この記事は、2017年1月6日に公開された記事を再編集しています。

書類のやりとりを行う時に、承認や確認の意味で印鑑を使う機会は多いでしょう。
「わざわざ紙で印刷してハンコを押して、スキャナーでパソコンに取り込んでという手間がなくなればいいのに」と思ったことはありませんか?

実は、基本的に契約書や見積もりなどは印鑑を押したからという理由で、正式な文書として法的効力を持つわけではありません。紙で印刷しての押印にこだわりがちですが、パソコン上での文書のやり取りとして押印を行っても、文書の法的効力は失われないのです。

参考:
広がりを見せる「電子印鑑」に法的効力ってあるの?

とはいえ、書類の確認を行ったということを示すために、印鑑を押すことが慣習になっている企業も多いでしょう。

今回は、パソコン上で印鑑を利用できる無料ツールと、ExcelとWordで印鑑を作成する方法をご紹介します。印刷の手間を減らすためにもファイル上で印鑑を押したいという方は、ぜひ挑戦してみてください。

目次

  1. 電子印鑑とは
    1. 電子印鑑のメリットとデメリット
    2. 電子印鑑に向かない印とは
  2. 無料で使える電子印鑑システム
    1. Web認印
    2. クリックスタンパー
    3. クリックスタンプ
    4. 電子三文判
  3. ツールを使わず印鑑を作成する方法
    1. ワードアートで作成する
    2. 実際の印鑑から画像を作成する
  4. まとめ

電子印鑑とは

電子印鑑とは、PDFファイルなどの電子書類に対して、パソコン上で押印できる印鑑を指します。

例えば、Excelで作成した見積もりに押印して顧客にメールで送信する際、従来であれば一度印刷をして上長や自身の印鑑で押印を行う必要がありました。

電子印鑑であれば、そのような印刷の手間を省いて、パソコンでの操作のみで作業を完了できます。

電子印鑑の種類

電子印鑑には2つの種類があります。

1つは、印影を画像にした電子印鑑、そしてもう1つは、印影に作成者、使用者、タイムスタンプなどのデータを保存した電子印鑑です。
一般に、印影だけでなく、使用者やタイムスタンプなどのデータが保存されている電子印鑑の方が、より実物の印鑑に近い効力を持つとされています。

電子印鑑のメリットとデメリット

電子印鑑を利用する際には、自身で保管できる印鑑と異なり、パソコン上で押すことができるため、セキュリティ面を意識する必要があります。また、電子印鑑で構わないかどうかを取引先に対して確認しておき、不要なトラブルを防ぐようにしましょう。

 【メリット】
・ 押印作業(承認作業など)の効率化
・ 印刷コストの削減
・ 種類によっては、パソコンのログイン情報と結びつけた運用が可能

【デメリット】
・ 種類によっては導入コストがかかる
・ セキュリティ面の信頼性の担保
・ 取引先の同意が求められる

このように電子印鑑にはメリットとデメリットがあります。
導入の際には、自社にとってデメリット以上のメリットが得られるかどうかを検討しておきましょう。

参考:
初心者でもよくわかる電子印鑑作成ソフトを使ったデジタル印鑑の作り方

電子印鑑に向かない印とは

印鑑には書類に対して本人が確認を行った旨を示す「認印」と、住民登録をしている地方自治体に登録を行った正式な書類で利用できる「実印」が存在します。特に後者については、土地売買取引や住宅の購入などにも必要になり、重要度の高い場面で使用される印鑑です。

同様に、法人が用いる印鑑にも見積書や請求書に利用されることの多い「社印(角印)」と、法務局に届け出を行った契約書類などの用いる「代表者印(丸印)」が存在します。

どの印鑑でも法的効力は変わりませんが「実印」「代表者印(丸印)」は行政への登録を行っているため、より信頼度の高い印鑑と言えるでしょう。

電子印鑑に使用する際は、それぞれの印鑑が自社にとってどのような役割を持っているのか確認した上で、盗用による自社の損失が少ない印鑑を選ぶことが必要です。

参考:
実印とはどういう時に必要なのでしょう?
会社印鑑と捺印・押印の法的効力の知識と正しい使い方
  

無料で使える電子印鑑システム

パソコンのログイン情報と結びつけた有料の電子印鑑も提供されていますが、今回は無料で利用できるものを4つ紹介します。

1.Web認印

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Web認印

フォント制作及び印章の販売を中心に展開している株式会社白舟書体が提供する電子印鑑サービスです。

2000姓×6種類の印章データをダウンロードできます。ファイルの形式は透過GIFファイルなので、ExcelやWordなどの文面に重ねても後ろの文字が隠れません。印鑑として違和感なく使えるでしょう。

2.クリックスタンパー

クリックスタンパー___窓の杜ライブラリ.png
クリックスタンパー

自分で自由に電子印鑑を作成できるソフトで、電子印鑑の形状を選ぶことができ、複数行の電子印鑑の作成も可能です。

PNG、JPEG、BMP、GIFのそれぞれのファイル形式に対応しているため、自分の用途にあった電子印鑑を作成できるでしょう。

3.クリックスタンプ

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クリックスタンプ

自分で自由に電子印鑑を作できるソフトです。WindowsXPから10までのOSに対応しています。

BMP及びJPG形式で保存できるだけではなく、作成してすぐにクリップボードに印章がコピーされるので、そのままExcelやWordに貼り付けることができます。

4.電子三文判

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http://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se482428.html?_ga=1.18565689.1861529265.1480476725

200姓の印影データが組み込まれているソフトで、パソコンのシステムクロックの日付を利用して印鑑に日付を埋め込んだり、承認者の氏名や承認項目を添えることも可能です。

会社名や200姓以外の苗字の印鑑の作成はできません。

ツールを使わず印鑑を作成する方法

紹介したようなツールをダウンロードしなくても、ソフトの機能を利用すれば電子印鑑を作成できます。
今回は、ExcelとWordのワードアート機能を使って作成する方法と、実際の印鑑から作成する方法を紹介します。

ワードアートで作成する

ExcelやWord、PowerPointの機能の1つであるワードアートを利用して、印影を作成します。

お使いのバージョンによって、一部操作が異なる場合がありますので注意しましょう。

1.ワードアートを選択し、テキスト(苗字、会社名など)を入力する。
スクリーンショット_2016-12-28_11.16.32.png

2.書式の設定ページを開き、テキストを縦書きに変換する。
スクリーンショット_2016-12-28_11.18.16.png

3.図形から丸枠を選択して、文字に重ねる。

4.文字と図形をグループ化して、1つの図形にする。
スクリーンショット_2016-12-28_11.22.24.png

5.右クリックで「図として保存」を選択し、PNG形式で保存する。

6.押印したいファイルに挿入して利用する。
スクリーンショット_2016-12-28_11.25.32.png

参考:
ワードアートを挿入する|Microsoftサポート
電子印鑑作成ソフト・サービスまとめ【無料・有料あり】

実際の印鑑から画像を作成する

Photoshopなどの画像編集ソフトを利用して、実際の印鑑から画像を作成する方法もあります。

1.白い紙に押印する。

スクリーンショット_2017-01-05_15.38.23.png
(撮影:ferret編集部)

2.印鑑の写真をパソコンに取り込む。

3.画像編集ソフトを利用して、利用したいサイズに切り取る。

4.背景を透過し、印影のみのデータに加工する。
スクリーンショット_2017-01-05_15.38.13.png

5.PNG形式で保存する。

6.押印したいファイルに挿入して利用する。

スクリーンショット_2016-12-28_12.05.20.png
  

まとめ

電子印鑑の利用には作業の効率化や印刷代の削減などのメリットがありますが、デメリットも存在します。

 【メリット】
・ 押印作業(承認作業など)の効率化
・ 印刷コストの削減
・ 種類によっては、パソコンのログイン情報と結びつけた運用が可能

【デメリット】
・ 種類によっては導入コストがかかる
・ セキュリティ面の信頼性の担保
・ 取引先の同意が求められる

このようなメリットとデメリットを把握した上で導入を検討するようにしましょう。
特に陰影が流出した際に大きな影響が出る実印や丸印のような信頼性の高い印鑑や、銀行との金銭のやり取りに用いる銀行印の利用には注意が必要です。

今回、ご紹介したような電子印鑑ツールを利用するだけではなく、自分で印鑑の画像を作ることでも電子印鑑として運用できます。

運用にあたっては会社内や取引先との間で作成方法や利用書類の制限などをルールとして共有しておきましょう。

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