この記事は、2017年12月18日に公開された記事を再編集しています。

ビジネスシーンで活用頻度が高い「Evernote(エバーノート)」は、これまであちこちにメモ書きしていたものを一括管理し、紙とペンに追われる時間を短縮する"業務効率を格段にアップさせる"サービスの1つです。

日本国内でもEvernoteユーザーは、900万人超(2016年6月24日時点)と多くのユーザーから支持されています。実際に活用しているという方も多いではないでしょうか。

ただ、中には「Evernoteというサービス名自体は聞いたことはあるけど、実際に使ったことがない」という方もいらっしゃるはずです。

そこで今回は、Evernote(エバーノート)の "基本的な使い方" と、利用する上で必ず押さえておきたい "5つの活用術" を紹介します。

目次

  1. Evernote(エバーノート)とは
  2. Evernote(エバーノート)の3つの料金プラン
    1. プランの特徴と選び方
  3. Evernote(エバーノート)とメモ帳は何が違うのか
    1. Evernote内にあるデータを検索できる
    2. 複数人とEvernoteのデータを共有できる
    3. タスク管理がしやすい
    4. Googleドライブと連携できる
    5. パスワードをかけられる
  4. 絶対に知りたいEvernote活用術5選
    1. テンプレートを作成
    2. 名刺を一括管理
    3. プレゼンテーションを披露
    4. メールからノートを作成
    5. より精度の高い検索をかける
  5. まとめ: Evernoteを活用して豊かな生活を

Evernote(エバーノート)とは

Evernote(エバーノート)とは
Evernote

Evernoteは、シンプルに言うと「メモを作成する」ツールです。文字だけではなく、画像や動画、位置情報も記録できます。クラウド上でデータを管理できるため、複数のデバイスで同じ内容を確認できルノも便利なポイントです。

また、フォルダをわけてデータを保存できるので、「仕事」だけではなく「趣味」などライフスタイルに合わせてカテゴライズでき、この活用しやすいさというのが多くのユーザーから支持されています。

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Evernote(エバーノート)の3つの料金プラン

Evernoteには、ベーシックプラン、プレミアムプラン、法人向けプランと3つの料金プランが用意されています。

それぞれの料金は以下の通りです。

ベーシックプラン:無料
プレミアムプラン:月額600円
法人向けプラン:月額1,000円

メイン機能である「メモの作成」はベーシックプランでも問題なくできますが、使える容量や同期できる端末数が異なります。

プランの特徴と選び方 

ベーシックプランは料金が無料で、データを同期できる端末は2つまでと制限されています。月間アップデート容量は60MBまでです。文字だけを保存するのであれば問題ありませんが、画像、動画などをたくさん保存する方にとってはやや窮屈かもしれません。

プレミアムプランは同期できる端末に制限はなく、月間アップッロード容量は10GBで月間600円です。法人向けプランは、同期できる端末は無制限、月間アップロード容量は20GBに加え1ユーザーに+2GBずつ追加されています。料金は1ユーザーあたり月間1,100円です。

使用する端末が少なく、文字中心で使うため容量もさほど多く必要ない方の場合はベーシックプランがおすすめです。一方、自宅や職場のパソコン、スマートフォン、タブレットなど複数の端末でデータを同期したい場合や画像を保存するため容量がたくさん必要な場合は、プレミアムプランや法人プランを検討すると良いでしょう。

参考:
プランを比較して無料で利用開始 | Evernote

Evernote(エバーノート)とメモ帳は何が違うのか

Evernote_002.jpg

冒頭で「Evernoteはメモの一種」と説明しましたが、ごく普通のメモ帳サービスと何が異なるのでしょうか。

Evernoteのメモ帳の大きな違いは以下の5点です。
  

1.Evernote内にあるデータを検索できる

紙だと、過去のデータから欲しい情報を探し出す際、全てのページをめくって……というアナログな方法をとるしか手段がありません。多くの営業マンの方などは、かつて手帳にメモをして次なる商談や今後の営業活動の肥やしとして記していったはずですが、なかなか「あの時、何てメモしたか……」というのを記憶だけを頼りに探した経験のある方も少なくないはずです。

しかし、Evernoteならば便利な検索機能が備わっているので、キーワードさえ特定できれば「検索」のみでその悩み、ストレスを一掃することが可能です。一発で欲しい情報を呼び出せることが、どれだけ気持ちよいか、試していただければおわかりいただけるはずです。
  

2.複数人とEvernoteのデータを共有できる

Evernoteに作成したノートは、作成者だけではなく、複数人で共有することができます。さらに、人によって「閲覧のみ可能」「編集も可能」といったように、権限の変更も可能です。
  

3.タスク管理がしやすい

これまでご説明してきた使いかた以外にも、Evernoteには色々な使い方があります。

その中の1つとして代表的なのが、タスク管理です。やらなくてはいけないことを思い出したらスマートフォンですぐにタスクを追加し、出社後はPCからそれらをチェックするという使い方ができます。会社でPCを開いている時間だけではなく、移動時間などちょとした隙間時間ですらムダにしない働き方を実現できます。

また、タスクにリマインダーを設定できるので、うっかり忘れを防止できるのも魅力です。さらに、チェックボックスを作れるので、ToDoリストとしても使えて、タスクの完了未完了も一目瞭然となります。別のノートへのリンクやファイルの添付もできるので、タスクに必要な情報を一括でまとめておけるのも非常に便利です。
  

4.Googleドライブと連携できる

ファイル管理に「Googleドライブ」を利用している方も多いのではないでしょうか。Evernoteは直接Googleドライブにアクセスできて、保存してあるコンテンツをそのまま閲覧することが可能です。Googleドライブで保存・変更するとそのままEvernoteにも反映されるので、仕事管理をする時など、途中で遮断されることなくスムーズに作業ができます。
  

5.パスワードをかけられる

手帳に仕事情報をメモしておいたのに、うっかり落としてしまった。そんな情報漏えいのリスクも、Evernoteなら回避できます。ノートごとにパスワードを設定できるので、さっと閲覧したいちょっとしたメモはそのまま、大切な情報にはパスワードを入れるという仕組みを作れます。
  

絶対に知りたいEvernote活用術5選

Evernote_003.jpg

様々な使い方のあるEvernoteですが、その中でも特に知っておきたい活用術を紹介します。
  

1. テンプレートを作成

会議の議事録作りなど、定期的に発生する作業をEvernoteで管理している方におすすめです。テンプレートを作ってEvernoteに保存しておけば、毎回同じことを打ち込む必要がなくなり、作業が効率化します。

毎回必ず記入することだけを書き込んだノートを作り、「ノートブックにコピー」を選択します。

コピーした先には必要情報がすでに記載されており、新たに追加する内容だけを書き込めばよくなります。コピーに制限はないので、1つテンプレートを作って必要に応じて何回でも利用できます。
  

2. 名刺を一括管理

「あの人に連絡を取りたい」と思って名刺の山から特定の1人を探し出す……そんなムダな作業はEvernoteがあればもう必要ありません。

iOSアプリには "名刺撮影モード" がついており、撮影した名刺の情報がテキストとしてEvernote内に保存されます。これなら「苗字は覚えている」「会社名ならわかる」という時にサクッと情報を呼び起こせます。また、必要に応じて編集もできるのがとても便利です。タグも付けられるので、グループごとの管理もしやすいです。
  

3. プレゼンテーションを披露

Evernoteは「自分のためのメモ」という印象が強いかもしれませんが、実にはプレゼンテーションモードという機能があり、端末にはノート全体、外付けモニタにはスライドが表示されるので、プレゼンがしやすいという点も支持される理由の1つです。モニターがない場合も端末にフルスクリーンスライドを写すこともできます。
  

4. メールからノートを作成

Evernoteでアカウントを作ると、新たにメールアドレスが付与されます。このアドレスにメールを送ると、件名がノートタイトル、本文がノート本文になって自動的にノートを保存してくれます。下記の記号を入力することで、ノートブックの指定、リマインダー、タグ付けを行うことができます。

@ノートブック名:指定のノートブックに保存
!日付:リマインダー設定
#タグ名:タグの設定

  

5. より精度の高い検索をかける

Evernoteで必要な情報を探すためには、検索をかけるのが1番です。しかし、複数のノートにまたがる言葉を調べると、不要なノートがたくさん出てきてしまいます。そんな時は、下記を参考により精度の高い検索をかけましょう。

intitle: キーワードがノートの題名に入っているものだけを抽出
notebook: 指定のノートブック内のノートが検索対象に
created: 年月日の順で指定し、それ以降に作成されたノートを抽出
tag: 指定のタグが付いたノートを表示
todo: チェックボックスを含むノートが検索対象に*

まとめ: Evernoteを活用して豊かな生活を

仕事の効率化、アイデアの構想、趣味の充実など、Evernoteが広げてくれる可能性は無限大です。

紙とペンを用意して……という行為自体が不要となり、Evernoteで管理するだけで、様々な端末からデータを参照でき、編集できます。「あれはどこに書いたっけ」と途方に暮れることもありません。

さらに、複数の人と共有もできるので、職場の同じチームメンバーに情報をシェアするのも簡単です。重要事項にはパスワードもかけられるので、情報漏えいのリスクを回避できます。

まだ使ったことがない人は、まずは無料プランから使ってみてはいかがでしょうか。自分の中での使い方がある程度確立してきたら、いろいろな活用術を試してみてください。

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