※本記事は、2015年8月3日に公開された記事をマケスト提供により一部再編集を行っております。

社内の情報共有を円滑に進めるためには、どのような方法がいいのでしょうか。最近では、Facebookを使った情報共有やSkypeなどのビデオチャットを活用する企業も増えています。

今回は、様々な働き方でも円滑に情報共有をすることができる、オススメの社内情報共有ツール11選をご紹介します。

ぜひ、これらのツールを活用して、スムーズな情報共有を行い、仕事の効率化を図りましょう。
  

社内情報共有ツールを使う3つのメリット

社内情報共有ツールを利用するメリットとしては、主に以下の3点が挙げられます。
  

1. 内容の確認や整理が簡単にできる

ツールを利用することで、記録を時系列で残すことができます。過去にさかのぼって確認することが可能なので、あとで確認をするだけではなく、新入社員や中途社員が、入社前の情報を把握することも可能です。また、メールと異なり、スパムに埋もれてしまって情報を見落とす心配もなくなります。

加えて、抜けや漏れ、すれ違いがなくなることや確認のための二度手間が減るなども期待できます。情報の整理に時間を取られることがなくなるので、無駄を省くことが可能です。
  

2. 同時に複数人とのコミュニケーションが可能

インターネット上のコミュニケーションツールとして、これまではメールが主流でしたが、メールは基本的に1対1のやり取りです。CCやBCCを利用することで一斉送信ができますが、意見の取りまとめには適していません。

しかし、社内SNSを利用すれば、一度に複数人とやり取りをすることが可能なため、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
  

3. 情報を発信・共有しやすい

メールに比べ、フランクに情報発信や共有がしやすいです。特にリアルタイムなコミュニケーションが取りやすいため、緊急時などは特に重宝します。

サービスによっては、資料などの添付ファイルも簡単に共有できるツールもありますので、より活用の幅が広がるでしょう。
  

導入前に確認しておくこと

社内SNSを導入する前に、そのツールが自社に合っているのか、最低限確認しておきたい事項がいくつかあります。

登録ユーザー数

登録できるユーザー数に限りがある場合があります。
導入後に、参加予定者が全員参加できなかったということがないように、導入前に確認しておきましょう。

アップロードできるファイルの総容量

アップロードできるファイルの総容量にも限界がある場合があります。ファイルを投稿しようとしたら、容量オーバーで投稿できない、ということを避けるために、どれくらいの頻度と容量でファイルのやり取りがあるのか、大まかな目処を付けてから導入する必要があります。

アップロードしたファイルの保存期間

投稿したファイルがどれくらい保存されるのかも、ツールによって異なります。以前投稿されていた資料を参考にしようと思ってさかのぼってみても、保存期限が切れてファイルが消えていた、ということが起きないように、必要だと思われるファイルはダウンロードしておくことも重要です。どれくらいの期間SNS上で保存されるのかを確認しておくことも欠かせません。
  

オススメ社内SNS11選

1. Chatter


http://www.salesforce.com/jp/chatter/overview/
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登録可能ユーザー数:制限なし
使用料金:無料または月額1,500円(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:制限なし
アップロードしたファイルの保存期間:永久

無料プランでも十分に機能しますが、月額1,500円のプランを使用すると、全機能使用することができます。グループ機能も充実しています。登録メンバー数の制限はなく、テキストと添付ファイルを含めた容量は25MBまで、添付ファイル数は25まで可能です。また、個人が参加できるグループは100まで、組織内で作成できるグループは1,000までです。

操作感は、いいね!やコメント機能など、Facebookとほぼ変わりがなく、直感的に操作できるので、誰でもすぐに始めることができます。
  

2. ChatWork[マケスト提供]


http://www.chatwork.com/ja/
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ChatWork導入のメリットや、6つの機能をわかりやすくご紹介![マケスト提供]

登録可能ユーザー数:200人、201人以上になる場合は問い合わせが必要
使用料金:無料、月額400円、月額2,000円~(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:プランによって異なる(例:月額400円の場合は10GBまで)
アップロードしたファイルの保存期間:解約時まで

チャットだけではなく、タスク管理やビデオ会議音声通話、通知機能などが提供されています。また、メッセージ検索機能もついているので、全てのメッセージの中から、キーワード検索をすることができます。

登録可能ユーザー数はプランによって異なり、企業で使う場合は、月額2000円からのビジネスプランがオススメです。このプランでは、社員のアカウントを管理でき、最大で14人でのビデオ会議を行うことができます。操作感は、直感的に操作でき、初めて使う人でも簡単に使用することが可能です。セキュリティーに関しては、企業の規模や業種に合わせたプランを選択すると、アクセスする場所や端末の制限やファイル送信に関する制限など、強固なセキュリティができます。
  

3. WowTalk


https://biz.kingsoft.jp/wowtalk/
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登録可能ユーザー数:制限なし
使用料金:月額300円(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:記載なし
アップロードしたファイルの保存期間:記載なし

トークルームでのチャットや、タイムライン機能、社員のリスト管理などが提供されています。また、ほかのサービスとの連携も可能で、GoogleドライブやGoogleカレンダーなどを簡単に共有することができます。LINEのように既読マークがつくので、確認漏れがないかのチェックも可能で、グループに関する制限も特になく、自由度の高いツールです。

操作感は、いいね!やコメント機能など、Facebookとほぼ変わりなく、直感的に使うことができます。セキュリティに関しては、管理者のみが管理機能の操作権限を持っていること、システムに以上が検知された場合はすぐに、システム担当者に通知されることなどから、安心して使用することが可能です。

  

4. サイボウズLive


https://live.cybozu.co.jp/
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登録可能ユーザー数:300人(グループメンバー数)
使用料金:無料~(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:1GB
アップロードしたファイルの保存期間:記載なし

招待されたメンバーだけで情報共有ができるグループチャットです。フリーミアムというビジネスモデルを採用しているため、基本機能は無料で使用でき、付加機能・応用機能を希望する場合のみ課金が必要となります。

チャット機能はもちろん、ToDoリストの管理やグループ内でよく利用するWebサイトリンクの共有、アンケート機能の提供されています。Microsoft Officeの文書はもちろん、PhotoshopやIllustratorのファイルもアップロードできます。1ファイル25Mバイトまでアップロードできるので、メールでは添付が難しいサイズのファイルの共有も可能です。

また、カレンダー機能も付いていて、Googleカレンダーの同期もできるのでサイボウズLive上で予定の管理を一元管理できます。そのほか、FacebookやTwitterとの連携も可能です。

操作感については、掲示板のようなUIで直感的に操作できます。アプリでもスムーズな操作ができ、イベントやToDoリストなどのトピックも確認しやすいです。セキュリティに関しては、許可されたユーザー以外はアクセスできない認証の仕組みが装備されているため、安心して利用することができます。
  

5. Talknote(トークノート)[マケスト提供]


http://talknote.com/
タスク管理もラクラク!Talknote(トークノート)の機能をご紹介![マケスト提供]
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登録可能ユーザー数:制限なし
使用料金:無料、月額430円~月額1,780円、月額4,980円~(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:プランによって異なる(例:月額430円の場合は5MBまで)
アップロードしたファイルの保存期間:制限なし

チャット機能はもちろん、メールとの連携やタスク管理、ワード検索などができます。また、メールや電話だけではなく、訪問でのサポート体制も整備されています。4つのプランが用意されていますが、機能を利用しつつ、自社専用にカスタマイズして使うなら、月額4,980円〜のエンタープライズがオススメです。全てのプランで、無料トライアルを行ってから導入することが可能ですので、まずは自社に会ったプランはどれなのかを選定しましょう。

一般的なOffice系のファイルや主な画像形式は対応していますので、このツールで社内の情報を一喝管理しておけば、どこに保存してあるかわからなくて探す手間を省くことができます。組織が大きくなればなるほど、集まって会議をすることは難しくなりますが、Talknoteを活用することで社内コミュニケーションを活性化させることができます。

操作感については、Facebookのような操作性で、簡単に使用することができますし、メールアドレスだけではなく、LINEのアカウントでも登録可能です。セキュリティに関しては、利用端末のアクセス制限か可能なため、不正なアクセスを軽減できるだけではなく、常時データをバックアップしているので、障害時でも安心です。


  

6. Googleハングアウト


http://www.google.com/intl/ja/+/learnmore/hangouts/?gclid=CJKFnNS7u8YCFcOXvQoduFUChw
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登録可能ユーザー数:制限なし
使用料金:月額500円、月額1200円(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:月額500円の場合は30GB、月額1200円の場合は無制限
アップロードしたファイルの保存期間:制限なし

Googleが提供しているツールです。チャットだけではなく、テレビ会議や外部回線での電話も可能です。ログイン中かどうかの在籍確認も表示されますので、相手のステータスを確認することもできます。Googleが提供しているほかのサービスとの連携もスムーズで、GmailやGoogleカレンダーなどの画面からも起動可能です。Google Chromeの拡張機能として、Googleハングアウトを追加できます。

チャット履歴はGmailアカウントに保存されるので、あとで簡単に検索することもでき、テレビ会議機能では最大で10人とやり取りをすることが可能です。外部電話の機能については、利用前にWeb画面上で事前購入をするプリペイド方式なので、格安かつ安心して利用することができます。

操作感については、Googleのサービスを利用している人なら登録~利用まで簡単に行うことができ、初めて使う場合でも難しい操作はなく、直感的に使用できます。セキュリティに関しては、Google自身がこのツールを利用して、個人情報や財務情報などを管理していることで、安全であると証明しています。

また、不正なアクセスを自動的に検出する機能やサーバーが24時間365日体制で監視されているため、物理的に近づくことも不可能だということなどからも、安全性には最大限、配慮されています。
  

7. gamba!


http://www.getgamba.com/top
App store

登録可能ユーザー数:制限なし
使用料金:月額518円~月額734円(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:制限なし
アップロードしたファイルの保存期間:制限なし

このツールは、主に日報の提出や目標達成に重点をおいています。PCだけではなく、スマートフォンやタブレットなどからも日報の投稿ができ、ほかの人の日報を読むことができます。日報には開封確認の機能が付いているので、自分の日報が読まれているのかどうかの確認もできます。また、リマインド機能もついているので、提出漏れを防ぐことも可能です。

加えて、項目のテンプレートを作成できたり、Googleカレンダーと連携しているので、情報を取り込んでそのまま添付することもできます。ほかにも、成果をあげた社員に表彰状を贈ることができる、アワード機能もあるので、モチベーションアップにもつながります。目標達成については、一目でメンバーの達成状況がわかるページがあります。その日の進捗状況を入力すると、自動的に計算して、全体の目標達成まであとどのくらいかを把握することができます。

操作感については、Facebookのようなタイムラインで日報の確認等できるので、簡単に使用することができます。タイムラインでのコミュニケーションも可能なので、日報に対するフィードバックも簡単です。セキュリティに関しては、システムが全て二重化されているので、片方の系統に障害が生じた場合でも問題なく使用することができます。また、バックアップについては、国内のサーバーが全てダウンするという最悪の状況が想定されていて、複数拠点で分散して保管されているので、安心して利用することができます。
  

8. Yammer


https://www.microsoft.com/ja-jp/yammer/
App store
Google Play

登録可能ユーザー数:制限なし
使用料金:無料、月額330円、月額540円(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:制限なし
アップロードしたファイルの保存期間:制限なし

Microsoftが提供しているツールです。そのため、チャット機能のほか、Officeファイルや PDFのプレビューも可能です。フルーミアムというビジネスモデルを採用しているので、基本的には無料プランでも十分に利用することができます。自社に合わせてカスタムしたい場合などは、プランを上げることをオススメします。

このツールでは、Yammerのネットワーク外の人、例えば社外の取引相手などともやり取りをすることが可能です。メールで相手を招待するだけで、自社ネットワークと同等の機能を使うことができます。

全世界で150ヵ国以上、23言語で利用されていて、国内でもシャープ株式会社や伊藤忠商事株式会社など、大手企業も取り入れています。また、Skype for BusinessやOutlookの電子メール、OneDriveのファイルなどをスムーズに扱うことができます。

操作感については、直感的に、簡単に利用できるだけではなく、通知機能が優れていることが特徴です。通知がスレッドごとにまとめて表示されたり、モバイルではライトを点滅させて通知の着信を知らせてくれたりなど、メッセージが来た時にすぐに気が付くことができます。セキュリティに関しては、Yammerネットワークに参加可能なのは、企業の検証済みメールアドレス保持者のみであることやウイルスなどの侵入テストを四半期ごとに行っていることなどからも安心して利用することが可能です
  

9. Qiita:Team

qiitateam-1.jpg
https://teams.qiita.com/

登録可能ユーザー数:プランによって異なる(月額6900円の場合10人まで)
使用料金:月額1,490円〜月額15,000円(1ユーザーあたり)
アップロード可能なファイルの総容量:制限なし
アップロードしたファイルの保存期間:制限なし

「Qiita:Team」は、エンジニアの方にオススメの情報共有ツールです。Markdown記法に対応しているので、プレーンテキストを書くだけで、読みやすい記事を書くことができます。チャット機能だけではなく、日報や議事録の投稿も可能で、テンプレートで書くことができる機能も搭載されています。また、検索機能を使うと、過去の記事からも簡単に情報を取り出すことができます。ブログを投稿することもでき、エンジニアの開発情報などを社外に発信することも可能です。

4つのプランが提供されていますが、全てのプランで無料トライアルを使用することができるので、自社にあったプランを選定することをオススメします。プランによって登録人数に制限がありますが、18人以上で使用する場合は、問い合わせると対応してくれるようです。セキュリティに関しては、2段階認証システムを採用していること、管理画面は管理者のみアクセスできることなどからも安心して利用することができます。
  

10. Beat Shuffle


アプリ配信について:アプリはインハウス型で配信されるため、直接問い合わせが必要です。

登録可能ユーザー数:制限なし
使用料金:月額50,000円〜
アップロード可能なファイルの総容量:制限なし
アップロードしたファイルの保存期間:制限なし

2004年に世界で初めて社内SNSの配信を開始して以来、長年にわたって社内SNS導入実績トップクラスのSNSです。チャット機能だけではなく、つぶやき機能や日記の投稿、アンケート機能、wiki機能なども配信されていて、このツール1つで情報共有に関する全てを網羅することができます。Q&A機能もあり、質問したいことがあるけれど、誰に聞いたら良いのかわからない、聞くタイミングがない、などの問題も解決できるので、質問することが多いのに、躊躇しがちな新入社員や中途社員なども、積極的にコミュニケーションをとることができます。

また、新着トピックやトピック作成が見やすいので、部署を超えたコミュニケーションを図ることも可能です。このツールは企業のみに提供されるため、導入前は運用開始まで多少時間がかかることも予想されますが、導入前後の運営のサポートをしてくれたり、多くの便利な機能が提供されていることを鑑みると、問題には感じられません。

操作感については、直感的に操作でき、初めて利用する人でもすぐに操作することができます。どこに何があるのかが見やすいUIなので、機能が多く提供されていても煩わしさを感じさせません。セキュリテーに関しては、2004年から現在まで配信され続けていること、数々の試験をクリアしてきたことなどから、安心して利用することができます。

11.Oneteam(ワンチーム)[マケスト提供]

oneteam.PNG
https://one-team.com/ja/
多機能ツール「Oneteam」の特徴をご紹介![マケスト提供]

App store
Google Play

登録可脳ユーザー数:制限なし
使用料金:月額5,500円(~10人)、月額13,000円(11~20人)、月額19,500円(21~30人)
アップロード可能なファイルの総容量:無制限
アップロードしたファイルの保存期間:制限なし

Oneteam(ワンチーム)は、スムーズな情報共有を実現するオンラインミーティングスペースです。
各プロジェクトの課題や目的に合わせてコンテンツの作成・共有、議論を集約することができます。

また、マルチチーム機能を搭載しており、1人のユーザーが複数のプロジェクトチームに所属することが可能。

PCだけでなくiPhoneやAndroidといったモバイル端末からも利用でき、社内・社外問わずいつでも情報を確認したり、コメントを返信したりすることができるのも、Oneteam(ワンチーム)の特徴の1つです。


  

まとめ

今回は、様々な働き方でも円滑に情報共有をすることができる、オススメの社内の情報共有ツール(SNS)をご紹介しました。社内SNSの活用は、冒頭で記載したメリットだけではなく、入社歴が浅く、他の社員とのコミュニケーションに不安を持っている新入社員や中途社員が気軽にコミュニケーションを図るきっかけにもなります。

社内専用なので、プライベートをあまり明かしたくない人でも気軽に利用することができます。活発なコミュニケーションは、よりよい企画が生まれたり、相互理解を深めるためには欠かせません。

情報共有がよりスムーズになるだけではなく、活発なコミュニケーションを産むツールとしても、ぜひこれらのツールを活用して、仕事の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

その他、おすすめの社内共有ツールを比較してみる![マケスト提供]