能で、Excelのような表計算ソフトをブラウザ上で実現するツールです。
Excelで計算できるような関数はもちろん、Googleスプレッドシート独自の便利な関数もあります（GoogleTrancelate[翻訳], Filter[フィルター], Image[画像挿入]）。

そのほか、グラフもExcelに負けないほどグラフィカルに作成でき、バラエティに富んでいます。
セルの結合や書式の変更、カラーリングも可能なため、テンプレートを用意しておけば必要な時に出力して、提出用とすることもできます。

Googleドライブ上に自動保存され、ログインをすればいつでもどこでも、ローカル環境にオフィスがなくてもブラウザで作業を進めることができます。諸々のシステムから出力されるcsvやxlsも簡単にインポートできるので、これで一元管理しておけば、非常に効率的な作業兼、保存用のプラットフォームになります。

Webディレクターが活用するメリットとは

シートの共有

Webディレクターにとってのメリットの一つが共有機能です。
画面右上の「共有」ボタンから共有用のリンクを取得し、それを配布するだけで瞬時に同じファイルを共有することができます。

また、閲覧するだけの権限に留めたり、コメント（各セルに挿入）だけできる権限としたりと、用途に応じてメンバーの操作権限をコントロールすることが可能です。

違うドメインのアカウント（≒違う会社の方）からは見れないというセキュリティー面にも配慮されたシステムとなっています。
他のコミュニケーションツールでうっかり違う場所にURLを共有してしまったとしても大事には至りにくいでしょう。

同時編集が簡単にできる

また、同時編集がExcelに比べて容易です。Excelは共有フォルダ内で「共有」設定をしながら複数人でファイルを開き、ある程度の機能を同時並行して操作することができますが、コンフリクトを起こしたり上書きされてしまったりすることも多々あります。

対して、Googleスプレッドシートなら誰がいつ、どの箇所を操作しているかをリアルタイムで見ることが可能で、コンフリクトを起こすこともありません。
編集履歴もユーザー・時間毎に記録されていて元に戻すこともできます。ファイルが編集されるごとにメールで通知を受けることも可能です。

拡張機能が豊富

様々な拡張機能が用意されているのも便利です。例えば、Timesheetなどの簡単なツールも無料配布されていますし、レポート作成に使えるGoogleAnalyticsのアドオンは非常に便利です。

以下では、WebディレクターのGoogleスプレッドシート活用例をいくつかご紹介します。