Googleドキュメントで作成した案内やスプレッドシートで作成したグラフを他のユーザーに見てもらう際に役に立つのがGoogleドライブの共有機能です。

今回は、Googleドライブの共有機能の使い方を説明します。共有機能を使えば、URLを教えるだけで他に人にファイルを見てもらったり、編集してもらったりといった作業が可能です。Googleドライブを使っている方なら覚えておいて損はない共有方法をまとめて紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

  1. Googleドライブとは
    1. Googleドライブの便利な点
  2. 他のユーザーとファイルを共有する方法
    1. Googleドライブのファイルを選択
    2. クリックで共有設定を開く
    3. 特定のユーザーのメールアドレスを入力して招待する
    4. ファイルにアクセスできるURLを他のユーザーに送信する
  3. ホームページへファイルを埋め込む方法
    1. メニューから「ウェブに公開」を選択する
    2. 埋め込み用のコードをコピー
    3. 自分のホームページに貼り付け
  4. Google ドライブの共有ファイルをダウンロードする方法
  5. まとめ

Google(グーグル)ドライブとは

Google_ドライブ___写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド_ストレージとバックアップ.png
Google Drive(Googleドライブ)

Googleドライブとは、Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。
オンラインストレージとはネット上に自分のファイルを保存できるサービスであり、アクセス権を与えれば他のユーザーもネット上でファイルの閲覧・編集が可能になります。

Google(グーグル)ドライブの便利な点

Googleドライブの便利な点は、Googleアカウントさえ持っていればオンライン上で全てのデータをやりとりできる点です。仕事上で文書や画像ファイル、プレゼン用のスライド資料を共有したい場合など、URLさえ相手に送っておけばパソコンやタブレット、スマートフォンから閲覧ができます。

また、データを共有する相手の指定も可能なため、セキュリティ面でも安心です。

他のユーザーとファイルを共有する方法

Googleドライブの管理画面からファイルを選択し、特定のユーザーに対して共有を設定できます。手順にしたがって説明するので、実際に操作しながら確認してみてください。

1.Google(グーグル)ドライブのファイルを選択

Googleドライブを開き、Googleアカウントでログインします。

共有したいファイルをクリックして選択状態にしてください。
また、shiftキーを押した状態で複数のファイルを選択することもできます。

2.クリックで共有設定を開く

ファイルを選択した状態で右クリックすると、以下のようにメニュー画面が表示されます。「共有」を選択すると共有設定が開きます。

クリックで共有設定を開く

以下のように共有設定の画面が開きました。

Googleドライブ

また、ドキュメントやスプレッドシートの場合、ファイルの編集画面右上にある「共有」をクリックしても同様の共有設定画面が開けます。

Googleドライブの共有方法___Google_ドキュメント.png

3-A.特定のユーザーのメールアドレスを入力して招待する

他のユーザーにファイルを共有する方法としては「A.特定のユーザーのメールアドレスを入力して招待する方法」と「B.ファイルにアクセスできるURLを他のユーザーに送信する方法」の2点があります。

まずは、「A.特定のユーザーのメールアドレスを入力して招待する方法」を紹介します。

A-1共有する対象のメールアドレスまたはGoogle(グーグル)のアカウント名を入力

ファイルを共有したい相手のメールアドレスまたはGoogleアカウント名を入力します。

共有する.png

A-2.相手の権限を決定

共有対象の入力欄の横にあるアイコンをクリックすると下記のように相手に与える権限が選べます。

original__7_.png

 編集者…ファイルの内容を閲覧・コメント・編集すべてできる権限
コメント可…ファイルの内容を閲覧・コメントできる権限
閲覧者…ファイルを閲覧できる権限。ファイルの内容を書き換えたりコメントをつけたりはできません。

共有したい内容のに合わせて選択し、「送信」をクリックしてください。

A-3.共有対象にした相手にメールが届く

共有対象にした相手に以下のようにメールが届きます。「開く」をクリックすると、ファイルへアクセスできます。

IMG_2112.JPG___kuriki_basicinc.jp___Basic.inc_メール.png

3-B.ファイルにアクセスできるURLを他のユーザーに送信する

ファイルにアクセスできるURLを他のユーザーに送信し、URLからファイルにアクセスしてもらう方法です。

特定の人に対してURLを送信する際に役立つだけでなく、ホームページURLを貼り付け、ファイルにアクセスできるようにすることも可能です。

B-1.共有設定画面から「共有可能なリンクを取得」をクリック

共有設定画面の右上に表示されている「共有可能なリンクを取得」をクリックします。

スクリーンショット_2017-10-06_13.40.51.png

B-2.公開範囲を設定

URLからアクセスしてくる人の範囲を設定します。
リンクを知っている全員が閲覧可」をクリックすると「編集可」「コメント可」「閲覧可」の3つの範囲が表示されます。

3つの公開範囲は以下のように異なっているので注意してください。

編集可…誰でもファイルの内容を閲覧・コメント・編集すべてできる
コメント可…誰でもファイルの内容を閲覧・コメントできる
閲覧可…誰でもファイルを閲覧できる。ファイルの内容を書き換えたりコメントをつけたりはできません。

公開したい範囲を選択して「リンクをコピー」をクリックすれば、公開範囲ごとのリンクが取得できます。

リンク.png

参考:Google ドライブのファイルを共有する |Google ドライブ ヘルプ
共有を停止、制限、変更する - パソコン |Google ドライブ ヘルプ

ホームページへファイルを埋め込む方法

Googledドキュメントやスプレッドシートでは、ファイルの内容をホームページに埋め込んで掲載することも可能です。

1.メニューから「ウェブに公開」を選択する

スプレッドシートやドキュメントの編集画面から「ファイル」タブを選択し、「ウェブに公開」を選択します。

スクリーンショット_2017-10-06_11.43.03.png

2.埋め込み用のコードをコピー

下記のように、画面が立ち上がるので「埋め込む」を選択してください。
この時、特定のシートやページを指定して公開することもできます。

スクリーンショット_2017-10-06_11.48.54.png

3.自分のホームページに貼り付け

先ほどコピーした内容をホームページHTMLコードに貼り付けます。
スプレッドシートの場合、以下のようにシートが表示されます。画面上からタブを切り替えて複数のシートを閲覧することもできます。

埋め込んだ.png

参考:Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォームの公開と埋め込み | ドキュメント エディタ ヘルプ

Google(グーグル)ドライブの共有ファイルをダウンロードする方法

Google ドライブにて共有されたファイルは、Google ドライブ上で簡単にダウンロードが可能です。

1.ダウンロードしたい共有ファイルを選択する
2.画面上にダウンロードボタンが表示されるので、クリック
3.ダウンロードしたファイルの保存したい場所を指定

以上の方法で、共有ファイルを簡単に保存ができます。
また、指定のファイル上にて右クリックをしても、ダウンロードメニューが表示されます。

Google(グーグル)ドライブの共有機能を日々の業務に活用

Googleドライブのファイルに対して他のユーザーから閲覧・編集を可能にする際には共有機能を利用しましょう。共有機能では、公開する対象のユーザーを設定できるだけでなく、ユーザーの種類に合わせて権限を変更できます。

また、ファイルは不特定多数の人からも見えるようにWebで公開することもできます。リンクまたは埋め込み機能を活用してみましょう。ただし、共有を行う際には注意も必要です。ユーザーの対象に合わせて「その権限で正しいのか、無意味に操作できるのは危険ではないか」といった視点を持つようにしましょう。

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