【10選】オープンソースのグループウェアツールをうまく活用する方法

更新日: 2019年01月31日

ビジネススキル

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社内のコミュニケーションや業務をスムーズに行うために多くの企業が取り入れているグループウェアですが、クラウド型やオンプレミス型での導入以外に、オープンソース型という選択肢もあることを知っていますか？

耳にしたことはあっても、オープンソースのグループウェアとは一体何なのか、詳しく理解できていないという方も多いでしょう。

今回は、オープンソースのグループウェアの特長やメリット・デメリット、活用法、さらに10種類のオープンソースのグループウェアツールを紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内でのコミュニケーションや業務をより円滑に行うためのツールです。

主な機能として、

メール
グループチャット
掲示板
社内SNS
スケジュール管理
ファイル共有
設備予約
Web会議
ワークフロー
勤怠管理
経費精算

などがあります。

グループチャットや社内SNSなど、従業員同士のコミュニケーションを手軽に実現できる機能と、手間や時間がかかりやすい業務を効率化できる機能を中心に構成されているのが特長です。

クラウド、オンプレミス、オープンソースの3つの導入形態があります。

オープンソースのグループウェアとは

オープンソースのグループウェアとは、ソースコードが公開されているグループウェアのことです。

基本的には利用料が無料であるため、フリーソフトと混同してしまいがちですが同じではありません。

フリーソフトを含め、一般的なソフトはソースコードを非公開としており、ソースコードの修正を行えるのは開発者のみです。

一方、オープンソースソフトの場合はソースコードの書き換えや改造したソフトの再配布が誰でも可能なため、より自由度の高いグループウェアだと言えます。

オープンソースのグループウェアのメリット

自由にカスタマイズできる

オープンソースのグループウェアを利用する最大のメリットは、自由にカスタマイズできることです。

自社の業務フローに合わせてソフトをカスタマイズする、独自の機能を追加するといったことを自由に行うことができます。

何度も手を加えながら、より自社にとって使い勝手の良いグループウェアに改修していける点が強みです。

低コストで利用できる

オープンソースのグループウェアは、低コストで利用できることもメリットです。

基本的に、初期費用をはじめ、アカウントや機能追加による料金も発生しないため、低コストで使い続けられます。

グループウェアの導入や運用にあまり予算がかけられないという企業も利用しやすいです。

オープンソースのグループウェアのデメリット

カスタマイズの内容によっては専門的な知識が必要

オープンソースのグループウェアは、カスタマイズできるという自由度が高い一方で、取り扱いが難しいというデメリットがあります。

そもそも、初期段階で使える機能が限られているため、自社で必要となる機能をすべて取り入れるとなると、エンジニアの専門的な知識が必要です。

しかし、専任の開発者を配置できる企業であれば、特に大きな問題ではないと言えます。

開発のための時間がかかる場合がある

もう一つのデメリットとなるのが時間です。

オープンソースのグループウェアは自社でカスタマイズする機会が多いため、専門知識がなければ開発に時間がかかります。

また、開発におけるバグの発生や脆弱性の発見時もすべて社内で対応しなければなりません。

このように、オープンソースのグループウェアはシステムの開発に大幅な時間を要することがあるため、場合によっては商用のグループウェアを利用した方が、全体的なコストを抑えられるというケースもあります。

オープンソースのグループウェアツールをうまく活用する方法

オープンソースのグループウェアツールを上手に活用するためには、運用のための社内環境を整えておくことが重要です。

カスタマイズを前提とした導入が好ましいため、システムの開発知識や経験を持っている人材や、作業をする十分な時間を確保する必要があります。

また、社内のグループウェア導入に対する理解を得た上で導入することで定着も図りやすくなるため、より有効に活用できるでしょう。

オープンソースのグループウェアツール10選

GROUP SESSION（グループセッション）

GROUP SESSION（グループセッション）は、ユーザー数制限なしかつ無料で利用できるオープンソースのグループウェアです。

中小企業や大企業、自治体、大学など、様々な希望や業種で導入されています。

直感でわかりやすい操作性、細かな設定機能など、日本人や日本企業にとって使いやすいグループウェアであることが特長です。

23種類の豊富な機能で、組織内のコミュニケーションや業務の円滑な進行を助けます。
基本機能はすべて無料で利用でき、カスタマイズフリーも自由なため、使い勝手が非常に良いです。

機能

掲示板
ショートメール
スケジュール
稟議
ファイル管理
アンケート
日報
タイムカード
安否確認
など23種類

SHIRASAGI（シラサギ）

SHIRASAGI（シラサギ）は、中規模から大規模の企業向けに開発されたオープンソースグループウェアです。市町村や企業、大学、病院などで導入されています。

基本機能の利用はすべて無料で、他システムと連携させたり、より使いやすく自由にカスタマイズしたりと、柔軟性に優れている点が特長です。

ワークフロー機能を使えば、紙ベースだった様々なやりとりが電子化され、ペーパーレス化による経費削減や業務の効率化が図れます。

操作方法やサイト設計に関する質問、不具合への対応などのメールサポートが受けられる点も安心です。

機能

ポータル
リマインダー
スケジュール
設備予約
掲示板
ワークフロー
共有ファイル
メッセージ

OSSカレンダー

OSSカレンダーは、カレンダー機能をメインとしたオープンソースのグループウェアです。

個人スケジュールの管理はもちろん、グループのスケジュールも管理、把握できるため、組織全体のスケジュール可視化に役立ちます。

利用人数の制限がなく、規模の大小を問わず様々な企業で活用しやすいです。

カスタマイズも自由で、OSSカレンダーをもとに、使い勝手の良いスケジュール管理アプリを開発できます。

機能

個人スケジュール管理
グループスケジュール管理
予定公開・非公開
終日予定の設定
繰り返し予定の設定
予定の通知機能

Zimbra（ジンブラ）

Zimbra（ジンブラ）は、タスクやアドレス帳、カレンダーなどの機能とメール機能を統合したオープンソースのグループウェアです。

パソコンやモバイルなど様々なデバイスから利用できるので、場所を問わず必要な情報の確認や整理が可能です。

ブラウザベースのインターフェースや柔軟な構築オプションなど使い勝手も良く、認証付きや暗号化されたメールの送受信といったセキュリティ面が整っているため安心して利用できます。

機能

メール
ボイス
タスク
アドレス帳
カレンダー
ファイル

グループウェア Abdul v128a

グループウェア Abdul v128aは、CMSベースで作成されたオープンソースのグループウェアです。Facebookのようなメッセージ機能、施設予約もできるスケジュール機能、文書共有機能、簡単なToDo機能が搭載されています。

従来のグループウェアは機能ごとにフォルダがあり、その中でさらに部署ごとのフォルダが作成されることが多く、部署内の情報が散在してしまうケースも少なくありません。
しかし、Abdul v128aは各部署でフォルダを作成し、その中で必要な機能を追加できるため、必要な情報が確認しやすいというメリットがあります。

社内サーバーだけでなく、外部レンタルサーバーに設置して利用することも可能です。
レンタルサーバー代は月100円程度と安価なので、手軽に使えます。