クラウドサービスとして有名なDropbox。
世界中に多くのユーザー数を抱える同社は、2016年より新サービス「Dropbox Paper」の提供を開始しています。
従来のDropboxが主にファイルなどの共有・保存に使用されるサービスであるのに対し、Dropbox Paperはドキュメントの作成・保存・共有が可能、というさらに高機能のサービスになっています。

今回は、一度使用してみると便利すぎて手放せなくなる「Dropbox Paper」の基本的な使用方法をご紹介します。
簡単な操作にもかかわらず非常に汎用性の高いサービスですので、特にチームや組織内で複数人でひとつの資料を作成する機会の多い方は、ぜひ本記事を参考に使用してみることをオススメします。

Dropbox Paperとは

1.png
https://www.dropbox.com/paper
App Store
Google Play

Dropbox Paperとは、Dropboxが提供しているサービスの1つです。
基本的にオンライン上で利用するサービスで、1人はもちろん、チームや組織など複数人で1つのドキュメントを編集することが可能です。
ブラウザ版だけではなく、iOSAndroid版のモバイルアプリも提供されているため、いつでもどこでも手軽にドキュメントにアクセスすることができます。
これまで日本語対応はしていませんでしたが、2017年4月11日に行われたアップデートにより日本語をはじめ、約20ヶ国語に対応したサービスとなりました。

Dropbox Paperで作成したドキュメントやフォルダは、Dropbox内に保存されます。
そのため、サービスを利用する際はDropboxアカウントが必要となります。
Dropboxアカウントをお持ちでない方は、あらかじめアカウントの作成を行っておくようにしましょう。

なお、記事執筆時現在(2017年4月18日)、Dropbox Paperで作成したドキュメントやフォルダは、Dropboxのストレージ容量を消費しません
さらに、Dropbox Paperで作成できるドキュメント件数に制限もありません
Dropboxへ画像や動画などさまざまなフォルダを保存していてストレージ容量が心配、という方でも気軽に使用できます。

Dropbox Paperでドキュメントの新規作成を行う方法

Dropbox Paperを使用するにあたり、まず必要となる基本的な使用方法をご紹介します。
難しい操作はありませんので、手順に従ってまずは一度サービスを起動してみてください。

step1.

2.png
まず、Dropbox Paperへアクセスします。
直接アクセスするか、Dropboxを開いて画面左に表示されるメニューの中から「Paper」をクリックしてアクセスしてください。

step2.

3.png
Dropbox Paperの画面が開き「スタート」ボタンが表示されていますので、クリックしてください。
Dropboxにログインしていない・未登録の場合は、次画面でログイン・登録画面が表示されます。

step3.

4.png
ログインすると、初めて使用する場合は「今すぐ始めましょう」という画面が表示されますので、ボタンをクリックしてください。

step4.

5.png
初めて使用する場合は、上画像の画面下にチュートリアルが表示されます。
特に必要なければスキップしてください。

このままドキュメントを作成する場合は、画面上のどこでも構いませんのでクリックしてテキストを入力しましょう。
新しいドキュメントを作成したい場合は、画面右上の+アイコンをクリックします。
ドキュメントを共有する場合は「共有」ボタンをクリックして共有したい相手のメールアドレスを入力し、共有しましょう。
これでドキュメントの作成準備は完了です。

Dropbox Paperで利用できる便利な機能6選とその使用方法

1.そのままプレゼンテーションを行うことが可能

6.png
作成したドキュメントを使用して、そのままプレゼンテーションを行うこともできます。
「プレゼンモード」をクリックすると新しいウィンドウが開き、会議室などの大画面を想定した大きな文字で表示されます。
プレゼンモード中にドキュメントを編集することもできるので、チームで資料を見ながら会議を行いつつ編集を行えば、よりスピーディーな情報共有が可能です。
ただし、プレゼンモード中に編集した内容は、プレゼンモードには反映されませんので注意してください。

2.期間の設定が可能

7.png
Dropbox Paperでは、チェックリストを作成してタスク管理を行うことができます。
行の右端に表示されているカレンダーアイコンをクリックすると、作成したタスクリストに期間を設定することが可能です。

3.画像や動画、SNSの投稿、Googleマップなどの挿入が可能

8.png
Dropboxにあらかじめ動画をアップロードしておけば、Dropbox Paperへ動画を挿入することができます。
または動画の埋め込み用リンクを挿入すると、プラットフォームごと挿入することも可能です。

その他にもFacebookやTwitterの投稿や、Googleマップなども挿入が可能で、URLをペーストするだけでプレビュー画面が自動的に最適なフォームで表示されます。

画像やDropboxにアップロードされた動画、コードなどを挿入したい場合は、+アイコンで表示されているツールバーを開きましょう。
9.png
通常はツールバーが非表示になっていますが、テキストが書かれていない行にカーソルをあわせると、+アイコンが表示されます。

10.png
+アイコンをクリックしてツールバーを開くと、上画像のようなアイコンが並びます。
各アイコンは、それぞれ向かって左から以下の内容を意味しています。

・画像の挿入
・Dropboxにアップロードされているファイル(ドキュメントファイルや動画ファイルなど)を挿入
・表の挿入(行数・列数の指定が可能)
・箇条書き
・番号付きの箇条書き
・チェックリスト作成
・区切り線
・コードの挿入

4.目次の作成

ドキュメントを作成する際、内容が多ければお位ほどテキスト量も多くなります。
このような場合にhタグを使用した見出しを使用すれば自動で目次を作成してくれるため、共有した際や後でドキュメントを見直す際に効率よく目的のテキストを見つけることができます。

11.png
hタグを使用する際は、適用テキストを選択状態にします。
するとツールバーが表示されますので、この中から「H1」または「H2」をクリックして、h1タグ・h2タグを適用してください。

12.png
13.png
画面右端に、線が表示されています。
ここにカーソルをあわせると、目次が表示されます。

5.コメント機能

14.png
テキストの一部をハイライトしてコメントを残すことができる「コメント機能」も搭載されています。
ただコメントを残せるだけではなく、誰がコメントしたのか、対応済みか未対応かなどのステータスを設定できたり、コメントを通知させたり、コメントに対して返信を行うことができたりと高機能が搭載されています。

Dropbox Paperを使用してチームで資料を作成・修正を行ったり、ライティング・編集を行ったりする際に、この機能を使用すると非常に便利です。
コメントを挿入する際は、挿入したいテキストを選択状態にして表示されるツールバー(詳しくは4.目次の作成を参照)の一番右端のアイコンをクリックしてください。

6.テキストの入力者が表示される

15.png
1人でドキュメントを作成している場合には特に必要ありませんが、チームなど複数人で作成している場合は、どこをだれが記入したのかを把握できると便利です。
Dropbox Paperでは、テキスト入力者のユーザー名が表示されるため、ひと目で把握することができます。

入力者を把握したい場合は、該当箇所にカーソルをあわせてください。
するとテキストの左側に入力者名が表示されます。

7.オフラインモードの利用

Dropbox PaperのiOSAndroidアプリでは、オフラインモードでアプリを使用することもできます。
オフラインモードでは、インターネット環境がない状態でドキュメントの新規作成・「お気に入り」や「最近」内にあるドキュメントの編集・コメントの追加を行うことが可能です。
オフラインモード中に行った操作は、アプリ(デバイス)がオンラインになった際にクラウド上へ反映されます。

8.ドキュメントスキャン機能

16.png
(上画像はKeep work moving forward with updated Dropbox and Paper mobile apps|Dropbox Blogより引用)

Dropbox PaperのiOSAndroidアプリでは、紙で作成されたドキュメントをカメラでスキャンしてDropbox Paper内へ保存することができます。
カメラでドキュメントをスキャンする場合は自動補正されるため、まっすぐに正面から撮影することができなくても問題ありません。

まとめ

Dropbox Paperは、白紙の紙に好きなようにテキストを入力したり画像や動画などをペーストすることができるツールのようなものです。
そのため汎用性が非常に高く、ビジネスにおけるさまざまなシーンで活用することができます。
さらに共有機能を使用すれば、都度資料をメールで送信する手間が省けるために情報共有のスピードアップが期待できるほか、プロジェクトごとのコミュニケーションツールにも活用できます。
これからのビジネスマンには必須のツールと言えますので、ぜひこの機会に使用してみてはいかがでしょうか。

この記事を読んだ方におすすめ

ファイルの共有や録画も無料でできる!Web会議システム7選

ファイルの共有や録画も無料でできる!Web会議システム7選

今回は、無料で使えるWeb会議ツールを7つご紹介します。 テレビ会議との違いや、有料版と比べてどのような機能制限があるのかを押さえながら、自社に合ったツールを選択しましょう。

Dropboxがもっと便利になる!ちょっとした小技の効いた便利ツール5選

Dropboxがもっと便利になる!ちょっとした小技の効いた便利ツール5選

今回はDropboxをより便利に使いこなすために知っておきたい無料ツール5選をご紹介します。 どのツールも、あると便利な機能が搭載されているツールばかりですので、Dropboxの使用頻度の高い方はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。