タスク自動化ツールとしてはZapier・IFTTTなどが有名です。こうしたツールを使うと、非エンジニアでも簡単に複数のアプリを組み合わせてフローを自動化でき、ルーチン業務を効率化できることから人気が高まっています。

Microsoftも、2016年11月にMicrosoft Flowというタスク自動化ツールをリリースしています。基本的には無料で利用できますが、Office365とDynamics 365の指定プラン(Business・Enterprise・Educationプランなど)利用者なら、無料版より機能が多い専用のプランを利用できます。

今回は、Microsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft Flow」の使い方をご紹介します。
  

目次

  1. Microsoft Flowとは
    1. プラン
  2. 登録方法
  3. Microsoft Flowの使い方
    1. フローの作成
    2. エラー確認・修正
  4. オススメの組み合わせ
  5. まとめ

  

Microsoft Flowとは

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_001a.png
https://flow.microsoft.com/ja-jp/

Microsoft Flowは、2016年11月にリリースされたMicrosoft公式のタスク自動化ツールです。選択肢を選ぶだけで誰でも簡単に自動化するフローを作成でき、人気のフローはあらかじめテンプレートとして用意されています。

● Microsoft Flowの特徴

・Office 365などMicrosoft製品を含む主要なアプリを組み合わせ、フローを作成可能
・コードを記載する必要はなく、選択肢を選ぶだけでフロー作成が完了
・Microsoft製品以外にも、GmailやGoogle Spreadsheetなどの主要なWebサービスや
 Twitter・FacebookなどのSNSを含む150種類以上のアプリ・ツール・サービスが対象
・基本は無料で、必要量に応じて選択できる豊富なプラン
・Office365とDynamics 365の指定プラン(Business・Enterprise・Educationプランなど)
 利用者専用プラン
・日本語対応

Office 365などMicrosoft製品を含むお気に入りのアプリやサービスを自由に連携させ、ファイル同期・データ収集・通知設定などを自動化するワークフローを作成できます。英語版のみのZapier・IFTTTに対して、日本語に対応しています。
  

プラン

基本的に無料で利用できますが、有料プランでは月ごとの実行数が増え、利用できる機能も増えます。

有料プランには90日間の試用期間が設定されていて、Office365とDynamics 365の指定プラン(Business・Enterprise・Educationプランなど)利用者が使える、専用プランも用意されています。

Free for Office 365 and Flow for Dynamics 365 プラン1 プラン2
月額料金 / ユーザー 無料 無料(特定のOffice365かDynamics365の登録が必要) 5ドル 15ドル
月ごとの実行数 750 2,000 4,500 15,000
フロー作成 無制限 無制限 無制限 無制限
チェック頻度 15分 5分 3分 1分
Premiumコネクタ
組織ポリシーの設定

登録方法

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_002a.png
TOPページ右上の「サインアップ無料」をクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_003a.png
メールアドレスを入力し、右側の矢印アイコンをクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_004a.png
「このメールを使って続行する」をクリックし、必要に応じてパスワードを設定します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_005a.png
プルダウンから日本を選択し「開始する」ボタンをクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_006a.png
ダッシュボードにログインします。
  

Microsoft Flowの使い方

フローの作成

トリガー追加

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_007a.png
フローは、イチからオリジナルでも作成できますが、あらかじめテンプレートとして登録されている人気のトリガー・アクションの組み合わせを活用するのが便利です。

ダッシュボードをスクロールダウンし、オススメのテンプレートの位置まで移動します。ここでは例として「毎日の天気予報をメールと電話に配信する」をクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_008a.png
「続行」ボタンをクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_009a.png
トリガーを作成していきます。通知を送信する頻度を編集します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_010a.png
天気予報の対象となる地域の情報を入力します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_011a.png
通知を送付する天気の条件を入力します。
  

アクション追加

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_012a.png
トリガーによって引き起こされるアクションを入力します。ここでは通知の内容です。「Send me an email for poor weather」をクリックし、メールの送付内容を編集します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_013a.png
メールのタイトルや本文を、必要に応じて編集します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_014a.png
「Send me a mobile notification for poor weather」をクリックし、携帯電話の通知内容を編集します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_015a.png
通知のタイトルや本文を、必要に応じて編集します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_016a.png
いいえの場合も同様に確認・編集し、全て編集完了後、一番下の「フローの保存」をクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_017a.png
保存できたら、画面上部の「今すぐ実行」をクリックしてテストを行います。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_018a.png
「フローの実行」をクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_019a.png
「完了」ボタンをクリックします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_020a.png
フローが成功した場合に届くメールの一例です。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_021a.png
モバイルで通知を受け取るには、Microsoft Flowアプリをダウンロード・インストールし、登録したアカウントと同じアドレスでログインした後、携帯電話の通知を有効にします。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_022a.png
フローが成功した場合に、携帯電話に届く通知の一例です。
  

エラー確認・修正

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_023a.png
「フロー実行アクティビティーの表示」をクリックすると、実行結果の詳細を確認できます。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_024a.png
エラーが起こった場合は「Failed」となった結果をクリックして、エラーの原因を確認します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_025a.png
フロー詳細画面の実行履歴からも、同様に個別のアクティビティを選択できます。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_026a.png
エラーが起こった箇所にはアラートマークが表示されているので、クリックして詳細を確認します。

Microfsoft公式のタスク自動化ツール「Microsoft_Flow」の使い方_027a.png
この場合は、郵便番号形式で入力した地域情報の天気予報情報が見付からないという結果でしたので、地域情報を修正し、再度同じ手順でフローを実行・結果確認・編集を繰り返します。
  

オススメの組み合わせ

下記は、人気のフローの一例です。参照ください。

・Office 365のメール添付ファイルをOneDrive for Businessに自動で保存
・上司からメールを受信したらプッシュ通知を受け取る(Office 365が必要)
・TwitterのメンションをGoogleスプレッドシートに自動転記
・Twittreでポジティブあるいはネガティブな投稿があった場合に通知
・Feedの内容が承認された場合にBufferに追加
・Instagramの特定のハッシュタグの使用時、画像をFacebookに投稿

  

まとめ

Microsoft Flowは、Microsoft公式のタスク自動化ツールです。世界中のユーザーが作成したフローの組み合わせが、誰でも使えるテンプレートとして登録されており、自分で1から作成するよりも簡単にフローを登録できます。

Zapier・IFTTTと比較すると、対応サービスの数は少ないですが、Oracle Database・Db2に対応しているのは2017年10月時点ではMicrosoft Flowのみで、データベース関連サービスとの連携には強みがあります。
  

この記事を読んだ方におすすめ

【Excel/Office】Macで使う場合のショートカットキーとトラブルシューティング方法

【Excel/Office】Macで使う場合のショートカットキーとトラブルシューティング方法

Macには、初期の状態だとWordやExcelなどのMicrosoftが提供するOffice製品が入っていません。Appleが提供するソフトウェアとして、WordやExcelと同様の機能をもつPagesやNumbersなどがもともと入っていますが、日本ではOffice製品を使ったファイルの作成・共有が主流です。「できればMacでもOffice製品を使いたい」という方は多いのではないでしょうか。そこで今回は、Mac上でOffice製品を使う方法や、その中でもExcelに焦点を当て、便利なショートカットキーや主なトラブルシューティングについて解説します。

【Excel(エクセル)】VBAで作業を効率化する方法とは?

【Excel(エクセル)】VBAで作業を効率化する方法とは?

報告書の作成や集計作業など、日々の業務の中で、入力を自動化して効率化したい場面は度々訪れます。そこでおすすめしたいのが、マイクロソフト社が提供する「VBA」というプログラミング言語です。「プログラミング」と聞くと難しそうなイメージを持つ人もいるでしょう。しかし、一度覚えれば劇的に作業スピードが短縮できるので、事務作業やリサーチ業務を扱うならばうまく使いこなしたいところです。 膨大なデータを扱う際や複雑な作業を行う際には、とくにVBAを活用するメリットが得られます。ぜひこの機会にVBAの使い方を習得して、業務の効率化に活かしましょう。