Googleドライブ共有機能の使い方〜URLで気軽にファイルを共有しよう

Google ドキュメントで作成した案内やスプレッドシートで作成したグラフを他に ユーザー に見てもらう際に役に立つのが Google ドライブの共有機能です。

今回は、 Google ドライブの共有機能の使い方を説明します。
共有機能を使えば、 URL を教えるだけで他に人にファイルを見てもらったり、編集してもらったりといった作業が可能となります。
Google ドライブを使っている方なら覚えておいて損はない共有方法をまとめて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

Google ドライブとは

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Google ドライブとは、 Google が提供している オンライン ストレージサービスです。
オンライン ストレージとはネット上に自分のファイルを保存できるサービスであり、アクセス権を与えれば他のユーザーもネット上でファイルの閲覧・編集が可能になります。

他のユーザーとファイルを共有する方法

Google ドライブの管理画面からファイルを選択し、特定の ユーザー に対して共有を設定できます。手順にしたがって説明するので、実際に操作しながら確認してみてください。

1. Google ドライブのファイルを選択

Googleドライブを開き、 Google アカウント でログインします。

共有したいファイルをクリックして選択状態にしてください。
また、shiftキーを押した状態で複数のファイルを選択することもできます。

2.クリックで共有設定を開く

ファイルを選択した状態で右クリックすると、以下のようにメニュー画面が表示されます。「共有」を選択すると共有設定が開きます。

以下のように共有設定の画面が開きました。

また、ドキュメントやスプレッドシートの場合、ファイルの編集画面右上にある「共有」をクリックしても土曜の共有設定画面が開けます。

3-A.特定のユーザーのメールアドレスを入力して招待する

他の ユーザー にファイルを共有する方法としては「A.特定のユーザーのメールアドレスを入力して招待する方法」と「B.ファイルにアクセスできる URL を他の ユーザー に送信する方法」の2点があります。

まずは、「A.特定のユーザーのメールアドレスを入力して招待する方法」を紹介します。

A-1共有する対象のメールアドレスまたは Google の アカウント 名を入力

ファイルを共有したい相手のメールアドレスまたは Google の アカウント 名を入力します。

A-2.相手の権限を決定

共有対象の入力欄の横にあるアイコンをクリックすると下記のように相手に与える権限が選べます。

 編集者…ファイルの内容を閲覧・コメント・編集すべてできる権限
コメント可…ファイルの内容を閲覧・コメントできる権限
閲覧者…ファイルを閲覧できる権限。ファイルの内容を書き換えたりコメントをつけたりはできません。

共有したい内容のに合わせて選択し、「送信」をクリックしてください。

A-3.共有対象にした相手にメールが届く

共有対象にした相手に以下のようにメールが届きます。「開く」をクリックすると、ファイルへアクセスできます。

3-B.ファイルにアクセスできる URL を他の ユーザー に送信する

ファイルにアクセスできる URL を他の ユーザー に送信し、 URL からファイルにアクセスしてもらう方法です。

特定の人に対して URL を送信する際に役立つだけでなく、ホームページに URL を貼り付け、ファイルにアクセスできるようにすることも可能です。

B-1.共有設定画面から「共有可能なリンクを取得」をクリック

共有設定画面の右上に表示されている「共有可能なリンクを取得」をクリックします。

B-2.公開範囲を設定

URL からアクセスしてくる人の範囲を設定します。
「 リンク を知っている全員が閲覧可」をクリックすると「編集可」「コメント可」「閲覧可」の3つの範囲が表示されます。

3つの公開範囲は以下のように異なっているので注意してください。

編集可…誰でもファイルの内容を閲覧・コメント・編集すべてできる
コメント可…誰でもファイルの内容を閲覧・コメントできる
閲覧可…誰でもファイルを閲覧できる。ファイルの内容を書き換えたりコメントをつけたりはできません。

公開したい範囲を選択して「 リンク をコピー」をクリックすれば、公開範囲ごとのリンクが取得できます。

参考：
Google ドライブのファイルを共有する ｜Google ドライブ ヘルプ
共有を停止、制限、変更する - パソコン ｜Google ドライブ ヘルプ

ホームページへファイルを埋め込む方法

Google dドキュメントやスプレッドシートでは、ファイルの内容をホームページに埋め込んで掲載することも可能です。

1.メニューから「ウェブに公開」を選択する

スプレッドシートやドキュメントの編集画面から「ファイル」タブを選択し、「ウェブに公開」を選択します。

2.埋め込み用のコードをコピー

下記のように、画面が立ち上がるので「埋め込む」を選択してください。
この時、特定のシートやページを指定して公開することもできます。

3.自分のホームページに貼り付け

先ほどコピーした内容をホームページの HTML コードに貼り付けます。
スプレッドシートの場合、以下のようにシートが表示されます。画面上からタブを切り替えて複数のシートを閲覧することもできます。

参考：
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームの公開と埋め込み ｜ ドキュメント エディタ ヘルプ

まとめ

Google ドライブのファイルに対して他のユーザーから閲覧・編集を可能にする際には共有機能を利用しましょう。共有機能では、公開する対象のユーザーを設定できるだけでなく、 ユーザー の種類に合わせて権限を変更できます。

また、ファイルは不特定多数の人からも見えるようにWebで公開することもできます。 リンク または埋め込み機能を活用してみましょう。
ただし、共有を行う際には注意も必要です。 ユーザー の対象に合わせて「その権限で正しいのか、無意味に操作できるのは危険ではないか」といった視点を持つようにしましょう。