グループウェアとは｜導入前に押さえたい基本情報とオススメツール15選

社内の情報共有、業務効率化を目的に近年「グループウェア」の活用が広まっています。導入の必要性を感じている、実際に導入を検討しているという企業も多いのではないでしょうか。

しかし、グループウェアといっても様々なサービスが存在し、実際問題どれを選んだらいいか迷ってしまい……という方も多いのではないでしょうか。しかも、その中にも「そもそもグループウェアって何なの？」と詳細をよくわからずに上長から指示されたから、周囲から進められたから探しているという方もいらっしゃるはずです。

そこで今回は、グループウェアを導入する前に押さえておきたい基本情報とオススメのツールを15個まとめてご紹介します。

グループウェアの基礎知識と、現在どのようなサービスが存在するのかを知っていただけるはずです。導入検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
　　

グループウェアとは？

グループウェアとは、社内での情報共有、コミュニケーションを目的としたツールです。

主な機能としては、社内SNS（ビジネスチャット等）・掲示板・ファイル共有・スケジュール管理・ワークフロー・勤怠管理といった機能があります。

グループウェアと一口にいっても種類は様々で、ツールによってはテレビ会議や施設予約機能などの特徴的な機能を備えているケースも存在します。

どの企業においても、グループウェアを導入する最大の目的は”業務効率をアップさせること”に重きを置くところが多いのが実情です。従来時間がかかっていたことや不便であったことを改善して、組織内部の共同作業をスムーズすることに役立っているという情報を結構耳にします。
　　

グループウェアと社内SNS（ビジネスチャット）の違いとは？

グループウェアに似たツールとして「社内SNS」がありますが、一体何が違うのでしょうか。

確かに、社内向けに用いるツールとして似たような印象がありますが、実際には備えている機能が大幅に異なります。例えば、グループウェアにはスケジュール・ToDo・掲示板・ワークフローといった機能がありますが、社内SNSにこれらの機能は備わっていません。一方、社内SNSには、メッセージ投稿・コミュニティ といった機能が備わっていて、逆にそれらはグループウェアにはない機能でもあります。

グループウェアと社内SNSは、一見類似したサービスに捉えられがちですが、役割・目的が異なるものです。機能面が大きく異なりますので、活用する場面に応じて適したものを選択する必要があります。

参考：
社内のコミュニケーションツールとして活用できる！ビジネス向けSNS7選｜ferret
3つの実例を紹介！社内SNS・ビジネスチャットが業務効率を劇的に変える｜ferret
　　

グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアを導入することでどのような問題を解決することができるでしょうか。

ここでは、グループウェアのメリット・デメリットを併せてご紹介します。
　　

グループウェアのメリット

複数人で業務を行っていると必ず生じるのが情報共有においての問題です。

例えば、会議をしようと思ったら誰かがメンバーのスケジュールをメールや電話で確認し、空いている日時を決めなければいけません。また、予定が急に変更になると改めてスケジュールを確認する必要も出てきます。

こうした場面、仮に、グループウェアを利用していれば、複数人で同時に情報を共有することができますのでスケジュール決定がスムーズです。ツールによってはレポート作成やワークフローなど様々な機能が備わっていますので、ビジネス上でのあらゆる業務を効率化することができるでしょう。

グループウェアを導入することで情報共有をスムーズにしたり、業務効率化も期待できます。
　　

グループウェアのデメリット

情報共有の円滑化など組織に様々なメリットをもたらすグループウェアですが、導入することでデメリットが生じることもあります。

例えば、情報共有が進み、多くの情報を入手・やり取りできるようになることで大切な情報を見逃したり、必要のない情報まで誤って共有してしまう可能性があります。

組織内で簡単に情報共有できてしまう分、情報の抜け・漏れにはしっかりと気を付けなければいけません。