書類のやりとりを行う時に、承認や確認の意味で印鑑を使う機会は多いでしょう。「わざわざ紙で印刷してハンコを押して、スキャナーでパソコンに取り込んでという手間がなくなればいいのに」と思ったことはありませんか?

実は、基本的に契約書や見積もりなどは印鑑を押したからという理由で、正式な文書として法的効力を持つわけではありません。紙で印刷しての押印にこだわりがちですが、パソコン上での文書のやり取りとして押印を行っても、文書の法的効力は失われないのです。

今回は、PC上で印鑑を利用できる無料ツールの紹介と有料ツールとの違い、ツールを使わない、ExcelとWordで印鑑を作成する方法を紹介します。印刷の手間を減らすためにもファイル上で印鑑を押したいという方は、ぜひ挑戦してみてください。

参考:広がりを見せる「電子印鑑」に法的効力ってあるの?

目次

  1. 電子印鑑(デジタル印鑑)とは
    1. テレワーク推進のため電子印鑑が必要になった
    2. 電子印鑑(デジタル印鑑)のメリットとデメリット
    3. 電子印鑑(デジタル印鑑)に向かない印とは
  2. 電子印鑑(デジタル印鑑)を作れるツール
    1. 無料と有料の違い
    2. 無料で作る電子印鑑(デジタル印鑑)ツール
      1. Web認印
      2. 印鑑透過
      3. クリックスタンパー
      4. クリックスタンプ
      5. 電子三文判
      6. Excel電子印鑑
    3. 有料で使える電子印鑑(デジタル印鑑)ツール
      1. 京都光林堂
      2. パソコン決済Cloud
      3. Adobe Acrobat Readerf
  3. ツールを使わず印鑑を作成する方法
    1. ワードアートで作成する
    2. 実際の印鑑から画像を作成する
  4. 電子印鑑(デジタル印鑑)のメリット・デメリットを把握して導入を

電子印鑑(デジタル印鑑)とは

電子印鑑とは、電子書類に対してPC上で押印できる印鑑を指します。

例えば、Excelで作成した見積もりに押印して顧客にメールで送信する際、従来であれば一度印刷をして上長や自身の印鑑で押印を行う必要がありました。電子印鑑であれば、そのような印刷の手間を省いて、パソコンでの操作のみで作業を完了できます。

テレワーク推進のため電子印鑑が必要になった

長期化するコロナ禍の中、官民いずれにおいても「テレワーク推進」「業務の非対面化」が強く求められています。しかしその中で、日本の社会に根強く残る「はんこ文化」が課題として生じています。

例えば、請求書や契約書にはんこを押さなくてはならず、そのためだけにテレワークを中止して出社したことがある人もいるのではないでしょうか。Adobe社が行った調査によると、このようないわゆる「はんこ出社」の経験を持つ人はビジネスパーソンの6割以上にものぼることが明らかになっています。

参考:アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表

このような課題を受け、国では「脱はんこ」を提唱、霞ヶ関をはじめ各地方自治体の行政の現場でも「認印は全廃する」としています。

 テレワーク推進の観点からは、必ずしも本人による押印を得ることにこだわらず、不要な押印を省略した     り、「重要な文書だからハンコが必要」と考える場合であっても押印以外の手段で代替したりすることが有意義であると考えられる

引用:押印についてのQ&A 令和2年6月19日|内閣府 法務省 経済産業省

今後、行政の現場だけでなく、民間企業にも「脱はんこ」の流れは広がっていくと考えられます。

電子印鑑(デジタル印鑑)の種類

電子印鑑には2つの種類があります。

1つは、印影を画像にした電子印鑑、そしてもう1つは、印影に作成者、使用者、タイムスタンプなどのデータを保存した電子印鑑です。一般に、印影だけでなく、使用者やタイムスタンプなどのデータが保存されている電子印鑑の方が、より実物の印鑑に近い効力を持つとされています。

電子印鑑(デジタル印鑑)のメリットとデメリット

電子印鑑を利用する際には、自身で保管できる印鑑と異なり、パソコン上で押すことができるため、セキュリティ面を意識する必要があります。また、電子印鑑で構わないかどうかを取引先に対して確認しておき、不要なトラブルを防ぐようにしましょう。

【メリット】

  • 押印作業(承認作業など)の効率化
  • 印刷コストの削減
  • 種類によっては、パソコンのログイン情報と結びつけた運用が可能

【デメリット】

  • 種類によっては導入コストがかかる
  • セキュリティ面の信頼性の担保
  • 取引先の同意が求められる

このように電子印鑑にはメリットとデメリットがあります。導入の際には、自社にとってデメリット以上のメリットが得られるかどうかを検討しておきましょう。

参考:初心者でもよくわかる電子印鑑作成ソフトを使ったデジタル印鑑の作り方

電子印鑑(デジタル印鑑)に向かない印とは

印鑑には書類に対して本人が確認を行った旨を示す「認印」と、住民登録をしている地方自治体に登録を行った正式な書類で利用できる「実印」が存在します。特に後者については、土地売買取引や住宅の購入などにも必要になり、重要度の高い場面で使用される印鑑です。

同様に、法人が用いる印鑑にも見積書や請求書に利用されることの多い「社印(角印)」と、法務局に届け出を行った契約書類などの用いる「代表者印(丸印)」が存在します。

どの印鑑でも法的効力は変わりませんが「実印」「代表者印(丸印)」は行政への登録を行っているため、より信頼度の高い印鑑と言えるでしょう。電子印鑑に使用する際は、それぞれの印鑑が自社にとってどのような役割を持っているのか確認した上で、盗用による自社の損失が少ない印鑑を選ぶことが必要です。

参考:実印とはどういう時に必要なのでしょう?
参考:会社印鑑と捺印・押印の法的効力の知識と正しい使い方

電子印鑑(デジタル印鑑)を作れるツール

無料と有料の違い

電子印鑑(デジタル印鑑)を作れるツールには、無料・有料で利用できるものがありますが、まずその違いを理解しましょう。

無料ツールは、基本的に印影を作るだけで、いわば既成の「三文判」を買うのと同じようなことだと考えてください。「誰が、いつ押したか」などは後から確認できず、「非同一性」の確保も難しいと言えるでしょう。つまり、同じ名前の人が同じソフトで印影を作ったら、全く同じ印影になってしまう、ということです。

一方、有料ツールとは「オリジナル性・非同一性の確保」をカバーできるうえ、「誰が、いつ押したか」まで追える製品もあります。さらに、押印後の「稟議〜決裁〜回覧」をまるごとペーパーレス化できるよう、ワークフローシステムとしてパッケージになっている製品も見られます。社内のワークフロー全体を抜本的に効率化したい方は、有料版も検討してみると良いでしょう。

  

無料で使える電子印鑑システム

パソコンのログイン情報と結びつけた有料の電子印鑑も提供されていますが、今回は無料で利用できるものを4つ紹介します。

1.Web認印

Web認印キャプチャg
Web認印

フォント制作及び印章の販売を中心に展開している株式会社白舟書体が提供する電子印鑑サービスです。2000姓×6種類の印章データをダウンロードできます。ファイルの形式は透過GIFファイルなので、ExcelやWordなどの文面に重ねても後ろの文字が隠れません。印鑑として違和感なく使えるでしょう。

2.印鑑透過

印鑑透過

印鑑透過

Webブラウザ上で自分で好きな文字を入力して、電子印鑑を作成できるツールです。作成した印影は、PNG形式でダウンロードでき、WordやExcelファイルへすぐに貼り付けることができます。また、社印などの印影をスキャンした画像ファイルをアップロードする方法でも作成できます。

3.クリックスタンパー

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クリックスタンパー

自分で自由に電子印鑑を作成できるソフトで、電子印鑑の形状を選ぶことができ、複数行の電子印鑑の作成も可能です。PNG、JPEG、BMP、GIFのそれぞれのファイル形式に対応しているため、自分の用途にあった電子印鑑を作成できるでしょう。

4.クリックスタンプ

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クリックスタンプ

自分で自由に電子印鑑を作できるソフトです。WindowsXPから10までのOSに対応しています。BMP及びJPG形式で保存できるだけではなく、作成してすぐにクリップボードに印章がコピーされるので、そのままExcelやWordに貼り付けることができます。

5.電子三文判

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承認はんこフリー 電子三文判

200姓の印影データが組み込まれているソフトで、パソコンのシステムクロックの日付を利用して印鑑に日付を埋め込んだり、承認者の氏名や承認項目を添えることも可能です。会社名や200姓以外の苗字の印鑑の作成はできません。

6.Excel電子印鑑

Excel電子印鑑
Excel電子印鑑

Windows対応、Excelに追加できるアドインプログラムです。このアドインを利用することで、Excelのシート内の右クリックだけで電子印鑑を押印できるようになり、作業がスムーズになります。Excelの請求書などの処理が多い方におすすめです。
※Excel自体の利用は別途料金がかかります

有料で作る電子印鑑(デジタル印鑑)ツール

ここからは、有料で作る電子印鑑ツールをご紹介します。

1.京都光林堂

京都光林堂
京都光林堂

はんこメーカーが一から精緻に印影デザインを手掛けてくれるため、「オリジナル性」「非同一性の担保」を重視する方にオススメです。また、手元の印影をスキャンした場合にどうしても生じてしまう「印影のにじみ・不鮮明」が気になっている人にもおすすめできます。

社印(法人丸印・法人角印)にも対応してくれて、社内の複数PCでライセンス制限なしに共有して使えるので書類作成が捗ります。印影はPNG・GIFで提供されるので、WordやExcelに通常の「画像挿入」の手順で運用できるので簡単です。

2.パソコン決裁Cloud

パソコン決裁Cloud
パソコン決裁Cloud

認印でおなじみの「シャチハタ」が提供する、電子印鑑を介したクラウド型ワークフローシステムです。

手元で利用している印鑑をそのまま電子印影化。角印やサインなども含めて電子化できます。スマホやタブレットに対応しているので、いつでも、どこでも捺印ができます。さらに、捺印履歴が残るので、安心・安全。捺印を済ませたら、宛先を指定してメールで回覧ができます。回覧状況確認も、承認もオンラインで完結できるようになります。

申請から承認、回覧、送付まで、旧来のプロセスをなるべくそのまま「脱はんこ」「ペーパーレス化」したい方におすすめです。

3.Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat ReaderでPDFファイルを開いた状態で、「ツール>スタンプ」という機能を使うと、紙の書面にゴム印を押すように、さまざまなスタンプをPDFファイルに付加できます。

あらかじめ定義されているスタンプのリストから選択するか(例:「承認済」「レビュー済」「受領済」など)、新規に自分の名前を入れるなどして作成も可能です。また、押印した日時も表示できます。

ツールを使わず印鑑を作成する方法

紹介したようなツールをダウンロードしなくても、ソフトの機能を利用すれば電子印鑑を作成できます。
今回は、ExcelとWordのワードアート機能を使って作成する方法と、実際の印鑑から作成する方法を紹介します。

ワードアートで作成する

ExcelやWord、PowerPointの機能の1つであるワードアートを利用して、印影を作成します。

お使いのバージョンによって、一部操作が異なる場合がありますので注意しましょう。

1.ワードアートを選択し、テキスト(苗字、会社名など)を入力する。
スクリーンショット_2016-12-28_11.16.32.png

2.書式の設定ページを開き、テキストを縦書きに変換する。
スクリーンショット_2016-12-28_11.18.16.png

3.図形から丸枠を選択して、文字に重ねる。

4.文字と図形をグループ化して、1つの図形にする。
スクリーンショット_2016-12-28_11.22.24.png

5.右クリックで「図として保存」を選択し、PNG形式で保存する。

6.押印したいファイルに挿入して利用する。
スクリーンショット_2016-12-28_11.25.32.png

参考:ワードアートを挿入する|Microsoftサポート
電子印鑑作成ソフト・サービスまとめ【無料・有料あり】

実際の印鑑から画像を作成する

Photoshopなどの画像編集ソフトを利用して、実際の印鑑から画像を作成する方法もあります。

1.白い紙に押印する。

スクリーンショット_2017-01-05_15.38.23.png撮影:ferret編集部

2.印鑑の写真をパソコンに取り込む。

3.画像編集ソフトを利用して、利用したいサイズに切り取る。

4.背景を透過し、印影のみのデータに加工する。
スクリーンショット_2017-01-05_15.38.13.png

5.PNG形式で保存する。

6.押印したいファイルに挿入して利用する。

スクリーンショット_2016-12-28_12.05.20.png
  

電子印鑑(デジタル印鑑)のメリット・デメリットを把握して導入を

電子印鑑の利用には作業の効率化や印刷代の削減などのメリットがありますが、デメリットも存在します。どちらをも把握した上で導入を検討しましょう。

特に陰影が流出した際に大きな影響が出る実印や丸印のような信頼性の高い印鑑や、銀行との金銭のやり取りに用いる銀行印の利用には注意が必要です。

今回、ご紹介したような電子印鑑ツールを利用するだけではなく、自分で印鑑の画像を作ることでも電子印鑑として運用できます。運用にあたっては会社内や取引先との間で作成方法や利用書類の制限などをルールとして共有しておきましょう。

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