この記事は、2016年7月15日の記事を再編集しています。

業務効率化を進める上で、社内での円滑な情報共有は欠かせないポイントです。しかし、部署や勤務地が違っていたり、それぞれ違うツールを利用することで、共有内容に抜けが生じる可能性があります。

そこで活用できるのが、グループウェアです。

グループウェアとは、主に社内など内部的な情報共有のために利用するツールのことです。社内の全員が同じツールで情報をやり取りできるため、情報の見逃しや共有漏れを防げます。

今回は、グループウェアを15個ご紹介します。それぞれ機能や料金は違うため、自社に最適なツールを見付けるために比較し検討してみてはいかがでしょうか。
  

目次

  1. グループウェアとは
    1. 円滑な情報共有と業務効率化を実現
    2. グループウェアの選び方
  2. グループウェア15選
    1. iQube
    2. GRIDY
    3. Chatter
    4. Aipo
    5. GROUP SESSION
    6. SmaBiz! Office 365
    7. Garoon
    8. Talknote
    9. listcluster Maps
    10. ビジネスgoo
    11. desknet's NEO
    12. kintone
    13. WaWaOffice
    14. Oneteam
    15. airy
  3. まとめ
      

グループウェアとは

グループウェアとは、社内やチーム内など、内部的な情報共有に利用するソフトウェアのことです。主な機能は以下のとおりです。

  • メッセージ機能
  • タスク管理機能
  • スケジュール管理機能
  • 勤怠管理機能
  • ドキュメント管理機能

  

円滑な情報共有と業務効率化を実現

大企業では支社、ベンチャー企業では在宅ワークなど様々な働き方があります。同じ企業で働いていても、社員1人ひとりの仕事内容や役割、勤務地は異なる場合があります。

それぞれ違う環境で情報共有する時に個人間で伝達方法が異なっていると、情報に抜けが生じかねません。

グループウェアを利用すると、社内で同じツールを介して円滑に情報共有できるため、業務効率化を図れます。
  

グループウェアの選び方

一言にグループウェアといっても、その種類や機能は様々です。

自社にとって最適なツールを選ぶためには、「グループウェアを導入することでどういった業務やコミュニケーションを効率化したいのか」を明確にすることが重要です。

例えば、既に別のツールで社員のタスク管理を行っているものの、社員間の情報共有に課題を抱えていることもあるはずです。

そういった場合は、タスク管理機能よりメッセージ機能に特化しているツールを選ぶといった基準を設けてみましょう。*自社が導入する上でどういったメリットがあるのかを踏まえて検討してみてください。

参考:
効率的な情報共有に役立つ!グループウェアのメリット・デメリットを理解しよう|ferret
  

グループウェア15選

1. iQube

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iQube

利用料金:無料(利用人数が10名を超える場合は400円〜/月)

社内のノウハウの蓄積に特化した15の機能を備えている、クラウド型のグループウェアです。10名まで無料で利用できます。

特定のグループ内のみで情報共有したい場合は、ユーザーごとに文書の閲覧制限を設定でき、その文書にコメントも可能です。また、スケジュールとToDoリストの連携もできるため、情報共有や現状把握をiQubeで完結できます。
  

2. GRIDY

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GRIDY

利用料金:無料

ユーザー数の制限なく、無料で利用できるグループウェアです。メッセージのやり取りはもちろん、スケジュール管理・プロジェクト管理・設備予約・タイムカードなど、23種類の様々な機能が実装されています。
  

3. Chatter

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Chatter

利用料金:無料(Salesforceのエディションユーザー)

Salesforceの全エディションのユーザーが追加料金なしで利用できるグループウェアです。

招待機能が搭載されており、Salesforceユーザー以外も加わることができるので、社内のみならず社外の方との連携も可能です。

公開・非公開を選択できるグループ機能、アンケート機能など、コミュニケーションやナレッジの共有に便利な機能が揃っています。
  

4. Aipo

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Aipo

利用料金:300円〜/月(30日間の無料お試し期間あり)

初期費用無料で、利用できる機能に応じて3つのプランから選べるグループウェアです。

ブログなど珍しい機能も搭載されているため、利用したい機能が決まっている場合は検討しやすいでしょう。また、ワークスペース専用ストアからも、緊急時の安否確認など特定の機能が使える専用アプリをダウンロードできます。

利用画面がシンプルなので、ユーザーの職種や年代にかかわらず簡単に利用できるでしょう。
  

5. GROUP SESSION

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GROUP SESSION

利用料金:無料(有料プラン有:300円〜/月)

ユーザー数の制限なく、無料から利用できるグループウェアです。メッセージ機能やスケジュール管理機能、施設の予約機能などが搭載されています。

有料のオプションや別の有料プランを契約することで、運用のサポートや保守まで行ってくれます。

無料版はダウンロード後すぐに利用できるため、まずは無料で利用してみて、自社に応じて課金を検討することをオススメします。
  

6. SmaBiz! Office 365

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SmaBiz! Office 365

利用料金:540円〜/月

マイクロソフトが提供するクラウド型グループウェアです。メールやスケジュール管理などの基本的な機能のほか、Web会議なども利用できます。

スマートフォンやタブレットで資料の編集ができるため、営業などで外出中でも業務効率化を図れます。

利用できる製品によって数多くの種類からプランを選択できるため、自社に合わせたカスタマイズも可能です。
  

7. Garoon

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Garoon

利用料金:800円〜/月

経費処理や稟議書申請の電子化など、日本の商習慣で頻繁に利用するシーンに合わせてカスタマイズされた機能をもつグループウェアです。

一方で、英語と中国語に画面表示を切り替えられるため、グローバルな組織でも活用できます。セキュリティ強化などオプション機能も豊富なので、特化したいポイントに応じて利用できます。
  

8. Talknote

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Talknote

利用料金:要問い合わせ(無料トライアル有)

社内でのコミュニケーションを円滑にするグループウェアです。チャット機能やタスク管理機能はもちろん、社内SNSなど、社員間のコミュニケーションを重視する機能が揃っています。アクセス時間をもとに社員の状況を把握し、ログイン時間が勤務時間より長い場合はAIが検知して、人事担当や上長にアラートを送ります。

また、よくやり取りをしている社員をチャットの頻度から調べることができるため、組織内のコミュニケーションの密度を可視化し、改善に繋げられるのも特徴の1つです。
  

9. listcluster Maps

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listcluster Maps

利用料金:5,100円〜/月(7日間無料モニター有)

Google マップを使い、オリジナルの営業マップを作成できるグループウェアです。自社の顧客リストをマッピングすることで、営業状況を可視化できます。

また、訪問予定の顧客の近隣にある別顧客の情報もわかるため、追加で挨拶に立ち寄るといった行動で顧客満足度の向上にもつなげられます。特定のキーワードでWeb上から企業リストの作成も行え、営業活動を強化したい企業にオススメです。
  

10. ビジネスgoo

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ビジネスgoo

利用料金:600円~/月(2ヵ月間の無料トライアルあり)

NTTレゾナント株式会社のポータルサイト「goo」と連携しているグループウェアです。基本的な機能に加え、天気や交通情報、RSSリーダーなどビジネス活用に便利な機能も利用できます。ユーザー数とファイル共有容量によって料金が変わります。スマートフォンアプリもあり、万が一、端末を紛失した場合はデータを遠隔消去できます。初期費用は無料です。
  

11. desknet's NEO

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desknet's NEO

利用料金:400円~/月(30日間の無料お試し期間あり)

安価にもかかわらず、多くの機能を活用できるグループウェアです。「AppSuiteアプリライブラリ」を使い、案件管理や商談記録などを自社に合わせてカスタマイズしたアプリを作成できます。

専門知識がなくても簡単に活用できるため、使い慣れるまでに時間がかからず業務効率化を図れます。
  

12. kintone

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kintone

利用料金:780円〜/月(30日間の無料お試し期間有)

プログラミングなどの知識や技術がなくても、データベースアプリを簡単に作成できるグループウェアです。顧客管理や日報など、用途に応じてカスタマイズでき、データはExcelから取り込めます。

また、APIを利用することでセンサーと連携したり、JavaScriptプラグインを利用してガントチャートを作成したりも可能です。
  

13. WaWaOffice

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WaWaOffice

利用料金:3,150円〜/月(14日間の無料お試し期間有)

企業内LANを利用して、データベースや日報管理まで行えるグループウェアです。データはCSV形式でのダウンロードも可能なので、既存システムと連携する際に便利です。

機能を限定して利用したい場合などは、料金の調整も可能なので、最小限のコストで自社に合わせた機能を相談してみましょう。365日24時間有人監視を行っているため、セキュリティも安心です。
  

14. Oneteam

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Oneteam

利用料金:4,950円〜/月(30日間の無料トライアル有)

課題・目的・案件ごとにトピックを作成し、メンバーで議論できるグループウェアです。ファイルの添付やプレビュー機能はもちろん、情報の公開範囲の設定も状況に応じて細かく設定できます。

テンプレート設定もでき、社内で統一した報告書や議事録を作成することが可能です。WebhookやSlackとも連携しており、外部サービスと並行して利用する場合に便利です。

15. airy

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airy

利用料金:635円〜/月(初期費用25,000円)

情報共有や業務効率化だけではなく、社員のモチベーション向上にもつながるグループウェアです。

社内SNSのツールで、タイムラインや趣味のコミュニティも作成できるため、社内コミュニケーションも活発化するでしょう。初期設定ではヒアリング内容をもとに自社に必要な機能を設定してくれるので、課題に合わせてカスタマイズできます。
  

まとめ

円滑な情報共有は、業務効率化だけでなく社内コミュニケーションの活発化にもつながります。また、メンバーが同じツールを利用することで情報の一元化もできるため、業務上のノウハウも蓄積できるでしょう。

ただ、グループウェアは社内に浸透するまで時間を要するため、1度導入するとほかのツールに変更するのは大変です。

無料トライアルなども活用しつつ、しっかり検討してから導入しましょう。