kintoneとは？基本機能やメリット、料金から導入の流れまで解説

kintone（キントーン）はサイボウズが提供する業務システムで、日々の業務課題を解決するツールです。導入社数は1万5,000社以上で、IT部門以外でもスムーズに利用できる使い勝手の良さも支持されています。

この記事ではkintoneの導入を検討している企業に向けて、kintoneの機能やメリット、価格、導入の手順や活用方法を解説します。

CRM機能によりチームで顧客管理ができるツールもチェック

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kintoneとは

kintone（キントーン）とは業務課題を解決しながら円滑なコミュニケーションを叶える業務システムで、チームで活用できるクラウドサービスです。

業務システムをアプリとして追加しカスタマイズすることで、システムを日々使いやすい状態へと最適化していき、社内のコミュニケーションを効率化します。

社内で煩雑化したデータを簡単に整理して、バラバラになった情報をプロセスから一元管理することでメンバー全員がリアルタイムで情報共有できるようになり、リマインド通知、全文検索機能などによって業務効率化に大きく貢献します。

チームの仕事を見える化し、リモートワークしやすくなるのも支持されるポイントです。

kintoneの基本機能とメリット

kintoneにはどんな機能があるのか、基本の機能をメリットとともに紹介します。

データベース機能

kintoneのアプリにはデータを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能があります。テキスト情報からファイルの添付まで可能で、社内に散らばっているデータを集約し、一元管理できます。

アプリ作成機能

アプリは仕事の数だけ追加することが可能で、例えば日報、案件管理、問い合わせ、採用面接管理、タスク管理、交通費申請などの業務をアプリ化し、kintone上で管理できます。

さまざまな仕事に合うサンプルアプリが用意されていて、エクセル、CSVを読み込むだけでもアプリ化できるので、システムが苦手な人でも問題なく利用できるのが特徴です。

レポート機能

アプリに蓄積したデータを集計しグラフ化して、分析に活用できるレポート機能もあります。リアルタイムでデータがグラフ化されるため、いちいちデータ更新する手間がなく、いつでもすぐにデータをまとめて分析することが可能です。

アプリ連携機能

アプリ同士を連携させて、複数のデータを集約したりデータ入力を簡略化したりすることができます。手動でデータを紐づける必要がないので、業務効率化に効果的です。

通知機能

複数のメンバーで同じシステムを利用すると、通知がたくさん発生し管理しきれなくなってしまったり、自分のチェックするべき情報が埋もれてしまったりしがちですが、kintoneには最新通知機能があり、自分宛ての通知やよく見る通知、未読・既読などさまざまなフラグで通知設定ができます。

パソコンやスマホからいつでも確認できるので、把握漏れを防げます。

プロセス管理機能

業務プロセスを管理する機能があり、チームメンバーがそれぞれどんな状況なのかが一目で確認できます。リモートワークでも各自の動きが分かるので、連携しやすくなりチームワークの強化を目指せます。

アクセス権機能

アプリやデータなど、組織単位やユーザー単位で閲覧できる人を制限できます。編集権限や削除権限など、細かく条件設定することが可能です。

変更履歴機能

データを一元管理していると、同じデータを複数人が編集したりして元の状態が確認できなくなったり、誤った操作をしてしまったりするリスクがあります。

変更履歴機能には、いつだれがどこをどのように変更したのかが履歴として残っているので、何かトラブルがあっても解決できます。

コミュニケーション機能

業務を円滑に進められるコミュニケーション機能も搭載されています。プロジェクトやタスクを進める際のやりとりをまとめられる「スペース」や議題ごとにコミュニケーションの場を分類できる「スレッド」、アプリのコメント欄、特定な人へ通知を出す「メンション」、クローズドなやりとりができる「個人メッセージ」といった機能があり、幅広いコミュニケーションが可能です。

日中英3か国語対応

日本語だけでなく中国語、英語など、グローバルに対応可能です。オンラインでkintoneを活用することで、各国のメンバーが同じ環境で仕事できます。

そのほかにも拡張機能が多数あり、さまざまな機能を使い分けることで業務効率化できます。

kintoneの料金

kintoneの料金について解説します。

初期費用0円

kintoneは初期費用が無料で、1ユーザー単位で契約できる料金形態です。契約更新は1か月ごとで、スタンダードコースとライトコースの2種類があり、コースの混在はできませんが変更は可能です。

ただし、どのコースでも契約は5ユーザーからで、6ユーザー以降はユーザー単位での契約となります。

スタンダードコース

月額：1.500円／1ユーザー
機能：外部サービスとの連携、プラグイン、拡張機能
アプリ数：1.000個まで
スペース数：500個まで
ディスク容量：5GB×ユーザー数
画面カスタマイズや外部サービスとのデータ連携ができ、Webフォームを作ったり、帳票印刷をしたり、基幹システムとkintoneを連携したりできます。

ライトコース

月額：780円／1ユーザー
アプリ数：200個まで
スペース数：100個まで
ディスク容量：5GB×ユーザー数
ライトコースは外部サービスとの連携、プラグイン、拡張機能はありません。

kintone導入の流れ

実際にkintone を導入する際にどんな流れで進めていけばいいのか、順を追って解説します。

1、導入計画を立てる

導入する前に計画を立てます。まずはkintoneでどんな課題を解決したいのか考えましょう。

情報を一元化したいのか、見える化でチームの課題をまとめたいのか、働く場所や時間を自由にしてリモートワークをしやすくするのかなど、組織によって課題は異なります。

2、試す（トライアル）

その課題をkintoneで解決できるか確認するために、30日間の無料トライアルでkintoneを使ってみます。

申し込みフォームからお試し版を申し込んだら、ログイン名とパスワードを入力してログインし、チュートリアルでアプリを使ってみましょう。基本のアプリを使ってみたり、追加したり、カスタマイズしたりすることが可能です。

さらにチームメンバーに招待メールを送れば一緒に使いたいメンバーもkintoneを試せます。kintoneはチームで導入したほうが浸透しやすいので、最初からメンバーを巻き込みましょう。

何度でもトライアルできるので、使ってみて疑問点は払しょくしてから決断するのがおすすめです。

3、上司に相談し、契約

自分に決定権がない場合は、上司に相談してから導入を決めます。

開発の専門知識が不要で現場でも導入しやすいこと、運用しながら改善できること、サポートが充実していること、1万5,000社以上で導入されていることなどを伝え、料金から予算を算出し、導入前後の業務比較をしたうえで上司に相談するとスムーズです。

契約は サイボウズドットコムストアからオンラインでの契約が可能です。

4、アフターサポートを受ける

契約が完了したらいよいよkintoneを活用して業務改善をします。kintoneを使いこなすにあたり、自分に合ったアフターサポートを選ぶことが可能です。

自分のペースで学びたいなら「はじめての方向けの紹介セミナー」「基本操作を学べるWeb動画」で学習を、しっかりレクチャーを受けたいなら「導入相談カフェ」「テクニカルサポート」でオンライン、対面、電話、メールなどによる1on1相談をするのがおすすめです。

導入からサポートを受けたい場合や、プロに開発を依頼したい場合はサイボウズ後任の協力企業に相談するのが適しています。

kintoneは高いROI（費用対効果）が期待できるツール

kintoneは導入によって1日の作業時間を削減することができ、転記、エクセル集計、コミュニケーションといった業務を効率化します。処理時間、人数、利用単価、日数を出すことでどれくらいの金額を削減できるかが分かるので、一度試算して検討するといいでしょう。

まずは30日間の無料トライアルを活用して業務効率化を促進していくことをおすすめします。

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