社会人の方なら一度は聞いたことがある「報・連・相」は、報告、連絡、相談を省略した言葉で、社会人の基礎といえます。それぞれの言葉に共通しているのは、情報を共有する点です。疑問に思っているをそのままにしておくと、いつまでも解決せず業務がとどこおってしまいます。

業務をスムーズにすすめるためには、情報の共有が必要不可欠です。グループウェアは複数人でも効率的に情報共有するときに役立つソフトウェアです。
今回はグループウェアのメリットとデメリットについてご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、情報共有やスケジュール管理など複数人で業務をすすめる際に用いられるソフトウェアです。

主な機能としては、クローズドSNS機能、掲示板機能、ファイル共有機能、スケジュール管理機能、勤怠管理機能などが挙げられます。

グループウェアのメリット

チームで仕事をしているとミーティングや会議をおこなう機会がたくさんあります。ある一人がチームメンバーそれぞれのスケジュールを確認し、そこから全員が空いている日程を確認するのは大変です。だれかの予定に急遽変更があると、また一からスケジュールを組み直すことになりかねません。

グループウェアを使えば複数人が同時に情報を確認できます。個人それぞれに連絡する必要がないので、無駄な時間を削減できます

情報共有が進む

グループウェアを使うメリットとして、まずあげられるのが複数のメンバーと同時に情報共有ができる点です。グループウェアで一度情報を共有すれば、個人それぞれに送る必要がありません。情報共有が円滑にできるのがグループウェアの特徴です。

業務が効率化される

グループウェアは、提供している企業によって利用できる機能はさまざまです。

例えば、名前、アイコン、部署名、メールアドレス、内線番号が記入できるプロフィール機能があるとします。社内で急ぎでなにか確認する必要があったときは、メールではなく内線電話が便利です。そこでグループウェアのプロフィール画面を見れば、すぐに内線番号を確認して通話することができます。グループウェアを選ぶときは、導入すればどんな機能が使えるようになるのかあらかじめチェックしてみましょう。

コスト削減できる

グループウェアを利用すれば、伝えたい情報を紙に印刷して貼り出さなくてもインターネット上でやりとりができます。契約書のような正式な書類は紙に出力して保存する場合があります。ですが社内でのちょっとしたお知らせはわざわざ印刷しなくてもグループウェアで簡単に共有できます。その分印刷用の紙や、業務中の手間といったコストの削減につながります。

複数のデバイスからアクセスできる

社内にはさまざまな部署があります。複数のデバイスからアクセスできるグループウェアを使えば、営業のように外出の多い社員とも簡単に情報共有ができます。

参考：
ゼロから始める中小企業IT化への道：グループウェアは最強の情報活用ツール (1/2) - ITmedia エンタープライズ

グループウェアのデメリット

複数のメンバーとやりとりができるグループウェアですが、グループウェアだからこそ気をつけるべきポイントがあります。

大切な情報が抜け漏れる

多くの人と同時に情報をやりとりすれば、その分情報量が増えてどれが大切な情報なのかわかりにくくなってしまいます。
また、社内でも特定の社員しか見られない情報を、間違えて全社員に共有してしまうことがあるかもしれません。
他の情報にまぎれて大切な情報を見逃してしまう、限定された情報を間違えて公開してしまうという、2つの情報の抜け漏れに注意が必要です。

全体の内容把握ができない

グループウェアの中には、複数のメンバーだけではなく個人間でのやりとりが可能なツールがあります。複数の人が知っておくべき情報を個人同士でやりとりしてしまうと、内容を把握することができません。同じやりとりをくり返して無駄な手間をかけないために、個人でやりとりする情報とグループで共有するべき情報のちがいを確認しておきましょう。

参考：
必ず知ってほしいグループウェアのメリットデメリットを徹底解説
（2020年8月27日時点でページが存在しないためリンクを削除しました）

無料から使えるグループウェア比較

たくさんあるツールの中から、今回は無料プランがあるグループウェアをご紹介します。

サイボウズLive　

チームのためのスマホアプリ_サイボウズLive.png
https://live.cybozu.co.jp/

サイボウズ株式会社が提供するツールです。
グループチャットや掲示板などグループでの情報共有に役立つ機能が利用できます。AndroidとiOSで使えるアプリや、スマートフォンを使っていない人でも利用できるモバイルサイトも提供されています。

チャットワーク　

チャットワーク（ChatWork）___ビジネスが加速するクラウド会議室.png
http://www.chatwork.com/ja/

ChatWork株式会社が提供するツールです。

コンタクト無制限
14グループチャット
1対1でのビデオ通話
5GBストレージ

個人やグループで使えるチャット、ファイル共有、ビデオ・音声通話などシンプルな機能が特徴です。

iQube　

無料クラウド型グループウェアiQube.png
http://www.iqube.net/

株式会社ガイアックスが提供するツールです。

ストレージ　30MB/全体
コンテンツ制限　100個/全体
人数制限　10IDまで

一目でわかるスケジュール機能や、スケジュール機能と連携したToDoリスト機能が利用できます。社内wikiを使って社内のノウハウを蓄積することもできます。

GRIDY　

無料グループウェア「GRIDY_グループウェア」.png
https://knowledgesuite.jp/free/

ナレッジスイート株式会社が提供するツールです。

全体のストレージ容量　1GB
ファイル一個当たりの容量　10MB
ユーザー無制限

データを共有できるファイル共有機能があります。ファイルを共有するメンバーを設定することも可能です。

まとめ

グループウェアを活用して情報共有が円滑に行えれば、効率的に必要な情報を共有することができます。
必ず共有しなければならないときや、なるべく早く確認したいときもあります。緊急の情報の場合は、グループチャットで共有してさらに口頭でも直接伝えるといいでしょう。