Excel管理に疲弊しているWebディレクターのためのGoogleスプレッドシート活用指南

更新日: 2018年01月31日

Webディレクターの皆様、Googleスプレッドシートは活用されていますか？
Excelとほぼ同等の機能や操作性を持ちながら、オンライン上で操作できるシートならではのメリットが多くあり、実務でも非常に役立ちます。
とはいえ、まだまだExcelから抜け出せていないという方も多いのではないでしょうか。

今回は、Googleスプレッドシートの利便性をあらためて振り返り、業務効率化に役立つ使い方をご紹介します。

Googleスプレッドシートのおさらい

Google_スプレッドシート.png

Googleスプレッドシート

GoogleスプレッドシートはGoogleドライブの一機能で、Excelのような表計算ソフトをブラウザ上で実現するツールです。
Excelで計算できるような関数はもちろん、Googleスプレッドシート独自の便利な関数もあります（GoogleTrancelate[翻訳], Filter[フィルター], Image[画像挿入]）。

そのほか、グラフもExcelに負けないほどグラフィカルに作成でき、バラエティに富んでいます。
セルの結合や書式の変更、カラーリングも可能なため、テンプレートを用意しておけば必要な時に出力して、提出用とすることもできます。

Googleドライブ上に自動保存され、ログインをすればいつでもどこでも、ローカル環境にオフィスがなくてもブラウザで作業を進めることができます。諸々のシステムから出力されるcsvやxlsも簡単にインポートできるので、これで一元管理しておけば、非常に効率的な作業兼、保存用のプラットフォームになります。

Webディレクターが活用するメリットとは

シートの共有

Webディレクターにとってのメリットの一つが共有機能です。
画面右上の「共有」ボタンから共有用のリンクを取得し、それを配布するだけで瞬時に同じファイルを共有することができます。

また、閲覧するだけの権限に留めたり、コメント（各セルに挿入）だけできる権限としたりと、用途に応じてメンバーの操作権限をコントロールすることが可能です。

違うドメインのアカウント（≒違う会社の方）からは見れないというセキュリティー面にも配慮されたシステムとなっています。
他のコミュニケーションツールでうっかり違う場所にURLを共有してしまったとしても大事には至りにくいでしょう。

同時編集が簡単にできる

また、同時編集がExcelに比べて容易です。Excelは共有フォルダ内で「共有」設定をしながら複数人でファイルを開き、ある程度の機能を同時並行して操作することができますが、コンフリクトを起こしたり上書きされてしまったりすることも多々あります。

対して、Googleスプレッドシートなら誰がいつ、どの箇所を操作しているかをリアルタイムで見ることが可能で、コンフリクトを起こすこともありません。
編集履歴もユーザー・時間毎に記録されていて元に戻すこともできます。ファイルが編集されるごとにメールで通知を受けることも可能です。

拡張機能が豊富

様々な拡張機能が用意されているのも便利です。例えば、Timesheetなどの簡単なツールも無料配布されていますし、レポート作成に使えるGoogleAnalyticsのアドオンは非常に便利です。

以下では、WebディレクターのGoogleスプレッドシート活用例をいくつかご紹介します。

課題管理表として使う

GoogleスプレッドシートはExcelと同じようにフィルター機能も付いています。Excelでいう条件付き書式を設定して選択式の項目を用意すれば、行ごとのタスクをステータス管理することができます。

項目の例としては、担当者・完了予定日・作業カテゴリ・進捗度、等が考えられます。作り方は簡単で、メニューの「データ」→「検証」→条件「リストを直接指定」で、カンマで区切ってテキストを入力すれば、それが選択項目になります。集計・分析時にはフィルターをかけながら確認・分析してみてください。

スケジュール管理表として使う

キャプチャ②.PNG

Excelと同じ操作感で扱うことができるツールなので、当然のようにガントチャートを作って管理することもできます。便利なのが「Project Sheet project planning」というアドオンです。

直近の週から簡単にガントチャートを作成してくれます。先にご紹介したように、「共有」ボタンから閲覧権限のみメンバーにURL共有すれば、全体進捗を共有しながら管理を行うことができます。コメント権限を付与してその日の進捗をセルにコメントしてもらうのも良いでしょう。

レポートとして使う（GoogleAnalyticsアドオン）

Google_スプレッドシートadon.png

先ほどお話したGoogleAnalyticsのアドオンです。なんといっても、見たいレポートをWeb上に自動で作ってくれる際に便利。ただ、日本語対応がされていないので、英語に抵抗のある方は若干取り組みづらいかもしれません。

アドオンをインストールしたらアドオンメニューから「Google Analytics」→「Create New Report」とすると、レポートを設定するためのウィザードが画面右に表示されます。入力欄右にあるReferenceを見ながらDimentionsやMetricsを設定し、Create Reportすればレポート元を作ることができます。

それができたらアドオンメニューからRun Reportsをすることで、別sheetにレポートを瞬時に取得・作成。アドオンメニューからSchedule Reportsを設定すれば、決められた時間に自動更新してレポートを更新。

例えば、朝一番に設定しておけば、最新の数値を毎朝確認することができるわけです。グラフや関数もあらかじめ出力後sheetに設定しておけば、わかりやすいレポートを毎日自動に更新してくれます。