設置も運用もラクラク！問い合わせ対応を効率化するメールフォーム5選

本記事内で紹介しているformrunは株式会社ベーシック提供のサービスです

皆さんは運営するホームページやブログの問い合わせ窓口をどのように設計しているでしょうか？

ユーザーが問い合わせをする方法には、大きく次の3つのパターンが考えられます。

• 電話番号を掲載し、電話をかけてもらう
• 「問い合わせ」ボタンを押してメーラーを開いてメールを送ってもらう
• フォームに必要項目を入力してもらう

最近ではWebサイトのホスティングシステムやブログの機能としてデフォルトで問い合わせ機能が実装されているものが多いため、上記のうち、「フォームに必要項目を入力してもらう」形式が主流です。ですが、依然として電話やメーラーを立ち上げることで、問い合わせを促しているホームページを見かけることがあります。

しかしながら、電話やメーラーでは欲しい情報が効率よく取得できず、余計なコミュニケーションが発生してしまったり、顧客体験を損ねてしまったりする問題が発生する恐れがあるため、早急な対策が必要です。

今回はメールフォームで問い合わせ対応をするメリット・デメリットや、簡単に設置できる便利なメールフォームをご紹介します。

メールフォームの特徴

メールフォームとは

メールフォームはWebページに直接テキストを入力してメールを送信できる入力欄(フォーム)のことです。導入するためには、CGI（Common Gateway Interface）のプログラム・パーツをホームページに組み込む、またはメールフォームをレンタルする必要があります。

メールフォームのメリット

手軽にメッセージを送信できる

Webページなどを閲覧している最中でもメーラーを立ち上げることなくメッセージを送ることができる上、入力の形式をセレクトボックスやチェックボックスにすることでユーザーの手を煩わせずに済みます。

迷惑メールを受信しづらい

メールアドレスをWeb上に公開しなくて良いので、迷惑メールやスパムメールの受信が少なくなります。

入力間違いを防止できる

メールフォームには入力ミスを指摘するバリデーションや、郵便番号の入力による住所のオートフィル機能がついているものがあり、そうしたフォームを利用することでユーザーの誤入力を防止することができます。

一次対応を自動返信メールがやってくれる

電話や通常のメールで対応する場合、担当者が不在の際に問い合わせへの対応ができず、大事なお客様を逃してしまいます。メールフォームの場合は、自動返信メールにより一次対応をプログラムが代行してくれるので、全く連絡せずに放置といった事態は避けられます。

メールフォームのデメリット

入力が面倒に感じる場合がある

入力必須項目が多くなると回答が面倒になり、ユーザーにストレスを与える要因になります。また、電話で聞いた方が早いという場合でも、フォームを介したコミュニケーションになってしまいます。扱っている商品によっては電話番号を併せて記載するのが賢明です。

テキストだけのやりとりになる

画像やファイルを添付できないメールフォームもあるので注意が必要です。テキストだけで伝わる内容があれば問題ありませんが、写真などを添付できればさらに伝達がスムーズになります。

無料で使えるメールフォーム5選

formrun［PR］

formrun

フォームの作成から問い合わせ対応、顧客管理までできるメールフォーム作成サービスです。
100種類以上のテンプレートからデザインを選択するだけで、おしゃれなフォームを簡単に作成できます。
また「カンバン方式」による顧客管理、ChatworkやSlackなどのコミュニケーションツールとの連携ができるので、チームでの問い合わせ管理に最適です。

フォームメーラー

フォームメーラー

HTMLやCSS、CGIプログラムの知識・スキルがなくても、ドラッグ＆ドロップで簡単にホームページやランディングページ、メールフォームが作成ができるサービスです。
問い合わせフォームはもちろん、アンケートフォームや投票フォームも作成でき、回答結果を円グラフや棒グラフでグラフ化することもできます。

オレンジフォーム

オレンジフォーム

15種類のデザインテンプレートを使ってシンプルなデザインのフォームを簡単に作成できます。HTMLやCSSを修正することでカスタマイズも可能です。
最大の特徴はフォームを無制限に作成できる点です（2018年8月28日現在）。
月額1200円のビジネス版では、フォームを表示する期間の設定や自動返信メール・登録内容の編集などもできます。

フォームズ

フォームズ

2002年からサービスを提供しているメールフォームです。これまで100万以上のフォームが作成されたという実績があり、ファイルの送信機能や自動返信メールの設定、PayPal決済など必要な機能が揃っています。選択項目による条件分岐ができるのも特徴です。

SECURE FORM

SECURE FORM

見た目にもわかりやすい編集画面で、必要項目をドラッグ＆ドロップするだけで簡単に問い合わせフォームやアンケートフォーム、応募フォームなどが作成できます。
すぐにフォームを作成して設置したいという方におすすめです。

まとめ：無料から始められるメールフォームを利用してみよう

問い合わせの窓口を電話やメールにしている方の中には、フォームの設置が面倒に感じていらっしゃる方も少なくありません。
しかしながら、後の問い合わせ対応や顧客管理を効率化できることを考えれば、メールフォームの設置をしておいた方が良いでしょう。

今回紹介したサービスでは手間や費用をかけずにフォーム作成できるので、目的や用途に応じて気に入ったものを選んでみてはいかがでしょうか。