ビジネスシーンにおいて、プレゼンテーションをする機会は誰にでもあるものです。
プレゼンテーションを行う際、欠かせないツールのひとつが、「Microsoft PowerPoint」です。

もはやプレゼンテーションツールとしては、最もポピュラーと言えるPowerPoint(パワーポイント)を使いこなすことができれば、プレゼンテーション資料の作成を効率化やクオリティをグッと引き上げることができます。

今回は、PowerPointを有効活用するために知っておきたい小技や機能10個ご紹介します。
どれも知っておくと非常に便利なものばかりですので、ぜひ活用してみてください。

PowerPointをの知っているとお得な小技・機能10選

1.ファイルサイズを小さくする

画像がたくさん入ったスライドが何枚もあると、ファイルサイズが大きくなってしまいます。
このようなときは「画像圧縮」機能を使用しましょう。

まず、現在作業中のファイルの大きさを確認をします。
「ファイル→情報」で開いた画面上で確認することができます。

a.PNG

続いてファイルサイズを小さくします。
どのスライドに挿入された画像でも構いませんので、いずれか1枚の画像をクリックします。
続いて、「図ツール」の「書式タブ」の中の「図の圧縮」をクリックします。

b.png

ダイアログボックスが表示されますので、「選択した画像のみに適用」という項目のチェックボックスが空白になっていることを確認します。
このチェックボックスにチェックがついていると、選択した画像1枚のみが圧縮されてしまいますので、注意してください。

c.png

ファイルサイズをできるだけ小さくしたいという方は、「出力先」を「電子メール用」にすると、最小限に圧縮されます。
OKボタンをクリックして保存すれば、完了です。

最初に記載した、ファイルサイズの確認方法でサイズを確認しておきましょう。
なお、圧縮すると画像の解像度が下がってしまうため、大きな画面に映し出すと荒く見えてしまうこともありますので、映す画面の大きさなども考慮しましょう。

2.スライドショー中のショートカットキーの活用

スライドショー中に、スライドの切り替えをするために都度メニューを表示することが非効率に感じることはないでしょうか。
そこで有効活用したいのが、ショートカットキーです。
ここでは、主に覚えておくべきものを厳選しました。

前後のページの切り替え

前のページに戻る時は「BackSpace」、次のページに進む時は「Enter」または「スペースキー」で切り替わります。

特定のページへの移動

特定のページに移動したい場合は「Enter+移動したいページページ番号」でショートカットできます。

ペン機能

スライドショーの実行中に、スライド内容に下線やマークを引いて解説する際にオススメしたい機能がペン機能です。
「Ctrl+P」でペン機能が起動し、「Ctrl+A」で解除されます。
書き込んだものを消したい時は「Ctrl+E」で削除されます。

3.スライド作成中のショートカットキーの活用

スライド作成中にショートカットキーを有効活用できれば、作成時間を短縮することができます。
ここでは、主に覚えておくべきものを厳選しました。

検索、置換をする

検索や置換をしたい場合は「Ctrl+Shift+N」で可能です。

新規スライドの作成

新規スライドを作成したいときは「Ctrl+M」で可能です。

現在表示しているスライドをスライドショーでみる

スライド内で使っているアクションをのプレビューは「Shift+F5」で確認できます。
その他、「F5」でスライドショーが最初から実行され、スライドショーの終了は「Esc」です。

フォントサイズの変更

フォントサイズを大きくしたい時は「Ctrl+>」、小さくしたい時は「Ctrl+<」で可能です。

4.スライドショーをすぐに立ち上げる

プレゼンテーションを行う時に、通常はPowerPointを立ち上げて、ファイルを開き、スライドショーの実行、という手順で行います。
この作業を短縮して、PowerPointを起動したらすぐにスライドショーを始められるようにする方法が以下です。

まず、スライドショーを実行したい元ファイル(pptxファイル)を「名前を付けて保存」で複製します。
その際、ファイルの種類を「PowerPoint スライドショー」に変換しますと、スライドショー専用のファイルが作成できます。

d.png

5.目的別にスライドを設定する

一つのスライドを社内発表用や社外用として使いまわす際に、わざわざファイルを複製する必要がなくなる機能が「目的別スライドショー」です。
まず、使用したいスライドが含まれるファイルを表示した状態で、メニューから「スライド→目的別スライドショー」を選択します。

e.png

続いて、「目的別スライドショー」のダイアログボックスで「新規作成」をクリックします。
「スライドショーの名前」の項目に、適当な名前をつけます。
つぎに、「プレゼンテーション中のスライド」から、使用したいスライドをクリックして「追加」をクリックします。
この作業を繰り返し「目的別スライドショー」使用するスライドが全て揃ったら、OKをクリックして完了となります。

f.png

なお、作成した目的別スライドショーを実行する場合は、同じ手順で「目的別スライドショー」のメニューを表示し、一覧から実行したいものを選択し、開始ボタンをクリックすると実行されます。

6.Excelで作成した表を貼付ける

Excelで作成した表をPowerPointに貼り付ける方法が以下です。
Excelの表を選択してコピーし、PowerPointに戻って貼り付ける箇所で右クリックをします。
5種類の貼り付け方が選べますので、違いを理解して目的に合ったものを選択しましょう。

貼り付け先のスタイルを使用

この項目を選択すると、表のデータがそのまま貼付けられます。
表の項目名や数字などのデータは、PowerPoint上でも編集が可能です。
Excelではデータ整理をし、PowerPointで見た目の修正を行いたい場合にオススメです。

元の書式を保持

この項目を選択すると、Excel上での見た目と全く同じ状態で貼り付けられます。
「貼り付け先のスタイル」とは見た目は異なりますが、表のデータの扱い方は同じです。

埋め込み

この項目を選択すると、Excelのブックのデータが、シートや数式など全てそのまま埋め込まれます。
計算式が非常に複雑かつ、PowerPoint上でも数値の変更を行いたい場合にオススメです。

この項目を選択すると、Excel上で選択した表を、図として貼り付けられます。
そのため、PowerPoint上ではデータの修正などはできす、表全体のサイズの変更のみ可能になります。
社外に向けて資料としてPowerPointを提出する際など、データの改ざんを防ぎたい場合などにはオススメです。

テキストのみ保持

この項目を選択すると、Excel上で選択した表の中の、数値のみがテキストデータとして貼り付けられます。
資料作成前にExcel上で数字を整理して、PowerPointで実際に資料を作成する場合などにはオススメです。

7.動画の再生をする

プレゼンテーション中に動画を見せたい場合にオススメの方法です。
PowerPointを一度閉じて動画ファイルを立ち上げる、という手間をなくしてスムーズに動画再生をすることができます。

メニューから「挿入→ビデオ」の順にクリックします。
すると「オンラインビデオ」または「このコンピューター上のビデオ」のどちらかを選択するように示されるので、目的に応じた方を選択してください。
挿入後、メニューのビデオツールの再生タブで再生の細かい設定を行うことができます。

g.png

再生方法を後で変更したい場合は、動画を右クリックし、アニメーションの設定から変更することが可能です。

8.パスワードを設定する

パソコンを共有している方や、PowerPointのファイルをメールで送信する時など、セキュリティの観点からパスワードをかけておいた方が安全な場合があります。
パスワード設定は、メニューから「ファイル→情報→プレゼンテーションの保護→パスワードを使用して暗号化」の順にクリックし、パスワードを設定すれば完了です。

h.png

9.iPhoneでPowerPointを操作する

プレゼンテーションをするときに、パソコンの前にずっといるのは嫌だ、という方にオススメしたい、iPhoneをリモコンの代わりにして、PowerPointを操作する方法です。
このアプリは、Apple Watchでも使用可能です。

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i-Clickr PowerPoint Remote 2.0

パソコンにも専用のソフトをインストールして、iPhoneのi-Clickrと通信します。
直接、無線でつながれていますので、USBケーブルやWi-Fiルータなどは必要ありません。
このアプリでは、iPhoneの方でもスライドやメモの確認、タイマー機能などが使用可能です。
タップかスワイプのみの操作なので、初心者でも簡単に使用できます。

10.スライドに透かしを入れる

社外に漏れてはいけない資料を作成する時に「社外秘」の透かし文字を入れることがあります。
この透かし文字をいれておくと、印刷した際にも透かし文字が入り、管理しやすくなります。
スライドに1枚1枚透かし文字を入れることもできますが、時間も手間もかかってしまいます。
そのような時にオススメの方法です。

まず「表示」タブの「スライドマスタ」をクリックします。
スライドマスタでレイアウトを選択しておくと、すべてのスライドに反映されます。

i.png

つぎに、画面左側の一番上にある「スライドマスタの挿入」をクリックし、スライドマスタ上に「社外秘」の文字を入れます。
「挿入→ワードアート」で文字のスタイルを選択します。

j.png

スライドマスタ上に「ここに文字を入力」と表示されたら「社外秘」の文字を入れます。

k.png

文字が完成したら「スライドマスタ→マスタ表示を閉じる」と進み、スライドの作業画面に戻ります。
これで完了です。

まとめ

いかがだったでしょうか。
どれもPowerPointを使い始めたばかりの初心者の方でも簡単に取り入れられるものばかりです。
また、長年使用している方でも意外と使われていない機能もあったのではないでしょうか。

なお、今回の紹介にあたりWindows版での解説をしておりますので、Apple版の場合は「Ctrlキー」が「command」に該当します。
PowerPointのバージョンによっては、タブの表現や、メニューの位置などが変化している場合もありますので、使っているPowerPointと照らし合わせながら活用してください。

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