SFA(Sales Force Automation)は、顧客情報の一元化・商談履歴の可視化などを行うことで、営業管理・売上管理を可能にし、営業活動を効率化してくれるツールです。

SFAを導入する際には、検討しておくべき事項がいくつかあります。SFAにはたくさんの種類があり、それぞれに特色があるため、目的に合ったSFAを探して導入する必要があるからです。

SFAを比較する際にどんなポイントを見ておくべきか、失敗しないためにはどんな選び方をすべきなのかを事前に知っておくだけで、比較検討がしやすくなります。

そこで今回は、SFAの導入前にチェックすべきポイントや、代表的なSFAの機能・料金を紹介します。

▼そもそもSFAとは?▼
営業活動を支援するSFAとは?基本からツールまで紹介

目次

  1. SFAを選ぶ時にチェックすべきポイント
  2. 機能面のチェックポイント
    1. 使いやすいUIか
    2. 外出先からでも使えるか(スマートフォン対応)
    3. 名刺(顧客)管理機能があるか
    4. 案件(商談)管理機能があるか
    5. 売上管理機能があるか
    6. 営業活動管理機能があるか
    7. 通知機能があるか
    8. CSV出力が可能か
    9. API連携が可能か
    10. 他にどのような機能があるのか
  3. 形態による費用感の違いを確認
    1. オンプレミス型
    2. クラウド/SaaS型
  4. サポートの充実度を確認
  5. SFAツールの機能・料金比較一覧
    1. kintone
    2. eセールスマネージャーRemix Cloud
    3. Sales Cloud
  6. まとめ

SFAを選ぶ時にチェックすべきポイント

SFAを導入する際には、複数のベンダーから資料を取り寄せてサービス内容を比較し、実際の管理画面のデモンストレーションを見せてもらいながら、どのSFAを導入するか決めていくことになるでしょう。その際に気を付けるべきことは、「多機能」「新機能」という言葉にとらわれすぎないことです。

そのようなツールは、確かに魅力的に聞こえます。しかし、いきなり多機能すぎるSFAを導入してしまうと、操作の習得に時間が掛かり、営業マンに「よくわからない」「難しい」と思われてしまって運用が定着しない…という失敗例も多く見られます。また、それぞれの部署で異なるSFAを導入してしまったためにデータの連携が上手くできず、活用できなかったという例もあります。

つまり、SFAの選び方を間違えてしまうと導入自体も失敗することがあるほど、「どのSFAを選ぶか」は重要なのです。だからこそ、SFAを比較検討する際は、事前にSFAの導入目的を明らかにして、その目的を達成するためには営業方針をどのように変えればいいのか、そしてそのために必要な機能を備えたSFAはどれか、という視点を持つようにしましょう。

機能面のチェックポイント

まずは、SFAを検討する際に見ておくべきチェックポイントを紹介します。ここで紹介するのは、主にSFAの基本機能や、導入後の運用が定着するために必要な機能のことです。検討の際は、今から挙げるポイントが充実しているかをまずチェックしてみましょう。

使いやすいUIか

UIユーザーインターフェース)が使いやすいということは、「そのツールを使っていて、ストレスを感じない」ということです。もし仮に見づらい、項目が探しづらいUIのSFAを導入してしまうと、SFAを利用する営業マンが入力作業を行わなくなる、という事態になりかねません。

たまに「画面遷移などのスピードが遅い」というSFAも見受けられますが、これも同様に「入力して保存ボタンを押したのに、なかなか保存されない…」という悩みが生まれてしまいます。そういったことが積み重なると、営業マンにとってSFAの導入は大きなストレスになってしまうのです。

また、UIと関連する事項として「カスタマイズ性の高さ」があります。例えば、案件の進捗状況を入力する「案件フェーズ」という項目がSFAに存在するとします。ただ、自社では案件の進捗状況を「ステータス」と呼んでいる場合、「案件フェーズ」ではなく「ステータス」に表記を変更した方が、営業マンが混乱なく入力できますよね。

このように、項目名の変更が自由にできたり、企業のニーズによって独自の項目を追加できたり、不要な項目を削除できたりといったカスタマイズ性の高さは、UIの使いやすさとともにチェックしておくとよいでしょう。他に、よく使う機能を見やすい位置に配置するなど、レイアウトを変更できる機能も便利です。

外出先からでも使えるか(スマートフォン対応)

営業マンが求めるSFAの要件としてよく聞かれるのが、外出先から使えるかということです。日報や顧客情報の入力を、外出時に携帯するノートパソコンやスマートフォンからも行うことができれば、次のアポイントまでの時間や外出先から帰社する際の電車の中など、スキマ時間で作業に取り組むことができます。また、顧客情報やスケジュールもスマートフォンで確認できると、営業活動を行ううえでかなり役立ちます。

他にも、見積書作成後の申請等も外出先からできれば、その承認を得るためだけに、夜遅くのアポイント帰りに会社へ寄らなければならないといった手間を省くことができます。このような「場所やデバイスを選ばず、様々な機能を使えるSFA」ならば、従来より営業マンの手間を軽減することができるので、営業マンから歓迎されやすいでしょう。加えて、スマートフォン対応しているだけではなく、スマートフォンからの入力がしやすいものや、見やすいものを選ぶことも大切です。

名刺(顧客)管理機能があるか

日々の営業活動で接点を持った顧客や、展示会で出会ってアプローチをしている顧客の名刺情報を入力し、管理しておくことができる機能もSFAには必須です。できれば名刺情報(企業名・企業所在地・担当者名・部署・役職等)を管理できるだけでなく、営業担当者名やその企業との取引状況、商談内容など、顧客にまつわる様々な情報を管理できると理想的です。

このような名刺情報の管理は、SFAを導入していない企業では各営業マンが行うことになります。そうなると、Excelにしっかりデータを蓄積している営業マンもいれば、名刺を机の中に眠らせたまま放置している営業マンもいる…という風に、管理体制にばらつきが出てしまいます。それでは、引き継ぎの際に情報がなく困ることになったり、場合によってはトラブルが起きてしまったりする可能性もあります。

SFAを導入して名刺情報を一元管理できれば、「アプローチ中だと知らず、別の営業担当者が電話を掛けてしまった」といった二重アプローチを避けることもできます。また、アプローチ先の企業の別の担当者と過去に接点を持っていたことがわかれば、当時の話題を出すことで親近感が生まれ、商談が進みやすくなるかもしれません。

もちろん、営業担当者の外出中に顧客から電話があったり、部署異動や退職で営業担当が変更になったりした場合にも、SFAに情報が集約されているので、その内容を見てスムーズに対応・引き継ぎができます。加えて、「数年前にアプローチした顧客に再度電話を掛けてみる」といった案件の掘り起こしなども行いやすくなるでしょう。

案件(商談)管理機能があるか

SFAのメイン機能の一つがこの案件管理機能です。現在アプローチ中の案件を登録して、案件のフェーズ、提案中の製品・サービス、次のアクションなどを入力できるものです。営業マン全員の案件を登録しておけば、チームでの週次ミーティングの際に、手持ちの案件の確認や共有がスムーズになります。

また、営業マネージャーが案件情報を閲覧できれば、「次のアクションをどうしようか迷っている案件」や「直近アプローチをしていない案件」などをいち早く把握して、営業マンにアドバイスしたり、行動を促したりすることができるようになるのです。

様々な案件の状況、アプローチの情報が集約されることで、売上成績の良い営業マンの行動量やアプローチ内容の傾向なども可視化されます。そうした活動を分析して他の営業マンに情報共有することで、社内の営業力向上につなげることも可能です。

売上管理機能があるか

営業マンが入力した案件情報から売上額(売上見込額)や商品・サービスの情報を集約してレポーティングしてくれる機能です。こうした管理は、SFAを導入していなくても行っている企業が多いかと思いますが、ExcelではなくSFAで行うことで、より正確な売上額の集計や、売上見込みの予測が実現します。

SFAによっては、レポートをカスタマイズすることで「営業マン別」「チーム別」「地域別」など、見たい切り口で売上レポートを表示させることも可能です。また、予算を設定しておけば「●月の売上達成にはあと▲万円足りない」といった情報を把握することができます。「現在、見積書提出中の案件は5件」など、フェーズ別の案件管理もできるので、目標売上達成の見込みがどの程度か、達成するためにはどのような案件を前に進める必要があるのかなどを、いつでも確認・把握できることも大きなメリットです。

こうした予測ができることで、「進捗が把握できておらず、月末に慌てて大量受注を目指す」といった事態を避けることができますし、売上見込みが低い月に向けて早めに展示会出展などの対策を練るよう、マーケティング部に依頼する…...といったことも可能になります。「リードソース(顧客獲得経路別)」ごとの売上管理も可能なので、運用がうまく回れば展示会やセミナー等の各集客施策の成果も測ることができるようになります。

営業活動管理機能があるか

スケジューラーや日報など、営業マンの日々の行動を入力・管理するための機能も必要です。スケジューラーがあれば、各営業マンがその日・その週の予定を、部内や全社に共有することができます。また、毎日の営業活動の振り返りを行い、営業マネージャーに確認してもらうために日報提出を義務付けている企業も多く見受けられます。こうした日報もSFAに集約することで、営業マネージャーの「日報に書かれている案件の進捗状況を確認する」という作業も、一つのツール内でスムーズにできます。

通知機能があるか

SFAを導入することで、タスク(todo)の抜け漏れを防ぐことも可能になります。その補助機能が通知、つまりアラート機能です。例えば、「●日にA企業のB様に電話する」「●日にC企業に見積書を提出する」といったタスクを登録しておけば、当日の朝等指定した時間にアラートがメールなどで届き、忘れることなく行動できます。

CSV出力が可能か

顧客情報や指定したデータをCSV形式で出力できる機能も、あると便利です。例えば、営業部ではSFAを導入しているけれど他部署では導入していない場合、顧客情報はSFA以外で共有しなければなりません。そのような場合には、CSV形式で顧客情報をダウンロードできると便利です。ダウンロードする際に、「特定の条件に合致する顧客の情報だけ」「該当の項目だけ」というような絞込み指定ができるツールだと、さらに使いやすくなります。

API連携が可能か

APIとは「アプリケーション・プログラミング・インタフェース」の略で、プログラム間でデータをやり取りするために定められた仕様のことを指します。例えばSFAと他のツールをAPI連携することで、SFAに蓄積された顧客情報を他のシステムへ送ったり、反対に他のサービスに蓄積されているデータをSFAに取り込んだりすることができるのです。社内で複数のシステムを連携して顧客情報を共有するのであれば、API連携が可能なSFAを導入した方がスムーズです。

他にどのような機能があるのか

多くのSFAに付いているのが「見積書・請求書の作成機能」です。作成する手間を少しでも省いて間違いを防ぐためには、案件情報に登録した企業名や商品・サービス名を、そのまま見積書・請求書に反映できるものが便利でしょう。また多くの場合、見積書は営業マネージャーの承認を得た上で、顧客に提出します。そのため、そういった承認フローを柔軟に設定できるものが便利です。

他には、「社内SNS機能」が備わったSFAもあります。うまく活用できれば、社内で競合企業の最新情報や提案書を共有する動きが活発になるなど、営業力の強化も期待できるでしょう。

形態による費用感の違いを確認

機能を確認したら、次は費用感を確認して検討しましょう。予算内でできるだけ費用対効果の高いSFAを選ぶことが大切です。
課金体系や費用感はツールごとに異なりますが、前提として、SFAには大きく分けて2つの形態があることを知っておきましょう。

オンプレミス型

自社のサーバーにSFAをインストールするタイプです。最初にソフトを買い取る分初期費用はかかるものの、長期的に見ると運用コストをおさえることが可能です。ただし、自社のサーバーが安定的に稼働するよう、システム担当者が配置する必要があるなど、導入後の管理が負担になります。

クラウド/SaaS型

インターネット経由でSFAを導入できるタイプです。導入までの時間もそれほど掛かりません。初期費用は無料もしくは安価である代わりに、月額費用を払い続ける必要があります。自社にサーバーを置く必要がなく、製品のバージョンアップの際にもベンダー側が対応してくれるため、メンテナンスの負担はかかりません。近年ではこの形態のSFAが人気です。

SFAには、利用するユーザー数によって月額費用が変動するツールも多くあります。また、「基本料金は安価だが、特定の機能を利用するとオプション料金が発生する」というものもあります。価格表によく目を通して、疑問点については事前に聞いておくようにしましょう。

サポートの充実度を確認

SFAを導入するうえで、ぜひ確認しておきたいのが「ベンダーのサポート体制」です。SFAは導入したら終わりではありません。導入後、運用を定着させて活用しつづけなければ意味がありません。そのためには、サポートの充実したベンダーを選ぶことが理想です。

運用に不安がある場合は、ただSFAを納品するだけでなく、運用を定着させるためのルールづくりやデータ活用まで支援してくれるベンダーに協力を仰ぐのが望ましいでしょう。

他には、操作でつまずかないようわかりやすいサポートマニュアルを用意しているベンダーや、不明点やシステムの不具合があったときに、電話やチャットでいつでも問い合わせができるベンダーも親切です。定期的にユーザーに向けた操作説明会を行っているベンダーもあるので、ぜひこの点も比較してみてください。

SFAツールの機能・料金比較一覧

ここまでは、SFAの代表的なチェックポイントや、費用・サポート体制などの確認すべきポイントをお伝えしてきました。ここからは、実際にいくつかのSFAを例に挙げながら、機能や料金を比較し紹介します。

※記事で紹介しているサービス内容は、記事執筆時点のものです。最新情報に関しては各サービスサイトでご確認ください。

kintone

kintone」は、いち早く「働き方改革」に取り組むなど、企業としても注目を集めるサイボウズ株式会社が提供しているSFAです。数多くある「アプリ」の中から、利用したい機能だけを選んで使えます。

関連:
サイボウズ Officeとkintoneの違いは?機能・価格・特長を比較

使いやすいUIか

「開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる」とうたっており、ドラッグ&ドロップのマウス操作も可能など、誰もが使いやすいUIを意識しています。

外出先からでも使えるか(スマートフォン対応)

スマートフォン用アプリが用意されていて、外出先からでも利用できます。また、BASIC認証やIPアドレス制限などのセキュリティを装備して、外出先からの安全なアクセスを保証しています。

名刺(顧客)管理機能があるか

新しい名刺情報の追加やデータの編集を簡単に行うことができます。

案件(商談)管理機能があるか

プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約できる「スペース」を作ることができるので、例えば営業チームごとのスペースを作って、案件情報を共有することも可能です。

売上管理機能があるか

売上を管理することはもちろん、集計したい条件を選択するだけで簡単にグラフを作成できます。グラフの種類も、円グラフ、折れ線グラフ、クロス集計表など用途にあわせて自由に設定可能で、見やすいものを作ることができます。

営業活動管理機能があるか

日報に対してコメントを返信できるので、社員間のコミュニケーションの活性化にもつながります。

通知機能があるか

日時を設定し、リマインド通知を受け取ることができるので、タスク漏れ防止に役立てることが可能です。通知はスマートフォンのアプリで受け取ることもできます。

CSV出力が可能か

CSVファイルにデータを書き出すことが可能なので、Excelでのレポート作成や、他のシステムに情報を取り込む際など様々な用途に利用できます。

API連携が可能か

API連携が可能なので、他システムとの連携を容易に行えます。

料金

月額費用:1,500円/1ユーザー(外部サービスとの連携も可能なスタンダードコースの場合)

eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーRemix Cloud」は、「『労働時間削減』と『売上増加』を叶える。生産性の最大化のための営業支援ツール」というキャッチコピーのついたSFAです。営業マンもマネジメント層も、直感的に操作できる点がポイントです。

使いやすいUIか

「営業マンにいかに便利に使ってもらえるか」を追求したUIで、見やすく使いやすいです。項目の表示順なども自由に設定・変更できます。

外出先からでも使えるか(スマートフォン対応)

モバイルでの活用を前提に作られたSFAで、スマートフォンアプリからも利用できます。名刺をスマートフォンで撮影するだけで名刺情報をテキスト化できる機能も付いているなど、営業マンにとっての使い勝手も良さそうです。

名刺(顧客)管理機能があるか

顧客情報画面からは、名刺情報、企業情報、案件情報、スケジュール、todo、商談履歴、売上推移など様々なデータが閲覧可能なので、担当営業マン以外が画面を見るだけで、状況を把握しやすくなっています。

案件(商談)管理機能があるか

キーマンが設定できたり、最後に訪問した日付を表示できるなどの機能も実装されています。停滞している案件のリスト化もできるので、管理する営業マネージャーにとっても便利な機能です。

売上管理機能があるか

予算と実績の管理が可能です。予算に対して進捗が遅れている場合は、気になる案件情報の詳細まで見て分析することができます。

営業活動管理機能があるか

スケジュールやtodoの登録が2クリックで完了でき、操作が簡単です。もちろん、スケジュールは社内で共有することができます。営業マンがPCやスマートフォンから活動報告をすると、営業マネージャーにお知らせが投稿されるため、リアルタイムで上司が部下の活動内容を把握することも可能です。

通知機能があるか

todoにはアラート機能が備わっており、タスク漏れを防ぎます。

CSV出力が可能か

顧客情報などをCSV形式で出力することができます。

API連携が可能か

URL-API」という機能を使用すれば、別システムの特定リンクをクリックするとeセールスマネージャーの情報(顧客情報や案件情報)が表示されるといったシステム連携が可能です。

料金

月額費用:6,000円/1ユーザー(顧客管理・営業管理に必要な機能が全部使えるスタンダードライセンスの場合)

Sales Cloud

Sales Cloud」は、世界で15万社以上にツールを提供している、セールスフォース・ドットコム(Salesforce)のSFAです。海外のベンダーですが、各社に合わせたSalesforceの環境構築を請け負っている企業(インプリベンダー)は国内に多くあるので、導入する際にはそのような企業にサポートしてもらうことが得策でしょう。

使いやすいUIか

管理画面はもちろん、日本語対応しています。機能はシンプルなものが中心です。

外出先からでも使えるか(スマートフォン対応)

アプリから顧客情報や案件情報を確認できます。タップやスワイプで操作できる点も、外出先からの作業に便利です。

名刺(顧客)管理機能があるか

契約前の見込み客と契約顧客の両方を、データベースを分けて管理することができます。顧客情報のページに案件情報をリンクさせて参照することも可能です。

案件(商談)管理機能があるか

提案中の案件のステータスや予想売上金額、提供商品やキーマンなどを登録できます。案件情報は見積書に差し込むこともできるので、スピーディーに事務作業を進めることが可能です。

売上管理機能があるか

「チーム別」「月別」など、用途に応じて条件を絞り、レポートを作成して売上の進捗状況を把握することができます。フェーズごとの案件情報の詳細も、レポートから閲覧可能です。

営業活動管理機能があるか

スケジュールやtodo、日報などの機能はそろっており、必要に応じて使うことができます。todoリスト(企業名・担当者名・期日・行うべきタスクのリスト)を表示させることも可能です。

通知機能があるか

忘れたくない予定やtodoに対して、アラートを設定できます。また、「案件のステータスが変更されたら通知する」といった設定も可能なので、営業マン・管理者共に活用することが可能です。

CSV出力が可能か

顧客情報などを、CSV形式で出力することが可能です。出力するデータの条件などは自由に決められます。

API連携が可能か

対応しており、様々なアプリとの連携が可能です。

料金

月額費用:12,000円/1ユーザー(顧客管理・案件管理などの基本機能が使えるProfessionalの場合)

まとめ

SFA導入の際には、自社の目的を達成するための機能を備えたものを選ぶことが大切です。ただし、使い心地などは実際に使ってみなければわからないところもあります。

SFAの中には、無料トライアル期間を設けていて、1週間~1ヶ月間などの指定期間内であれば自由に使えるものもあります。ぜひ「機能はそろっているか」「使いやすいか」を確認するためにも、試してみてはいかがでしょうか。
確認すべきポイントをおさえてしっかりと比較検討したうえで、自社に合うSFAを導入しましょう。