在宅勤務のモヤモヤを解決！バーチャルオフィス（仮想オフィス）とは？

更新日: 2020年08月31日

ビジネス

テレワークのコミュニケーションをアシストする「バーチャルオフィス（仮想オフィス）ツール」に注目

テレワークによる社員間のコミュニケーション不足が危惧される中、今、注目が集まっているのが「バーチャルオフィス（仮想オフィス）ツール」というものです。

「バーチャルオフィス（仮想オフィス）ツール」とは？

「バーチャルオフィス（仮想オフィス）ツール」とは、離ればなれで仕事をする社員間のコミュニケーションをアシストするツールです。

*ブラウザを開いてバーチャルオフィスにログイン。まるでゲーム画面のように、各人のデスク、ミーティングスペース、会議室など仮想オフィスのレイアウトがビジュアルで表示されます。*各デスクや部屋に在席している社員は、名前とアバターで表示。「今あそこの会議室にいる◯◯さんに話しかけてちょっと相談したいなぁ」という、まるでオフィスで席を並べているようなコミュニケーションをバーチャルで実現。テレワーカーの疎外感や孤独感、コミュニケーションのもどかしさを解消し、社員間のチームワークを高めるためのデジタルツールです。

「バーチャルオフィス（仮想オフィス）ツール」のメリット

勤務中は常時ログインしておくことで、話しかけたいときには同僚の在席状況や、今、会議中か？　話しかけても良い状況か？　というステータスを可視化でき、リモートワークのコミュニケーションの障壁を取り払ってくれることが最大のメリットです。オンライン会議もこのツール上で完結し、資料共有・画面共有もできるため、別途ZoomやMicrosoftTeamsといった会議ツールを立ち上げることが不要になります。

昨今、会社によっては「話しかけたい時に、同僚にいつでも話しかけられるように」という目的で例えばZoomを繋ぎっぱなしにしているところもあることでしょう。

しかしZoomには次のような弱点もあります。

「ブレイクアウトルーム」といって、会議に参加していたメンバーをそれぞれ別々のグループに小分けにする機能がある。しかし、「ブレイクアウトルーム」の開始や、参加者の新規追加・新規振り分けなどは、元の会議のホスト（管理者）しかできず、管理者の負担が大きい。
「ブレイクアウトルーム」はグループごとに完全に分割されるため、その会議外の状況がまったくわからなくなる。
全館放送のように、全グループへの一括アナウンスができない。
Zoomでミーティングを用意すると、IDを指定するなどしていちいち出入りしなければいけない。
Zoomのセキュリティ脆弱性も指摘されており、Zoomの利用を禁止する企業も増えてきている。

こういった、一般のビデオ会議システムの弱点をもカバーし、*「勤務時間中にはチーム全体で常時ゆるくつながっておき、話しかけたいときには気軽に目的の相手とコンタクトを取れる。自分の作業に没頭したいときには、干渉されない」*といった仮想オフィス環境を実現できるものが「バーチャルオフィス（仮想オフィス）ツール」なのです。