リード管理の方法とは？機能や注意点、おすすめツールを徹底紹介

更新日: 2022年09月28日

マイページにお気に入り

近年は新型コロナウイルスの影響により、オフラインでの交流会や営業活動などの機会が減少し、従来の方法ではリード獲得が難しくなってきている企業もあるのではないでしょうか？

新規リードの獲得が難しい状況下で成約率を上げるためには、既存のリードを適切に管理する必要があります。獲得したリードが増えてきている場合も、リード管理を行わなければ成約につなげることは難しいでしょう。

この記事では、リード管理の意味や手法、取り組む際の注意点について解説します。リード管理で使えるツールや、より効率的にリード管理を行う方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

リード管理とは

成約率を上げるには、見込み客への最適なアプローチをしなければなりません。アプローチ方法を考えるには、的確なリード管理を行うことが重要であるため、まずはリード管理の意味と管理する重要性について解説します。

リード管理の意味

リード管理とは、見込み客の情報や関係性などを分析し、そのデータを社内で共有してアプローチ方法を考え、見込み客の育成（ナーチャリング）から成約までつなげる営業手法です。

リード管理を行うことで、見込み客の成約度合いや自社との関係の深さなどが把握でき、最適なアプローチを思案できるようになります。

リード管理には主に以下3つのプロセスがあり、成約につなげるためには、特に育成と選別の工程が重要となります。

リードジェネレーション（獲得）
リードナーチャリング（育成）
リードクオリフィケーション（選別）

リード3段階のプロセス.png

リード管理の重要性

適切なリード管理は売上にも直結します。逆に、リード管理を行わないと、リード対してどのようなアプローチを行うべきかが明確にならないため、成約や売上アップにつながりにくいのです。

自社サービスに興味を持っているリードがいたとしても、その見込み度合いを把握できていないためにアプローチが漏れてしまい、機会損失となる場合があります。逆に興味を持っていないリードに対してサービスの紹介をしても、成約に至る可能性は低いでしょう。

リード管理を行うことで、見込み度合いの高いリードには積極的に営業を行う、興味が薄いリードにはまずサービスを認知してもらうなど、それぞれに適したアプローチ方法が明確になります。
リードの段階に合った営業活動を行うことで成約にもつなげやすくなるため、リード管理は重要なのです。

リード管理の流れ

やみくもにリード管理を行っても、成約・コンバージョンにつなげることは難しいです。ここでは、リード管理を適切に行うための流れについて解説します。

自社で管理表を作成する

まずは、リード情報を管理するための一覧表を作成する必要があります。

管理表は、Googleスプレッドシートやエクセルを用いて自社で作成することが可能です。自社でオリジナルの管理表を作成すると、編集がしやすいだけでなく無料でリード管理を行うことができます。

Googleスプレッドシートを使用する場合は社内で共有できるため、ベンチャー企業は自社で作成しているところも多いです。

ただし、Googleスプレッドシートやエクセルといったツールにはリード管理向けの機能が少ないため、管理が煩雑化する可能性があります。また、データも簡単に持ち出せるため、セキュリティ面でのリスクもあるので利用する際は注意しましょう。

カスタマージャーニーを洗い出す

リード管理においては、カスタマージャーニーを洗い出すことも重要です。リードが商品やサービスを購入するまでのプロセスを洗い出すことで、どのように売上につなげていくかを明確化することができます。

例えば、以下のようにリードの行動や心理状況の変化などを洗い出せれば、各段階に応じたアプローチを検討できるようになります。

❶ 認知・興味：SNSを通じてサービスの存在を知り、興味を持つ
❷ 情報収集：詳しく知りたいと感じ、サイトへの訪問や情報収集を行う
❸ アクション：資料請求や問い合わせを行う
❹ 比較・検討：類似サービスとの比較・検討を行う
❺ 購買：サービスに魅力を感じ、購買する

カスタマージャーニーについては、以下の記事で詳しく解説しています。

カスタマージャーニーマップとは？作り方や考え方、活用するメリットを解説！

やみくもにカスタマージャーニーマップを作成しても、効果が出ないケースもあるでしょう。そこで今回は、成果につながるカスタマージャーニーマップの正しい作成方法や活用方法を紹介します。

管理ツールを導入する

リード管理ツールを導入することで、より効果的にリード管理を行うことができます。リード管理ツールには、メルマガ配信機能や広告の運用支援機能などがあるため、リード獲得や育成など、段階別でのリード管理を効率的に行えます。

ツールを使わずにリード管理を行うことも可能ですが、分析に時間がかかったり、リード情報の入力漏れやアプローチ漏れが生じる可能性があります。

ツールにはフォームと管理画面で手軽に始められるものから、精細に管理できる高機能なMAまで様々ありますので、リード管理ツールの例は後述します。目的・予算・リソースに適したツールを検討しましょう。

社内共有をして部署の連携をする

リード管理を行う上では、情報を社内で共有することや部署間で連携を行うことが重要です。情報の共有が不十分だと、リードに対して誤ったアプローチを行ってしまい、機会損失につながるおそれがあります。

例えば情報共有ができていないことで、マーケティング部署と営業部署の担当者が同じリードに対して別々のアプローチを行ってしまっては、効率的に成約へと導けないでしょう。

Googleスプレッドシートやエクセルなどでリード管理を行っている場合は、情報の更新漏れや共有漏れが起きやすいため注意が必要です。各部署の連携を強化するためには、リード情報を一元管理できるツールを利用する方法が効果的です。

リード管理ツールに必要な機能

リード管理ツールを利用することで、より効率的に管理を行うことができますが、ツールを導入しようとしてもどんな機能が必要かわからないこともあるでしょう。

ここでは、リード管理ツールに必要な機能を紹介します。

ステータス管理機能

リード管理ツールには、ステータス管理機能が必要です。ステータス管理機能とは、未対応や対応中などのステータス別に顧客を管理する機能です。担当者が対応状況を確認しやすくなるだけではなく、社内全体で状況を共有しやすくなります。

ステータスの管理ができていないと、すでに連絡済みのリードに対して別の担当者が同じ連絡をしてしまったり、逆に未対応のリードを放置してしまったりといったミスが起こり、機会損失につながります。

対応漏れや二重対応などを防ぎリードに対して適切なアプローチを行うためにも、ステータス管理機能が備わっているツールを選ぶことが重要です。

見込み客の行動履歴と情報を把握する機能

見込み客の行動履歴や、抱える課題などの情報を把握する機能も重要です。リードの行動や基本情報には隠れたニーズが数多く存在するため、行動履歴などの情報を知っておく必要があります。

行動履歴を把握する機能があれば、何の媒体からのリードになったのか、どのようなキーワードで流入しているかなどの情報が明確になり、ニーズの掘り起こしやアプローチの思案に役立つのです。

リードが持っているニーズを明確化し成約につなげるためにも、行動履歴や流用元などを把握できる機能があるかを確認しましょう。

スコアリング・分析機能

リード管理においては、選別（リードクオリフィケーション）も重要となるため、スコアリング・分析機能も必要です。

スコアリング機能とは、リードの行動・情報を分析し、成約確度や関係値などを数値化する機能のことです。スコアリングを行うことで、どのリードに対して優先的にアプローチを行うべきかが明確になります。

手作業でスコアリングを行うと「どんな基準で数値化すべきかわからない」といったトラブルが生じることもありますが、ツールの機能を使えば簡単に行うことができます。

スコアリングにかかる時間を削減できれば、他の業務に時間を充てることができるため業務効率的にもつながります。

リードナーチャリング機能

リードナーチャリング機能とは、リード育成をサポートするための機能です。リードの属性や行動履歴などを分析し、購買意欲を高めるための情報の提供や、ステップメールの自動送信などを行ってくれます。

リードナーチャリング機能を活用して積極的にコミュニケーションを取ることで、成約につながりやすくなります。

リード管理の注意点

リード管理を行う際は、以下のポイントを押さえておかないと、業務効率の低下やリード獲得数の減少などを招く可能性があるため注意しましょう。

業務の属人化

リード管理を行う際は、業務が属人化しないよう注意する必要があります。リード情報や対応状況の管理が属人化すると、担当者が不在となった場合にリードへのアプローチや対応ができません。

特に以下のような業務においては、リードの情報が属人化しやすくなるため注意が必要です。

電話対応
対面での打ち合わせ、商談
個別メールでの問い合わせ対応

業務の属人化によって対応が遅延し、リードの信頼を失ってしまう可能性もあるため、
情報はデータ化し共有できるような仕組みを用意しましょう。

リード以外へのアプローチ不足

リード管理に取り組み始めた後でも、リードを獲得するための行動を欠かさないようにしましょう。既存リードの管理だけに注力しては、新規のリードを獲得できません。

リード管理を行うことで、見込み度合いが高いリードへの営業活動に集中してしまい、リード以外へのアプローチができていない状況が生まれることがあります。

現時点ではリードではない顧客であっても、メールなどを送信することで将来的にリードとなってくれる場合もあるため、リード以外へのアプローチも行いましょう。

リード管理で使えるツール5選

ここでは、リード管理を効率的に行うことができるツールを5つ紹介します。
フォームと管理画面で手軽に始められるもの、精細に管理できる高機能なMA、ECサイトに向いているツールや、LINEでのアプローチに特化したものなど、それぞれ特徴があります。
目的・予算・リソースに適したツールを検討しましょう。

1. formrun（フォームラン）

⚫︎フォームで手軽にリード管理を始められる

formrunは、顧客情報や問い合わせ状況などの管理ができるフォーム作成ツールです。最短30秒でフォームを作成でき、カンバン画面からは顧客の状況を「未対応、対応中、対応完了」などのステータスで管理できます。

リードへの個別メール送信や自動返信メールなど、メール設定も管理画面からできるため、対応業務の効率化も図れます。

SalesforceやPardotといったSFA・MAツールとの連携や、SlackやChatwork、Teamsなどのチャットツールとの連携も可能です。広告タグを埋め込むこともでき、リードの獲得チャネルを判別できます。

無料のプランやトライアルも用意されているので、まずはお試しで利用することも可能です。

⚫︎こんな方へおすすめ

紙での管理から脱却したい
お問い合わせ対応をメールで管理している
小規模・個人での経営など

機能がシンプルで低価格で導入できるため、初めてのデジタル化を検討している方や、小規模での運用にも向いているツールです。

formrun公式サイト

2.ferret One（フェレットワン）

ferretOne_公式サイト.png

⚫︎リード獲得からリード育成・選別まで一貫で管理

ferret OneはBtoB事業のリード獲得に特化したツールです。CMSが主な機能でありながら、MA機能や営業との連携がしやすい機能が充実しています。

MA機能は本当に使える機能だけを厳選し、複雑なシナリオ設定も不要。MA導入が初めての方でも使いやすい操作感です。

Salesforseをはじめ、各種MA・SFA・CRMとの連携も可能。
日程調整ツールとの連携もできるので、リード獲得・リード育成・リード選別までが1つのツールで完結できます。

⚫︎こんな方へおすすめ

BtoB事業の企業
マーケティングと営業の連携でリードの商談化率を高めたい
サイトや、サイトの運用にも課題を感じている

サイトのリニューアルなども相談できるので、サイト周りや、BtoBマーケティング全体に課題を感じている企業におすすめです。

ferret One 公式サイト

3.HubSpot（ハブスポット）

⚫︎オールインワンのCRMプラットフォーム

HubSpotは、マーケティングや営業、顧客管理など幅広い業務に活用できるCRMプラットフォームです。顧客との関係構築をサポートする様々な機能を搭載しています。

リードの情報やコミュニケーション履歴を一元管理することができ、スコアリング機能ではリード情報をもとに自動でスコアリングしてくれるため、管理にかかる手間を削減できるでしょう。

利用する機能によって料金は異なりますが、無料プランも用意されています。

HubSpot公式サイト

4.actionlink（アクションリンク）

⚫︎ECに特化。オフライン情報とも統合できる

actionlinkは、EC通販に特化したCRMプラットフォームです。

広告やアンケートなどのオンラインで得た情報と、コールセンターなどから得たオフライン情報を統合でき、顧客の行動予測や分析を行うことができます。

分析した結果をもとに、リードにあわせたメッセージを自動で送信する機能が用意されていいます。AIによるレコメンド機能もあるため、顧客の属性や行動履歴に合った商品を自動でおすすめすることも可能です。

詳しい料金については公開されていないため、問い合わせる必要があります。

⚫︎こんな方へおすすめ

ECサイトの運用者
CSの情報をマーケティングに活かしたい

actionlink公式サイト

5.TSUNAGARU（ツナガル）

⚫︎LINEでのコニュニケーションを活用したいなら

TSUNAGARUは、LINEを通じてリードへのメッセージ配信を行えるマーケティングツールです。

顧客の属性や購買データ、LINE内での行動データをもとに分析を行い、リードに対して適切なメッセージを送ることができます。計測ツールとの連携機能やスコアリング機能があるため、リード情報の分析にも役立ちます。

ただし、セキュリティ対策は自社側で行う必要があるため注意が必要です。料金については初期費用50万円で、月額30万円となります。

⚫︎こんな方へおすすめ

LINEをマーケティングに活用したい

TSUNAGARU公式サイト

4.Knowledge Suite（ナレッジスイート）

⚫︎名刺情報の管理で営業活動を効率化！

Knowledge Suiteは、SFAやCRM、グループウェアなどの機能が揃っているビジネスツールです。

名刺情報の管理が可能であり、スマホや専用のスキャナーを使って簡単に顧客情報を取り込むことが可能です。PCはもちろん、スマホやタブレットからもアクセスできるため、外出先からでも顧客情報の入力や確認ができます。

Knowledge Suiteには営業活動をサポートしてくれる機能が揃っているため、営業活動を効率化したい場合におすすめです。

名刺獲得をする機会が多い企業
営業とマーケティングの連動で効率的な営業活動をしたい

Knowledge Suite公式サイト

リード管理をより効率的に行う方法

リード管理をより効率よく行うためには、MAツールやSFAを導入する必要があります。MAツールやSFAとは何かについて解説します。

MAツールを導入する

MAとは「マーケティングオートメーション」のことです。MAツール導入することで、リードジェネレーションやナーチャリングなどのリード管理を効率的に行うことができます。

MAツールでは、顧客データの管理や分析、アプローチなどが可能です。顧客がメルマガを開いた回数や自社メディアの閲覧数などを把握することができ、行動履歴を分析することができます。

ツールによっては、分析した情報をもとに自動でスコアリングを行ったり、メールの自動配信を行ったりする機能が備わっているため、より効率的にリード管理を行えます。

SFAを導入する

SFAとは、営業活動を支援するシステムのことを指します。名刺管理や商談管理、スケジュール管理などの機能が揃っているので、営業担当者の行動を見える化できることがメリットです。

営業活動で得た情報は属人化しやすく、社内共有ができていないことがあります。社内共有がうまくできていないと、獲得したリードに対して的確なアプローチができません。

SFAを用いることで商談内容を記録することができるため、属人化を防ぎ社内共有がしやすくなるでしょう。

まとめ：ツールを活用して効率的なリード管理と成約率アップを

自社の売上を向上させるためには、リード管理が欠かせません。リード管理はGoogleスプレッドシートやエクセルを使って行うこともできますが、リード管理向けの機能が少ない上にセキュリティ面でのリスクもあります。

効率的にリード管理を行うためには、リードの情報・ステータスを管理し分析する機能や、ナーチャリングを行うための機能が必要です。これらの機能が備わっているツールを導入することで、より効率的なリード管理が可能となります。

formrunは、フォーム作成機能と顧客情報や問い合わせステータスの管理を行う機能が一体となっているので、手軽にリード管理を始めたい方におすすめです。リードナーチャリングをサポートするMAツールやSFAとの連携にも対応しており、広告タグの埋め込みによりリードの獲得チャネルも判別できます。

無料でも利用できますので、ぜひお試しください。