業務の流れを他のメンバーと共有する場合に、相手に伝える方法として、口頭や手順書での説明といった案が挙がるかもしれません。しかし、業務内容によっては手順書だけでは、業務の構造全体が理解できない可能性もあるでしょう。そのような時に使いたいのが、図形で業務や処理の流れを表す「フローチャート」による業務の図式化です。

フローチャートは、業務で行うタスクだけでなく、途中に発生する「判断」までを図に含むことができます。工場での生産工程や事故発生時の緊急対応など、状況に合わせて複数の判断が要求される業務も表記できるのがメリットでしょう。

今回は、フローチャートの書き方と、フローチャートを作成できる無料ツールを3つ紹介します。フローチャートを活用して、同じ業務に関して他のメンバーと共通認識が持てるようになりましょう。

目次

  1. フローチャートとは
  2. 代表的なフローチャート記号
  3. フローチャートをつくる上で気をつけるべきこと
  4. フローチャートが作成できる無料ツール3選
    1. 1.Cacoo
    2. 2.draw.io
    3. 3. Googleスライド
  5. まとめ

フローチャートとは

フローチャート(flowchart)とは、プロセスの流れを箱と矢印を使って表現した図のことです。アルゴリズムやプログラムの動きを表現するときに使われます。

フローチャートを書くことで、プログラムの仕組みを理解できるだけでなく、取引先やメンバーといった関係者に対して説明する時の材料にできるのです。元々はプログラミングの分野で使われていましたが、現在ではあらゆる分野で幅広く活用されています。

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例えば、寿司を握る職人の作業を考えた時、フローチャートでは上記のような図になります。業務中に発生する判断や繰り返しの作業も表現できるので、生産工程や緊急時の対応フローを表現するのにも活用できるでしょう。

代表的なフローチャート記号

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※会員限定で上記の印刷して使えるシートがダウンロード出来ます。形式:pdf

フローチャートシートのダウンロードはこちら

フローチャートを作りたくても、実際どのように組み立てればいいのかわからないという方もいるかもしれません。そういった方向けに代表的なフローチャートの記号を紹介します。

複雑な判断や流れではない基本的な工程であれば、たくさんの記号を覚える必要はありません。まずは代表的な記号を覚えて、簡単なフローチャートを書けるようになりましょう。

1.端子

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角の丸い四角形で、業務やプログラムの開始・終了を表す記号です。フローチャートの最初と最後に必要となるので注意してください。

2.線・矢印

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業務や処理の流れに沿って、線または矢印でボックスをつなぎます。流れの向きを明らかにする時は矢印を使うようにしましょう。

3.処理

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四角形は、行う処理や作業の種類を表現。例えば、寿司を握る場合「酢飯を手にとる」「手で一口大に握る」といった行動が処理に該当します。ボックス1つにつき、1つの処理を書き込むようにしてください。複数の処理を1つにまとめてしまうと、わかりづらくなってしまいます。

4.判断

スクリーンショット_2017-05-15_18.05.26.png

複数の選択肢に分かれる判断は菱形で表現します。ボックスの端から選択肢のボックスに線をつなぎます。その際には線の横に、判断基準を併記するようにしましょう。なお、程度によって選択肢を変更する場合は以下のように表記します。

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5.ループ

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何度も繰り返しで行う処理を表現する際に使用。ボックスの中に処理の終了条件を記入し、処理を間に挟みます。

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参考:ざっくりわかる!プログラミングのためのフローチャートの書き方|エンジニアの入り口
フローチャートの活用|株式会社ティーディーエス

フローチャートをつくる上で気をつけるべきこと

フローチャートを作成する際に気をつけるべきことはいろいろあります。その中でも意識したいのが、範囲を大きく広げないこと。幅広く書いてしまうと、何がなんだかわからないフローチャートになってしまうからです。

また、ボックス内の文言にも注意が必要。端的な短い文言でまとめるようにしましょう。そうした方が人と共有した際にも理解されやすいからです。

フローチャートが作成できる無料ツール3選

ExcelやPowerPointといったOffice系のソフトの図形を利用する方法もありますが、無料のツールでもフローチャートは作成できます。インストール不要で使いやすい無料ツール3つを紹介します。

1.Cacoo

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出典:Cacoo

「Cacoo」はオンラインで利用できる作図ツール。用意されている図形や記号をキャンバスに落とし込んでいくだけでフローチャートが作成できます。線または矢印でボックスをつなぐ場合、つなぐポイントを選べば自動で線を整えてくれるので、線の歪みを直したり、折り曲げたりといった手間を減らせるでしょう。

共有機能を利用すれば、他のメンバーと同時に編集したり、チャットでやりとりをしたりといった操作も可能です。

ノンデザイナーでも無料で作れる、イケてる資料作成ツールはCacooがおすすめ!

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みなさんは、普段デザイナーさんや制作会社の方にデザインを依頼する際、どのようにしてデザインのイメージを伝えていますか? パワーポイントを使って、「こんな感じ!」という風に伝える方もいればエクセルで簡単に作ってしまう方もいらっしゃると思います。

2.draw.io

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出典:draw.io

無料の作画ツール「draw.io」でも、フローチャートを作成可能です。会員登録やソフトのインストールは不要なので、手軽にフローチャートを作成できるでしょう。

記号も豊富に揃えられているだけでなく、フローチャート用のテンプレートも用意されています。線や矢印を指定しなくても、図形から自動で矢印を伸ばすことができるので、直感的な操作が可能でしょう。作成した図はパソコン本体のほかOneDriveやGoogleドライブなどのオンラインストレージ、GitHubに保存できます。

3.Google スライド

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出典:Google スライド

Google スライドは、プレゼン用の資料作成ツール。ExcelやPowerPointのように、図形機能を利用すればフローチャートも作成可能です。PowerPointに近い機能を持ちながらも、Googleアカウントさえあれば無料で利用できます。

フローチャートにまとめて、業務の見える化を

今回紹介したツールだけでなく、ExcelやPowerPointといったOffice系のソフトでも、図形機能を用いることで、フローチャートは作成できます。自分自身が業務の流れを確認するだけでなく、他のメンバーと共通の認識を持つためにもフローチャートを活用できるようになりましょう。

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