全て無料！会議を効率良く進めるために知っておきたいツール10選
- 2016年3月7日
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ビジネスマンであれば、会議の参加は避けて通れないでしょう。
複数人の時間を使う会議は、少しでも効率よく生産的に行わなければいけません。
今回は、効率良く会議を進める補助となるツール10選をご紹介します。
どれも無料で使用することができるだけではなく、直感的に操作できるものを厳選しましたので、ぜひ参考にしてみてください。
（一部、機能追加の際に料金が発生するものもありますので、確認しながら利用しましょう。）
Web会議をする
1.Google+ ハングアウト
https://plus.google.com/about?hl=ja
Google Play
Googleが提供しているビデオチャットです。
ブラウザ上で動作するので汎用性が高く、Googleアカウントがあれば、誰でも使用することができます。
最大で同時に10人まで使用することができ、Gmailの画面やGoogleカレンダーの予定からワンクリックで立ち上げられるだけではなくChromeの拡張機能として追加することも可能です。
パソコンではもちろん、スマートフォンなどで使用できるアプリも提供されていますので場所を選ばずにWeb会議を行うことができます。
2.ChatWork
http://www.chatwork.com/ja/
App Store
Google Play
チャットを中心としてコミュニケーションを円滑に行うことができるツールです。テキストベースでのチャットはもちろん、ビデオチャットも可能です。ブラウザ上で動作するのでインストールなどは必要ありません。
パソコンではもちろん、スマートフォンなどで使用できるアプリも提供されていますので場所を選ばずにWeb会議を行うことができます。
なお、複数人でビデオチャットを行いたい場合は、別途料金が発生します。
さらに詳しい内容については、ferret内の以下のページでご紹介していますので参考にしてみてください。
参考：
ビジネスコミュニケーションに最適な「ChatWork（チャットワーク）」の基本的な使い方を解説
3.Skype
http://www.skype.com/ja/
App Store
Google Play
Microsoft社が提供しているチャットアプリです。
利用する際は、専用のアプリをインストールする必要があります。
音声通話やテレビ電話だけではなく、チャット機能も搭載されています。
通話品質を保つために同時通話は5人までが推奨されていますが、通話品質と安定性が比較的高いため使用しやすいと言えます。
パソコンではもちろん、スマートフォンなどで使用できるアプリも提供されていますので場所を選ばずにWeb会議を行うことができます。
なお、3人以上でビデオ通話をする場合は別途料金が発生します。
議事録を取る
4.SIGN
「アジェンダを提示し、議事録を書きながら会議を行い、終了後に共有する」という一連の作業がシンプルにシステム化されているため見やすい議事録を手軽に作成することができ、使用するだけで議事録の取り方のスキルアップにもつながります。
「重要」「宿題」「決定」などの印をつけるられるので、後で見返したときにタスク等をすぐに把握することができる点もオススメポイントです。
さらに「サイン」をクリックすると、議事録に目を通したことを他の共有者に知らせることも可能です。
ショートカットキーも用意されていて、機能ごとに有効・無効の設定ができたり任意のキーにカスタマイズすることも可能なので非常に便利です。
参考：
議事録作成に特化した「SIGN」で効率的に議事録を取ろう
5.OneNote
http://www.onenote.com/
App Store
Google Play
Microsoft社が提供している、デジタルノートアプリです。
テキストはもちろん、画像や図形・表などさまざまな情報を記録することができるので、幅広く活用可能です。
さらに、テンプレートがあるので手軽に議事録を作成することができる、PDF化可能、簡単に共有できるなどの点もオススメポイントです。
入力した情報はMicrosoftのクラウドストレージであるOneDriveへ自動保存されるので、ファイル保存が必要ありません。
録音・録画する
6.Apowersoft音声録音フリーツール
http://www.apowersoft.jp/free-audio-recorder-online
インストール不要で使用できる録画ツールです。
録画範囲をピクセル単位で指定できるので、画面の一部のみキャプチャしたい場合など非常に便利です。
音声も同時に録画できるので、Web会議の録画にも使用できます。
ショートカットキーやフレームレートの設定も可能な他、ファイル名に日付や時間を自動入力してくれるので保存も手軽に行えます。
MP4、AVI、MOV、WMVなどさまざまなファイル形式に対応していますので、デバイスを問わず使用可能です。
7.Quick Time Player
http://www.apple.com/jp/quicktime/
動画、音声、静止画といった30種類以上の形式に対応しているマルチプレーヤーです。
ワンクリックで録音・録画も可能で録画した動画はすぐに再生して確認することもできます。
共有も簡単にできますので、Web会議で録音・録画したデータを参加者に後ほど送信する場合には最適です。
Apple製品ですのでMacのパソコンにはデフォルトでインストールされていますが、Windowsでもアプリをインストールすれば使用することができます。
8.Meeting REC
会議の録音に特化したアプリです。
通常のICレコーダーに加え、発言者の情報を簡単に記録できる機能が搭載されています。
発言者の名前をあらかじめ登録しておき、発言時に登録したボタンをタップすると録音に「タグ」がつけられます。
後で再生した際には、タイムライン上を見れば誰がどの発言をしたのか、すぐに判別することができます。
加えて特定の人の発言だけを抽出して再生することもできます。
自動で話者を判別する機能はないので、発言時に名前のボタンをタップすることを忘れないようにしなければいけませんが、後で会議の内容を聞き直す際に誰がいつ発言をしたのか混乱することを防ぐことができますので、振り返りやすくなります。
なお、Android端末のスマートフォンでのみ使用可能です。
日程調整をする
9.とっとと決め太郎
http://www.freeml.com/kimetaro/
会員登録なしで、ブラウザ上で利用することができるツールです。
トップページから要件や日時を入力して、対象者にメールするだけという非常にシンプルな仕様になっている他、参加者項目が縦に並ぶため、一覧で見やすい点などがオススメポイントです。
Twitterアカウントと連携させれば、フォロワー一覧からメンバーを選ぶだけで候補日をTwitterのダイレクトメッセージで知らせることができます。
さらに予定が決定すれば、Twitterアカウントから予定を入力したメンバーへ自動でダイレクトメッセージが送信されます。
パソコンからはもちろん、スマートフォンなどさまざまなデバイスに対応しているので場所を選ばない点もオススメです。
10.調整さん
https://chouseisan.com/l/kaigi/
会員登録なしで、ブラウザ上で利用することができるツールです。
イベント名、詳細日時、候補日を入力するだけで生成されるユニークなURLを対象者に送信するだけという非常にシンプルな仕様です。
日時以外にオリジナルの選択肢を設定することもできるので、会議を行う場所などを投票制にして都合の良い場所を決定することも可能です。
まとめ
今回ご紹介したツールは、会議前から会議後までの作業を効率よく行う補助となるものばかりです。
これらを活用して「意味のある会議」を行い、参加者全員の時間を無駄にせず、会議で決めたことを実行することに時間を割くようにしましょう。
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