普段の業務において、皆さんは、どんなスケジュール管理ツールを利用してますでしょうか?
無料かつ高性能なスケジュール管理ツールは多々ありますが、その際、代表的なツールの一つとして必ず候補に挙げられるのが、「Googleカレンダー」です。

今回は、Googleカレンダーをより使いこなすために知っておきたい小技8選をご紹介します。
ただスケジュールを書き込むだけではなく、便利に使用して業務をより円滑に進めるためにも、ぜひ試してみてください。

Googleカレンダーを使いこなすために知っておきたい小技8選

1.様々なデバイスで使用できる

これはすでにご存知の方も多いでしょうが、Googleカレンダーは、アプリ、ブラウザのどちらでも使用することができます。
そのため、パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンでも使用することが可能で、インターネット接続があれば、パソコンで登録した予定をスマートフォンやタブレットなどからも確認することができます。

このように、デバイスを問わず使用できるほか、予定の確認だけであればオフラインで使用可能です。いつでもどこでも予定の確認や登録が可能です。

2.ショートカットキーの利用

パソコンのブラウザ上でGoogleカレンダーを利用する際は、覚えておくと便利なショートカットキーでの操作が可能です。一度覚えてしまえば、作業効率も格段にアップしますので、Googleカレンダーを多用する方は、ぜひ覚えておきましょう。

基本的なGoogleカレンダーのショートカットキー

・c:新しい予定の作成
・/:カーソルを検索ボックスへ移動させる
・p:カレンダーの表示期間を現時点から前に移動
・n:カレンダーの表示期間を現時点から次に移動
・t:現在の日付に移動
・d:カレンダーの表示を日別にする
・w:カレンダーの表示を週別にする
・m:カレンダーの表示を月別にする
・x:カレンダーをカスタムビューで表示
・a:カレンダーに登録されている予定リストを表示
・Esc:カレンダーの表示をデフォルトに戻す

詳細な予定を設定するページでのショートカットキー

・Enter:閉じられている詳細部分を展開する
・Tab:次のフィールドへカーソルを移動する
・Esc:カレンダーの表示をデフォルトに戻す

3.自動調節が可能

1.png
パソコンのブラウザからGoogleカレンダーへ予定を登録する際、通常であれば登録したい時間セルをクリックして登録します。

しかし、Googleカレンダーでは、日付セルをでクリックして、表示される簡易入力画面に「◯時にミーティング」と入力すれば自動調整を行ってくれます。

画像のように、日付の直下に表示されているセルをクリックしてください。簡易入力ボックスが表示されますので、時間と予定内容を入力します。そのまま「作成」をクリックすれば、自動で指定した時間に予定を登録することが可能です。

4.ドラッグ&ドロップで予定の移動が可能

登録していた予定が"リスケ"になった経験、どなたでもあるのではないでしょうか。
その際、再度予定を登録し直すのは、手間がかかります。ただ、この時にオススメしたいのが、ドラッグ&ドロップで簡単に予定の移動させる機能についてです。

Googleカレンダーの表示を日別モードにしている場合は、予定を上下へ移動することで時間軸の変更が可能です。
週別モードにしている場合は、左右へ移動することで日付。時間軸の変更ができ、ボックスそのものをドラッグすると予定時間の延長・短縮も可能です。

ただし、予定を変更した場合はミスがないように、念のため日時が正しく登録されているか再確認することが重要です。

5.Chrome拡張機能が利用できる

GoogleカレンダーをChromeで利用する場合、便利な拡張機能を使用して業務効率をアップすることが可能です。面倒な作業をより簡潔にしたい方や、Googleカレンダーのヘビーユーザーの方にはオススメです。
オススメのChrome拡張機能に関する記事をferret内で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

忙しくても大丈夫!Googleカレンダーをより使いこなして予定をこなすために知っておきたいChrome拡張機能5選|ferret

6.予定を共有する

Googleカレンダーでは、自分が作成した予定を他の人と共有することができます。
共有しておけば、予定の伝え漏れや誤った情報を伝えてしまうなどのミスを極力避けることが可能です。

共有する際は、以下の手順で予定の登録を行ってください。

step1.

2.png
まず通常どおり予定の作成を行います。
ここで日時や場所、詳細などの入力を誤ってしまうと共有する情報そのものが間違ってしまうことになりますので、注意しましょう。

step2.

3.png
予定を作成したら「ゲストを追加」を編集します。
予定を共有したい相手のメールアドレスを入力し「追加」をクリックしてください。
追加すると、共有相手のメールアドレスが表示されます。
共有した内容を念のためメールでお知らせしたい場合は、「ゲストのメールを送信」をクリックしてください。
共有相手を削除したい場合は、メールアドレス横に表示されている×印アイコンをクリックします。
共有相手の権限を変更する場合、「ゲストの権限」のうち該当するものにチェックを入れてください。
これで予定の共有は完了です。

予定そのものを削除すると、同時に相手のカレンダーからも予定が削除されます。

7.通知する

予定を登録したものの、予定があることを忘れてしまい、『直前になってから慌ててしまう……』『予定を見過ごしてしまう……』などのミスを防ぐため、通知機能を利用することをオススメします。
予定を作成した時に通知設定しておくことで、自動的にポップアップで通知されるようになりますので、ミスを極力避けることができます。

step1.

4.png
まずGoogleカレンダーを開きます。
画面右上に歯車のアイコンが表示されていますので、クリックしてください。

step2.

5.png
メニューがプルダウンで表示されます。
この中から「設定」を選択してください。

step3.

6.png
設定画面が表示されます。
「カレンダー」を選択し、「通知を編集」をクリックしてください。

step4.

7.png
通知の設定を行うことができます。
通知時間は、分単位で指定できるほか、日・週でも指定可能です。
またメールでの通知方法についても設定できますので、ぜひ活用しましょう。

8.Labs機能の活用

パソコン・モバイルのいずれでも、ブラウザからGoogleカレンダーを使用する場合、Labsという機能を使用することが可能で、Googleカレンダーに付随する様々なな機能を利用することができるものです。
なお、Labsは試験段階の機能のため予告なく変更・中断・終了する可能性があります。ご注意ください。

設定方法は以下のとおりです。

step1.

8.png
まずGoogleカレンダーを開きます。
画面右上に歯車のアイコンが表示されていますので、クリックしてください。

step2.

9.png
メニューがプルダウンで表示されます。
この中から「Labs」を選択してください。

step3.

10.png
Labs機能を有効にする画面が表示されます。
様々な便利機能が紹介されていますので、使用したい機能を有効にしてください。

まとめ

Googleカレンダーは、ただ予定を登録するだけのものとして使用するにはもったいないほど、様々な機能が搭載されています。特に、業務が忙しく予定を全て把握することが難しいと感じている方や、チームでの予定管理などを行っている場合はぜひ活用してみてください。

また、ショートカットキーなどを覚えることでより作業効率を上げることも可能です。

様々な予定管理ツールがありますが、まずは無料で誰でも簡単に使用でき、いつでもどこでも予定管理が可能なGoogleカレンダーを使いこなしてみてはいかがでしょうか。