議事録作成時の注意点

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画像引用元:stock.io

1. 日付・目的や出席者などを冒頭に忘れずに記載する

議事録を作成する際に、目的・日時・場所・出席者・欠席者・書記・配布資料の有無などを忘れずに記載しましょう。

議事録といえば、誰が何を発言したかという発言録ばかりに注意がいってしまいがちですが、こうした基本情報がないと参加していない人が会議の概要を理解することができなくなってしまいます。

社内のメンバーであれば、自分が説明する時間がなかなか取れなくとも、何がどのようになっているのか、基本情報を見ただけでもおおよそ見当がつきます。また、新しい担当者に引き継いだ時にも、基本情報が記載された議事録があれば、大まかにどのような内容なのかがわかります
  

2. 「誰が」「何を」「どのように」を簡潔にまとめる

「誰が」「何を」「どのように」議論したのかがわかれば、後で議事録を見返した時にどのような背景で意思決定が行われたか、だいたいの見当が付きます。

議論の内容がわかれば、過去の議論をリセットしたり、せっかく思い浮かんだアイデアが「すでに議論されていた内容かもしれない」と思い込んで発言をためらってしまうといった機会損失をなくすことができます。また、誰が「言った」「言わない」といったトラブルを防止することもでき、議論の過程を追いかけることもできます。
  

3. 誤字・脱字は入念にチェック

せっかく議事録に情熱を注いでも、誤字や脱字が目立つと「仕事ができない」と見なされてしまうことがあります。

誤字や脱字があるかどうかをチェックするのは、特別な能力ではなく「努力」で行うことができるものです。「読み返す」「修正する」「紙に印刷して読み返す」といったように、何度も確認したり、誰かに確認してもらって確認しましょう。

特に、多少の日本語の間違いはともかく、「数字の間違い」「人名の間違い」「意味が取り違われる間違い」に関しては、間違えると致命的になるため、議事録のWebサービスを使っている場合であっても特に注意しましょう。

参考:
これでもう大丈夫!上司も納得する議事録の書き方を徹底解説|ferret
  

まとめ

議事録をWordなどのインストールされたソフトウェアで作成すると、データが消去されてしまうことがありますが、今回紹介したWebサービスを使うことで、バックアップにもなり、オンラインで簡単に共有できるなど、様々なメリットがあります。

しかし、議事録をどのような形で作成するにしても、注意すべき事項は存在します。議事録を作成した後は、抜けがないか、間違いはないかを再度チェックしておきましょう