Windows、Mac、スマホまで！業務効率化に役立つアプリとツール集

更新日: 2020年06月23日

業務効率化

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仕事アイテムとして欠かせないPCやスマートフォン。社内での利用はもちろん、ノートPCの普及や高機能なタブレット、スマートフォンの登場により、場所を問わずに業務を進められるようになりました。

標準機能でも使えるツールはありますが、業務をより効率的にするため、新たにツールやアプリを入れれみましょう。この記事ではPCやスマートフォンにインストールできる便利な業務効率化ツール&アプリを紹介します。

Windowsユーザーの業務効率化ツール集7選

業務用のPCとしてWindowsを使っている方は多いでしょう。Windowsにはインストールできるフリーウェアがたくさんあり、様々なツールを取り入れることで業務をよりスムーズに進められます。

まずはWindowsユーザーにおすすめのツールを紹介します。

※紹介するツールの中には、Mac版が提供されているものもあります。

Microsoft To-Do

スマートフォンや手帳などでToDoリストを作成し、タスク管理している方は多いでしょう。けれどもメインの業務はPCで行なっている場合、ToDoリストを確認する度にスマートフォンや手帳を開くのは少し面倒ではありませんか？

そこで、業務をしながらPC上でパッと開けるToDo管理ツールがおすすめです。

「Microsoft To-D」ははWindowsの純正ツールのため動作が良好なのはもちろん、シンプルで使いやすく、リマインダーの設定も可能です。

OneDrive

ビジネスで使うPCは多くのファイルを保存する必要があります。その時に不安になるのが空き容量です。

「OneDrive」はMicrosoftアカウントを持っていれば無料で5GBのストレージを利用でき、課金すれば50GB以上の拡張も可能です。

また、複数のデバイスで共有できるため、社内の共有ファイルを保存する際にとても役立つでしょう。

OneNote

「OneNot」はシンプルなメモツールです。テキストにチェックボックスをつけたり、手書きで記入したりととても使いやすいです。

メモはそのままOneDriveに保存できるため、社内での共有も簡単。アイデアなどをメモすれば会議もスムーズに進むかもしれません。

Maps App Discovery

Windowsにはマップアプリがなく、マップを見るときには別にブラウザタブを開く必要があります。余計にタブを開きたくときに活用できるのが、Microsoft純正の地図ツール「Maps App Discovery」です。

GoogleのAPIを利用しているのでGoogle Mapと同じ感覚で利用できるのがポイントです。

Xodo PDF Reader & Editor

仕事でPDFファイルを閲覧する機会は多いですが、直接書き込みたいときもあるでしょう。
その際に役立つのが「Xodo PDF Reader & Editor」のツールで、PDFの閲覧から書き込みまでこのツールだけで完結します。

PDFリーダーのAdobe Acrobatとも互換性があり使いやすいです。

MetaMoji Note Lite

「MetaMoji Note Lite」は資料の補足説明から校閲まで利用できる、手描きノートツールです。Windowsタブレットを利用すればPDFから画像ファイルまで手描きで編集も可能です。

さらに録音や写真切り取りまでできるため、幅広く業務に活用できるでしょう。

Google日本語入力

Googleが提供している日本語入力ツールです。このツールを使うだけで文章入力がラクになります。カタカナの英単語をアルファベットに変換したり、とても的確な予測変換が出てきたりと、一度使えば入力のしやすさがクセになるでしょう。

Macユーザーの業務効率化ツール集7選

ITやデザイナーなどのクリエイティブ職では、相性の良いMacをメインPCとして利用することが増えました。

MacはWindowsとは使い勝手が違いますが、Mac特有のツールをインストールできるため、業務を効率化できるでしょう。

CheatSheet

MacPCの操作に慣れないうちは、ショートカットキーを覚えるのも大変です。しかし、このツールを利用すればショートカットキー一覧を表示させることができ、確認しながら業務を進められます。

ショートカットキーがわかればスムーズにMacを操作でき、ストレスも少なくなります。

WindowFlow

仕事をしているうちにいつの間にかたくさんのウィンドウを開き、切り替えが大変になってしまうこともあるでしょう。「WindowFlow」を利用すればキーボードで簡単にウィンドウを切り替えられるようになります。

開いているウィンドウの一覧表示や不要なウィンドウの削除まででき、時間のロスを防ぐことができるでしょう。

BrowseShot

スクリーンショットを撮影する際、画面をそのまま撮影するとスクロールなしで表示されるファーストビューだけの撮影となります。ファーストビューのみでなく、ブラウザ全体のページを撮りたいときに役立つのが「BrowseShot」です。

毎回スクロールせずに簡単にホームページ全体を撮影できるので、全体像をチェックしたいときに役立ちます。

MacDown

マークダウン記法を使って記事制作などをしている方におすすめしたいのが、テキストエディターツール「MacDown」です。

左の入力画面でマークダウンのタグを入力すると、右側にプレビューが表示され、実際の表示を確認しながら執筆を進められます。

WinArchiver Lite

WinArchiver Lite
Macにも標準のファイル圧縮機能はありますが、Windowsで解凍した際に文字化けしてしまうことが度々あります。

「WinArchiver Lite」は、解凍時の文字化けを防げるツールです。ビジネスでファイルの送信をする機会が多い今、相手がMacかWindowsどちらを使っているかわからないときに役立つでしょう。

Be Focused

Be Focused
なかなか業務に集中できないという人におすすめしたいのが、タイマーアプリ「Be Focused」です。

単なるタイマーとしてではなく、50分→10分→50分のポモドーロテクニックに利用したり、タイムログをつけて自分の時間の使い方を記録できます。

時間が可視化されることで、より業務に集中しやすくなるでしょう。

OnyX

クリエイティブ職やIT系では長時間PCを使うことも多く、その際動きが遅くなるのが気になるところ。

「OnyX」はMac用のメンテナンスツールなので、不要なキャッシュを削除したり、システムメンテナンスを行ったりしてくれます。スピード改善に役立つため、サクサクMacを使えて業務が滞りなく進むでしょう。

スマートフォンユーザーの業務効率化アプリ集5選

スマートフォンでも仕事ができるようになり、そのための業務効率化アプリもたくさんリリースされています。

中でも特に便利なアプリを紹介しましょう。

Evernote

アイデアのメモやToDoリスト管理、大事なスクショの保存、録音まで様々なことに活用できるメモアプリ「Evernote」です。

汎用性が高く、複数のデバイスで共有して利用できます。仕事向けのテンプレートをそのまま使うのもおすすめです。

myBridge

仕事ではたくさんの名刺をもらうこともあり、管理が大変です。
「myBridge」はLINE系列の名刺管理アプリで、もらった名刺のスクリーンショットを撮ればすぐに情報を保存できます。

さらに、グループで名刺の共有もできるため、クライアントの情報を共有しチーム全体で管理できるようになります。

Todoist

毎日の業務の量が膨大だと、紙のメモだけで対応するのは難しいでしょう。
やるべきことをタスク化し、管理できる「Todoist」では、親タスクと子タスクを作成し、業務の細分化ができます。

スマートフォンはもちろん、MacやWindows、iPadまで共有できるため、様々なシーンで簡単にタスクを確認できるでしょう。

Dropbox

社内でファイルを共有したいけど、営業などの出先ではファイルの確認ができない…。
そんなときにスマートフォンに入れておくと便利なのが、クラウドアプリの「Dropbox」です。

わざわざPCを開かなくてもアプリだけでファイルの確認や送信もできるため、「会社に戻らないとわからない」ということがなくなります。

STREAMED

経費で支払ったレシートの保管が面倒、毎月の経費計算が大変だという人におすすめなのが、こちらの経費計算アプリです。

レシートを撮影するだけで金額などをデータ化し、自動で計算をしてくれるだけでなく、よく行くお店の登録やPCで経費のレポート出力までできます。

まとめ

WindowsとMacの仕様は異なるものの、それぞれに適した業務効率化ツールが多数揃っています。スマートフォンも仕事向けのアプリが充実しており、今ではビジネスパーソンには欠かせないアイテムです。

PCやスマホに便利なツールを入れれば、今まで以上に快適に、そしてスムーズに業務を進めることができるでしょう。

普段の仕事や業種に合わせ、最適なツールをインストールしてみてください。

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