
グループウェア14選!円滑な情報共有と業務効率化につなげよう
業務効率化を進める上で、社内での円滑な情報共有は欠かせないポイントです。しかし、部署や勤務地が違っていたり、それぞれ違うツールを利用することで、共有内容に抜けが生じる可能性があります。
そこで活用できるのが、グループウェアです。
グループウェアとは、主に社内など内部的な情報共有のために利用するツールのことです。社内の全員が同じツールで情報をやり取りできるため、情報の見逃しや共有漏れを防げます。
今回は、グループウェアを15個ご紹介します。それぞれ機能や料金は違うため、自社に最適なツールを見付けるために比較し検討してみてはいかがでしょうか。
グループウェアとは
グループウェアとは、社内やチーム内など、内部的な情報共有に利用するソフトウェアのことです。主な機能は以下のとおりです。
- メッセージ機能
- タスク管理機能
- スケジュール管理機能
- 勤怠管理機能
- ドキュメント管理機能
円滑な情報共有と業務効率化を実現
大企業では支社、ベンチャー企業では在宅ワークなど様々な働き方があります。同じ企業で働いていても、社員1人ひとりの仕事内容や役割、勤務地は異なる場合があります。
それぞれ違う環境で情報共有する時に個人間で伝達方法が異なっていると、情報に抜けが生じかねません。
グループウェアを利用すると、社内で同じツールを介して円滑に情報共有できるため、業務効率化を図れます。
グループウェアの選び方
一言にグループウェアといっても、その種類や機能は様々です。
自社にとって最適なツールを選ぶためには、「グループウェアを導入することでどういった業務やコミュニケーションを効率化したいのか」を明確にすることが重要です。
例えば、既に別のツールで社員のタスク管理を行っているものの、社員間の情報共有に課題を抱えていることもあるはずです。
そういった場合は、タスク管理機能よりメッセージ機能に特化しているツールを選ぶといった基準を設けてみましょう。*自社が導入する上でどういったメリットがあるのかを踏まえて検討してみてください。
参考:
効率的な情報共有に役立つ!グループウェアのメリット・デメリットを理解しよう|ferret
グループウェア15選
1. iQube
利用料金:無料(利用人数が10名を超える場合は400円〜/月)
社内のノウハウの蓄積に特化した15の機能を備えている、クラウド型のグループウェアです。10名まで無料で利用できます。
特定のグループ内のみで情報共有したい場合は、ユーザーごとに文書の閲覧制限を設定でき、その文書にコメントも可能です。また、スケジュールとToDoリストの連携もできるため、情報共有や現状把握をiQubeで完結できます。
2. GRIDY
利用料金:無料
ユーザー数の制限なく、無料で利用できるグループウェアです。メッセージのやり取りはもちろん、スケジュール管理・プロジェクト管理・設備予約・タイムカードなど、23種類の様々な機能が実装されています。
3. Chatter
利用料金:無料(Salesforceのエディションユーザー)
Salesforceの全エディションのユーザーが追加料金なしで利用できるグループウェアです。
招待機能が搭載されており、Salesforceユーザー以外も加わることができるので、社内のみならず社外の方との連携も可能です。
公開・非公開を選択できるグループ機能、アンケート機能など、コミュニケーションやナレッジの共有に便利な機能が揃っています。
4. Aipo
利用料金:300円〜/月(30日間の無料お試し期間あり)
初期費用無料で、利用できる機能に応じて3つのプランから選べるグループウェアです。
ブログなど珍しい機能も搭載されているため、利用したい機能が決まっている場合は検討しやすいでしょう。また、ワークスペース専用ストアからも、緊急時の安否確認など特定の機能が使える専用アプリをダウンロードできます。
利用画面がシンプルなので、ユーザーの職種や年代にかかわらず簡単に利用できるでしょう。
5. GROUP SESSION
利用料金:無料(有料プラン有:300円〜/月)
ユーザー数の制限なく、無料から利用できるグループウェアです。メッセージ機能やスケジュール管理機能、施設の予約機能などが搭載されています。
有料のオプションや別の有料プランを契約することで、運用のサポートや保守まで行ってくれます。
無料版はダウンロード後すぐに利用できるため、まずは無料で利用してみて、自社に応じて課金を検討することをオススメします。
6. SmaBiz! Office 365
利用料金:540円〜/月
マイクロソフトが提供するクラウド型グループウェアです。メールやスケジュール管理などの基本的な機能のほか、Web会議なども利用できます。
スマートフォンやタブレットで資料の編集ができるため、営業などで外出中でも業務効率化を図れます。
利用できる製品によって数多くの種類からプランを選択できるため、自社に合わせたカスタマイズも可能です。
7. Garoon
利用料金:800円〜/月
経費処理や稟議書申請の電子化など、日本の商習慣で頻繁に利用するシーンに合わせてカスタマイズされた機能をもつグループウェアです。
一方で、英語と中国語に画面表示を切り替えられるため、グローバルな組織でも活用できます。セキュリティ強化などオプション機能も豊富なので、特化したいポイントに応じて利用できます。
8. Talknote
利用料金:要問い合わせ(無料トライアル有)
社内でのコミュニケーションを円滑にするグループウェアです。チャット機能やタスク管理機能はもちろん、社内SNSなど、社員間のコミュニケーションを重視する機能が揃っています。アクセス時間をもとに社員の状況を把握し、ログイン時間が勤務時間より長い場合はAIが検知して、人事担当や上長にアラートを送ります。
また、よくやり取りをしている社員をチャットの頻度から調べることができるため、組織内のコミュニケーションの密度を可視化し、改善に繋げられるのも特徴の1つです。
9. listcluster Maps
利用料金:5,100円〜/月(7日間無料モニター有)
Google マップを使い、オリジナルの営業マップを作成できるグループウェアです。自社の顧客リストをマッピングすることで、営業状況を可視化できます。
また、訪問予定の顧客の近隣にある別顧客の情報もわかるため、追加で挨拶に立ち寄るといった行動で顧客満足度の向上にもつなげられます。特定のキーワードでWeb上から企業リストの作成も行え、営業活動を強化したい企業にオススメです。
10. ビジネスgoo
利用料金:600円~/月(2ヵ月間の無料トライアルあり)
NTTレゾナント株式会社のポータルサイト「goo」と連携しているグループウェアです。基本的な機能に加え、天気や交通情報、RSSリーダーなどビジネス活用に便利な機能も利用できます。ユーザー数とファイル共有容量によって料金が変わります。スマートフォンアプリもあり、万が一、端末を紛失した場合はデータを遠隔消去できます。初期費用は無料です。
11. desknet's NEO
利用料金:400円~/月(30日間の無料お試し期間あり)
安価にもかかわらず、多くの機能を活用できるグループウェアです。「AppSuiteアプリライブラリ」を使い、案件管理や商談記録などを自社に合わせてカスタマイズしたアプリを作成できます。
専門知識がなくても簡単に活用できるため、使い慣れるまでに時間がかからず業務効率化を図れます。
12. kintone
利用料金:780円〜/月(30日間の無料お試し期間有)
プログラミングなどの知識や技術がなくても、データベース型アプリを簡単に作成できるグループウェアです。顧客管理や日報など、用途に応じてカスタマイズでき、データはExcelから取り込めます。
また、APIを利用することでセンサーと連携したり、JavaScript・プラグインを利用してガントチャートを作成したりも可能です。
13. WaWaOffice
利用料金:3,150円〜/月(14日間の無料お試し期間有)
企業内LANを利用して、データベースや日報管理まで行えるグループウェアです。データはCSV形式でのダウンロードも可能なので、既存システムと連携する際に便利です。
機能を限定して利用したい場合などは、料金の調整も可能なので、最小限のコストで自社に合わせた機能を相談してみましょう。365日24時間有人監視を行っているため、セキュリティも安心です。
15. airy
利用料金:635円〜/月(初期費用25,000円)
情報共有や業務効率化だけではなく、社員のモチベーション向上にもつながるグループウェアです。
社内SNSのツールで、タイムラインや趣味のコミュニティも作成できるため、社内コミュニケーションも活発化するでしょう。初期設定ではヒアリング内容をもとに自社に必要な機能を設定してくれるので、課題に合わせてカスタマイズできます。
- ユーザー
- ユーザーとは、コンピューターやシステムを利用する人のことを指します。 利用者、使用者、消費者などの意味を持つ英単語で、対義語は「メーカー」や「デベロッパー」などがあります。
- ユーザー
- ユーザーとは、コンピューターやシステムを利用する人のことを指します。 利用者、使用者、消費者などの意味を持つ英単語で、対義語は「メーカー」や「デベロッパー」などがあります。
- ユーザー
- ユーザーとは、コンピューターやシステムを利用する人のことを指します。 利用者、使用者、消費者などの意味を持つ英単語で、対義語は「メーカー」や「デベロッパー」などがあります。
- ユーザー
- ユーザーとは、コンピューターやシステムを利用する人のことを指します。 利用者、使用者、消費者などの意味を持つ英単語で、対義語は「メーカー」や「デベロッパー」などがあります。
- ブログ
- ブログとは、ホームページの一種です。運営者はブログシステムに登録し、利用開始をすることで、ホームページ制作のプログラム技術を修得する必要なく、本文のみを投稿しつづければ、公開・表示はおろかページの整理や分類なども効率的に行えるシステムを言います。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- ユーザー
- ユーザーとは、コンピューターやシステムを利用する人のことを指します。 利用者、使用者、消費者などの意味を持つ英単語で、対義語は「メーカー」や「デベロッパー」などがあります。
- ユーザー
- ユーザーとは、コンピューターやシステムを利用する人のことを指します。 利用者、使用者、消費者などの意味を持つ英単語で、対義語は「メーカー」や「デベロッパー」などがあります。
- タブレット
- タブレットとは、元々「板状のもの」「銘板」といった意味の単語です。パソコンの分野で単にタブレットといえば、「ペンタブレット」や「タブレット型端末」などの板状のデバイス全般を指します。ここでは主にタブレット型端末について説明していきます。
- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
- ポータルサイト
- ポータルサイトとは、インターネットの玄関口となる巨大なWEBサイトのことを言います。 サイトが独自の情報を発信するのではなく、検索エンジンやリンク集を核として、ニュースや株価などの情報や、メールやチャットなどのユーザーがインターネット上で必要とする機能を提供しています。
- RSS
- RSSとは、ブログやホームページが更新された際に、更新情報(コンテンツ)の要約を直接訪れることなく受け取れるソフトウェアを指します。
- ユーザー
- ユーザーとは、コンピューターやシステムを利用する人のことを指します。 利用者、使用者、消費者などの意味を持つ英単語で、対義語は「メーカー」や「デベロッパー」などがあります。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- データベース
- データベースとは、複数のアプリケーションまたはユーザーによって共有されるデータの集合体のことです。特定のテーマに沿ったデータを集めて管理され、検索や抽出が簡単にできるようになっているものを指します。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- JavaScript
- JavaScript(ジャバスクリプト)とは、Webサイト上でさまざまなインタラクティブな動きを実現するために用いられる言語
- プラグイン
- プラグインは、本来あるソフトウェアに機能を拡張させるために追加するプログラムのことです。 このページではWordpressのプラグインを例としてお話していきます。
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