作業効率3倍！？Gmailの便利ワザと具体的手順

GoogleのGmailはとても便利でかつ大容量で、多くのユーザーが利用しているのではないでしょうか。そのGmailに、多くの便利ワザや活用術があるのはあまり知られていません。

本記事では、2014年12月24日現在、ブラウザ版Gmailにおいて、編集部で確認ができた便利ワザや手順をまとめてご紹介します。

Gmail

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効率化その1：ラベル分類で整理が激速！

一般的に情報を整理するときに、フォルダといった箱で分類することが多いかと思います。

Gmailでも同様のことはできるのですが、オススメなのはラベルです。メールに対して自動で情報を付加でき、しかも複数付けられるのです。

単純なカテゴリー分けですと、「このメール、新規でもあるし業務でもあるし未処理でもあるし・・・」と、迷うことが多いものです。情報はさまざまな側面がありますので、一意には分類できないことが多いのです。

そのようなとき、ラベルは任意の名前で複数付けられ、しかも自動で付けられますので、とても便利です。

ラベルの自動設定

ラベル付け（ラベリング）はとても簡単です。Gmailの画面でラベリングしたいメールを表示させ、以下のように操作します。

メニューからメールの自動振り分け設定で行います。ラベリングしたい条件（フィルタ）を設定し、それを適用します。分類後は、Gmailの検索欄でlabel:ラベル名と検索しますと、すぐに見つかります。

＜まとめ＞
・メールの分類にはラベルがオススメ。
・ラベルは自動で、複数つけられる。
・ラベルを付与後は、検索が簡単に。

効率化その2：大きな添付ファイルも送信できて快適！

たまに、大きなファイルを添付しなきゃいけないときって、ありませんか？でも、あまりに大きなファイルだと相手に迷惑がかかるかも・・・。そんなとき、Gmailなら、気遣いすることなく巨大サイズのファイルが送れます。

Gmailは、Googleドライブと連携しています。GoogleドライブとはGoogleが提供している無料の大容量サーバーです。そこに、巨大ファイルを置き、そのダウンロードリンクをGmail本文に書く、という送信方法ができるのです。

送信するときに上図のようなメッセージが表示されますので、そこで共有します。そうすると、メールをもらった相手は、あなたのGoogleドライブからダウンロードが可能になるわけです（ダウンロードのリンクはURLを知っているお互いにしか分からないようなでたらめな文字列になります）。

注意としては、相手がダウンロードしないうちに、Googleドライブからファイルを削除しないようにします。

＜まとめ＞
・GmailはGoogleドライブと連携できる
・大きなファイルはGoogleドライブ経由で送ると便利。
・相手が見る前にファイルは削除しない。

効率化その3：エイリアスでリスク管理が軽減！

個人情報漏洩のニュースがあとを絶ちません。報道があってもまたかと、妙に慣れてしまったムードさえある昨今ではないでしょうか。しかし、クレジットカード情報など重要事項が漏洩してしまったときには、すぐに対応し身を守らなくてはなりません。

そんなとき、どこが漏洩元かわかるように登録するGmailアドレスを変える、という手法が注目されています。

参考リンク：自分の個人情報がどこから流出したかが丸わかりになる

登録サイトごとにアドレスを変える

漏洩したアドレスには、たいていの場合広告メールなどが届きます。「このアドレス宛てに来た・・・ということはあそこから漏れたのか！」と、漏洩元を把握できるようになります。Gmailには、1つのメールアドレスから、なんと複数のメールアドレスを生成することが可能なので出来るワザです（もちろん無料）。

＜登録例＞
・ある通販サイトに登録　xxxxxx+shopping@gmail.com
・あるアプリサイトに登録　xxxxxx+appli@gmail.com
・2014年12月24日登録　xxxxxx+20141224@gmail.com
※+（プラス）は、そのまま+を入力

これらのアドレスが、すべてxxxxx@gmail.com に届くのです。このように、別の名前から原本のアドレスに届く（参照する）仕組みを、エイリアスといい、コンピュータの世界では古くからある技術の1つです。それがGmailでも使えるのです。

なお、ホームページによって、登録時にエイリアスを受け付けないところもありますが、覚えておいて損はないと思います。

＜まとめ＞
・Gmailは別名（エイリアス）が使える。
・エイリアスは、+でつなげる。
・登録先によってアドレスを変えると、情報漏洩察知に役立つ。

ぜひ、あなたもGmailの効率化をして、さらなる業務効率化をはかってみてはいかがでしょうか。

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